篇2：房地产公司质量手册:文件控制工作程序

　　房地产公司质量手册：文件控制程序

　　1.目的

　　通过对质量体系运行有关文件的控制，确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。

　　2.范围

　　本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制，包括外来文件和资料。

　　3.职责

　　3.1 工程部是文件控制的主管部门，主要负责：

　　指导、监督各部门对文件控制的执行情况；

　　质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。

　　3.2 总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作；

　　3.3 各部门负责分管范围内的文件管理工作；

　　3.4 项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1 受控文件的范围：

　　4.1.1 用以指导质量体系运行的文件和资料，包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件；

　　4.1.2 用以指导项目具体运作的文件和资料；

　　4.1.3 外来文件和资料，包括：法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。

　　4.2 文件和资料的编制与审批

　　4.2.1根据质量体系文件中的有关规定，由文件的归口管理部门负责编制文件，并由规定的授权人进行审核和批准：

　　a.《手册》和程序文件由工程部编制，管理者代表审核，公司总经理批准；

　　b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制，部门经理审核，管理者代表批准；

　　c.项目运作性文件由归口管理部门编制，根据各业务活动的有关规定，由相应人员进行审核和批准。

　　d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记，由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。

　　4.2.2 文件的编写要求，执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。

　　4.3 文件的标识与发放

　　4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法，对文件进行编号。

　　4.3.2 对质量手册和质量管理作业文件，需加唯一性标识以识别，对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件，具备授权人签字或盖章后即为有效，日常使用的法律法规等资料，不需加盖受控章。

　　4.3.3根据文件的发放范围，由发放部门做好发放登记，填写“文件发放登记表”。公司内部编制的文件，可在文件的原件上加盖发放章，登记发放情况。

　　4.3.3 各部门资料员负责签收文件，填写“文件接收登记表”。

　　4.4 文件的更改

　　4.4.1 文件需要更改时，由更改部门填写“文件更改申请/通知单”，说明更改的理由和内容，并由原审批人审批，当原审批人因故不能审批时，应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。

　　4.4.2 文件的原编制部门负责将审批通过的“文件更改申请/通知单”发至各部门资料员。

　　4.4.3 各部门资料员根据“文件和资料更改申请/通知单”进行更改，在文件的“更改记录”中做好记录。对于局部改动，采用手写更改方式，并在更改处注明更改状态，以字母“G”加顺序数字表示，如“G3”代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性，可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后，应换版发行。

　　4.4.4对图样的修改，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

　　4.5 文件的保存与回收

　　4.5.1 对归档文件和资料的保存和管理，执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。

　　4.5.2对各部门保存的文件资料，由部门资料员负责妥善保管，防止污损遗失，保存期限为一般为3年，超过保存期的，由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。

　　4.5.3 受控文件不得随意复印，需要时，应向其归控管理部门申请，批准后，方可进行复制。

　　4.5.4文件换版后，由原发放部门负责将作废版本进行回收，并进行记录，对作废的文件和资料需保留以备参考时，应加盖“作废”章予以标识。

　　4.6 外来文件的控制

　　4.6.1对外来文件，由接收部门负责进行签收、登记和处理，纳入到受控文件的管理范围。

　　a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规，由总经理工作部负责签收登记，交分管领导签批后贯彻实施；

　　b)工程施工技术类文件，由工程部负责保存和处理，对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等，由工程部审核其是否为有效版本，并提供有效版本清单，发放项目部使用。

　　c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等，由策划营销中心负责处理。

　　4.6.2 各部门按照分工管理范围，负责主动收集相应的外来文件（如：最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等），并对文件的落实情况进行相应的跟踪。

　　4.7 项目部负责工程项目的图纸使用管理，执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

　　4.8 总经理工作部负责公司的档案管理，各部门按分工做好本部门的档案管理工作，执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。

　　4.9 总经理工作部负责公司的信函管理，做好信函的收发和处理工作，执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。

　　4.10 总经理工作部负责公司的图书资料管理，执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。

　　4.11 工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查，并结合质量管理体系审核以及整改等工作，进行检查指导。

　　5.质量记录

　　5.1 QR05-01文件发放登记表

　　5.2 QR05-02文件接收登记表

　　5.3 QR05-03文件借阅登记表

　　5.4 QR05-04文件更改申请/通知单

　　5.5 QR05-05受控文件清单

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件编码规定》

　　6.2 Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》

　　6.3 Q/TZH-WI-008《档案管理办法》

　　6.4 Q/TZH-WI-009《图书资料管

　　6.5 Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》

　　6.6 Q/TZH-WI-011《信函管理办法》

　　6.7 Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》

篇3：工程项目部安全保证体系文件控制工作程序

　　工程项目部安全保证体系文件控制程序

　　1 目的

　　本项目应对与安全保证体系有关的文件和资料进行控制、确保各有关作业场所使用有效版本的文件，防止使用失效或作废文件。

　　2 职责

　　项目副经理是文件控制的主要领导；

　　资料员是文件管理的主要部门，负责登记、传阅及分发；

　　项目安全员是收集文件并汇编的责任人员。

　　3 程序概要

　　3.1 文件和资料的分类

　　（1）安全保证体系手册，作业指导书，安全记录；

　　（2）法律、法规、规范；

　　（3）技术文件、标准、施工组织设计、专项施组，各项施工方案；

　　（4）其他管理文件、合同、协议、管理规章制度。

　　3.2 文件和资料的受控、非受控、标识及有效版本

　　3.2.1 受控

　　受控文件，经过受控标识，在项目部执行的文件，均属受控文件。

　　3.2.2 非受控

　　非受控文件，不需本项目部执行的文件，均属非受控文件。

　　3.2.3 标识

　　凡是文件都需标识，加盖受控章，非受控文件不加盖受控章，作废文件在左上角加盖"作废"以示标识。

　　所有文件均须字迹清楚，注明日期（包括修订日期），标识明确，妥善保管，以便查找，并在规定期间内留存。

　　4 文件的批准

　　4.1安全标准体系手册由项目经理批准后，报公司各部门审批后，由公司副总经理或管理者代表批准后发布。

　　4.2 施工组织设计，由公司总工程师审批。

　　5 文件的销毁

　　5.1 本项目无权销毁任何资料和文件。

　　5.2 文件的归档及保管

　　5.3 涉及工程类的有关资料竣工后，办理归档手续，有关部门安全记录竣工后保存两年。

　　6 文件的记录

　　6.1 文件收文记录

　　6.2 文件传阅及发文记录

　　6.3 文件批准记录

篇4：建筑公司体系文件控制工作程序

　　建筑公司体系文件控制程序

　　1 目的

　　保证质量体系、职业健康安全和环境管理体系文件和资料处于受控状态，及时获取并使用所需文件的有效版本，防止文件丢失、误传，确保质量体系、职业健康安全和环境管理体系正常、有效运行。

　　2 范围

　　适用于公司质量、职业健康安全和环境管理体系文件和资料，包括相应外来文件的控制。

　　3 职责

　　3.1 综合管理部负责制订、修改和组织实施本程序，并负责管理体系文件的出版、发放等日常管理工作，并负责监督公司各部门对管理体系文件的管理与控制。

　　3.2 综合管理部负责转发政府主管部门、上级单位和本公司发布的文件以及人力资源文件资料的管理。

　　3.3 综合管理部负责内部审核管理方案的文件和归档管理。

　　3.4 工程部负责应急预案的文件和工程图纸资料的归档管理。

　　3.5 工程部负责工程施工组织设计、重要施工方案、职业健康安全和环境控制措施等文件的审核以及相关文件的归口管理。

　　3.6 计划部负责合同文件、工程劳务招标文件及其相关文件的归口管理。

　　3.7 物资部负责设备、物资招标、采购及相关文件的归口管理。

　　3.8 生产准备部负责生产准备、试运行规程、规范等相关作业文件的归口管理。

　　3.9 各有关部门负责本职能管理范围内相关文件的获取、编制、审批、发放、接收、评审、更改和保管等各环节的管理工作，并负责制定文件现行状态的清单。

　　3.10 各部门应设置专人负责质量、职业健康安全和环境管理体系文件、资料的收发、登记、标识、复制等工作。

　　4 管理内容与方法

　　4.1 文件的分类

　　--管理方针和管理目标；

　　--质量、职业健康安全和环境管理手册；

　　--质量、职业健康安全和环境体系程序文件；

　　--为确保体系的有效策划、运行和控制所需的作业性文件，包括技术性文件、管理标准、制度、规定、工作标准以及记录表示等；

　　--质量、职业健康安全和环境记录。

　　4.2 文件的编制

　　文件由承担其管理职能的部门组织编制。

　　4.3 文件的审批和发布

　　4.3.1 质量、职业健康安全和环境手册由管理者代表审核，总经理批准发布。

　　4.3.2 程序文件由综合管理部组织审核，管理者代表批准和发布。

　　4.3.3 技术文件由工程部、生产准备部分别组织各自职能范围内的审核，主管副总经理批准和发布。

　　4.3.4 管理文件由综合管理部组织审核，主管副总经理批准和发布。

　　4.3.5 对外签订的经济合同按《合同管理办法》进行审核后，由法定代表人或其授权人签署。

　　4.3.6 需直接引用的由国家颁发的有关标准、规程、规定等外来文件，由各职能部门提出并列出清单报主管副总经理批准，批准购买的文件经综合管理部登记后分发。

　　4.4 （受控）文件的编号、发放、更改、评审及存档管理

　　4.4.1 文件编号按《文件编号规定》附录B执行。

　　4.4.2 受控的文件应做好标识，标明文件归口管理部门和分发号等。

　　4.4.3 文件的发放由公司综合管理部负责，其受控文件应填写《内部文件发放登记表》，按批准的发放范围发放；非受控文件的发放按相应的规定发放。文件的发放应做好记录。

　　4.4.4 文件领用人在《内部文件发放登记表》上签名后领取。

　　4.4.5 受控的工程施工图纸、资料的领取、分发及收回按《工程图纸、资料的管理规定》执行。

　　4.4.6 文件领用人应对受控文件妥善保管和使用，防止污损和遗失。当使用的受控文件严重破损时，应到综合管理部办理文件更换手续，交回原文件，换发新文件，并仍沿用原文件分发号。

　　4.4.7 当受控文件丢失后，应到综合管理部重新办理申请领用手续，并做出说明，文件补发后，要注明丢失文件作废。

　　4.4.8 当受控文件使用人调离该岗位时，应将文件移交岗位接替人或上交文件发放部门。

　　4.4.9 受控文件的更改审批及发放管理按原文件的管理程序办理，并填写《文件更改申请表》，当采用新文件时应将原文件收回作废。并在作废文件上加盖"作废"标志。

　　作废文件可由文件的管理部门视具体情况按如下方式处置，作废文件的销毁应批准，并有人监督：

　　--文件的管理部门将作废文件统一收回，做好作废标识后封存或销毁记录；

　　--为任何原因而保留作废文件时，应予以明显标识，并与有效文件分开存放。。

　　4.4.10 质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中，随着质量、职业健康安全和环境方针、目标、法制法规要求、组织结构等引起管理体系变化时，应及时评审（间隔期不超过12个月），必要时予以更新，以确保文件的有效性，充分性和适宜性。

　　4.4.11 更改后的文件应标明更改版次，并按原发放名单追踪发放，文件的更改可采用换页或升版的方式进行。

　　4.4.12 外来的上级管理部门文件，其收发、传阅等由公司综合管理部实施管理。

　　4.4.13 受控文件的存档按《档案管理规定》实施。

　　4.4.14 文件需复制时，由使用部门提出申请，经文件的管理部门批准，由文件的发放部门办理登记手续，与原件一样实施控制。

　　4.4.15 管理文件如有网络版本，由文件管理部门提供只读共享，网络版以文件管理部门在网络上公布的版本为准。

　　5 相关文件

　　附录B《文件记录编号规定》

　　《工程图纸、资料管理规定》

　　《档案管理规定》

　　6 相关记录

　　《传真样式》

　　《签报》

　　《会议办理会签单》

　　《发文稿纸》

　　《内部文件发放记录表》

　　《文件更改申请表》

　　《文件收回登记表》

　　《文件销毁申请表》

　　《文件销毁登记表》

　　《收文登记》

　　《发文登记》

　　7 附录

　　附录A流程图

　　附录B《文件记录编号规定》

　　附录C《传真样式》

　　附录D

　　附录E《会议办理会签单》

　　附录F《发文稿纸》

　　附录G《内部文件发放记录表》

　　附录H《文件更改申请表》

　　附录I《文件收回登记表》

　　附录J《文件销毁申请表》

　　附录K《文件销毁登记表》

　　附录L《收文登记》

　　附录M《发文登记》

　　附录A

　　(资料性附录)

　　流程图

　　A.1管理体系内部文件控制流程图

　　A.2 管理体系外部文件控制流程图

　　附录B

　　（规范性附录）

　　文件记录编号规定

　　B.1 目的

　　为促进企业管理规范化、科学化、程序化，特制定本规定。

　　B.2 范围

　　适用于公司企业标准的编号。

　　B.3 管理内容与方法

　　B.3.1 企业标准文件记录编号格式

　　Q / GDCF* * ** .*** ─ ****

　　企业标准代号

　　企业名称代号

　　企标版本号

　　企标分层代号

　　职能部门代号

　　企标、记录顺序号

　　企标批准年号

　　B.3.2 编号格式注释

　　B.3.2.1 企业标准代号：

　　用字母Q表示。

　　B.3.2.2 企业名称代号：

　　国电常州发电有限公司简称"国电常发"的汉语拼音字母（大写）的字头组成，即用"GDCF"表示。

　　B.3.2.3 企标版本号：

　　以大写字母A、B、C……表示，目前采用"A"版本号。

　　B.3.2.4 企标分层代号：

　　--质量、职业健康安全、环境管理手册用数字1表示

　　--程序文件用数字2表示

　　--作业性文件用数字3表示

　　--记录性文件用数字4表示

　　B.3.2.5 职能部门代号：

　　职能部门名称代号职能部门名称代号

　　综合管理部01财务部04

　　计划部02物资部05

　　工程部03生产准备部06

　　B.3.2.6 企标、记录顺序号

　　企标的顺序号按发布日期的先后顺序用阿拉伯数字排序，记录的顺序号为记录按文件颁发日期的先后顺序并考虑文件中的记录顺序用阿拉伯数字排号（20**年10月28日发布的A版企标的顺序号和记录顺序号由贯标工组小组统一编制，以后按发布日期的先后顺序进行排序）。

　　B.3.2.7 企标批准年号

　　用企标批准年份的四位数字表示，同一企标修改需重新批准发布的，批准年号用批准时年份的四位数字表示。

　　B.3.3 文件编号中符号的运用

　　在企业标准代号与企业名称代号之间，用斜线"/"分开；在企业名称代号与标准代号之间用空格分开；在职能部门代号与企标顺序号之间用圆点"o"分开；在企标顺序与企标批准年号之间，用横短线"-"分开。

　　如《文件控制程序》为Q/GDCF A201.001-20**.

　　如《发文登记》记录的编号为Q/GDCF A401.002-20**，表示公司综合管理部20**年颁布的第2张记录表式。

　　B.3.4 记录流水号的编号规定

　　B.3.4.1 记录流水号的编号格式

　　B.3.4.2 记录流水号编号注释

　　记录部门代号为填写记录部门的代号，部门代号见A.3.2.5的职能部门代号。

　　B.3.4.3 记录流水顺序号

　　记录流水顺序号用三位数阿拉伯数字表示。

　　B.3.4.4 记录识别号（可选）

　　记录识别号用大写英文字母表示，当各部门内部同一记录的应用范围不同时，用于识别记录的应用范围。识别号位数由部门控制，并可相应增加分割符。

　　B.3.4.5 记录流水号中符号的运用

　　在记录部门编号与记录流水顺序号之间用圆点"o"分开，记录顺序号与记录识别号之间用"－"分开。

　　如01.010，表示公司综合管理部填制某记录的第10个记录。

　　01.010-NS，表示公司综合管理部某记录的第10个关于体系内审方面的记录。

篇5：物业质量体系文件控制程序

　　1.0 目的

　　对质量管理体系文件进行统一管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。

　　2.0 范围

　　适用于质量管理体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的管理。其他类别文件如通告、通知等不在此程序适用范围内。

　　3.0 职责

　　3.1 总经理负责《质量手册》、《程序文件》及外来文件使用的批准。

　　3.2 管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》,批准《作业文件》。

　　3.3 各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的《作业文件》。

　　3.4 全面质量(来自:www.pmceo.com)管理办公室负责组织对质量管理体系文件的发放控制。

　　3.5 全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的存档及外来文件的获取、签收、存档。

　　3.6 全面质量管理办公室负责收集有关物业管理外来文件及审核。

　　3.7 工程维护部经理负责对所收集的工资技术资料的审核、管理。

　　4.0 工作内容

　　4.1 文件编号

　　4.1.1 体系文件架构

　　第一层文件:质量手册 第二层文件:程序文件 第三层文件:作业文件

　　4.1.2 质量手册用QM(即英文Quantity Manual的简称)表示,编号为:

　　QM-××(发放编号)。

　　4.1.3 程序文件用QP(即英文Quantity Program的简称)表示,编号为:

　　序号 标准要素号 程序文件代号

　　4.1.4 作业文件用WI(即英文Working Instruction的简称)表示,编号为:

　　作业文件序号 标准要素号或程序文件编号 作业文件代号

　　4.2 编写与审批

　　4.2.1质量手册, 全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。

　　4.2.2程序文件,管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。

　　4.2.3作业文件,各部门负责审核,由管理者代表批准。

　　4.3 文件版次

　　文件的最初版本状态用A表示,修改状态用0。若文件进行改版,则版本状态依据改版的次数依次变更为:B、C、D、E......;若文件进行修改,则修改状态(来自:www.pmceo.com)依据修改的次数依次变更为:1、2、3、4......。文件的修改总量累计达到50%或经过第10次修改时,应对文件实施改版,即版本序号变更为下一个英文字母,而修改状态变更为0。

　　4.4 文件受控

　　4.4.1 受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖“受控文件”印章;

　　4.4.2 非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。

　　4.5 文件发放与回收

　　4.5.1 文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.5.2 如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。

　　4.5.3 由于工作的需要或原文件丢失、破损,需要补发文件时,应按下列规定办理。

　　a. 申请方填写《文件补发审批单》经所在部门负责人审核,经管理者代表批准方可予以补发。

　　b. 文件补发需执行文件发放的相关规定。

　　4.6 文件保管与复印

　　4.6.1 受控文件不得借用、外传,更不能丢失损坏,如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。

　　4.6.2 使用人一旦离开公司,应将其文件交回公司。

　　4.6.3 分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门

　　内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后方可复印, 并将分发号填写在《收发文件登记表》中。

　　4.7 文件评审与修改

　　4.7.1 文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。

　　4.7.2 文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。

　　4.7.3 全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。

　　4.7.4 修改方式

　　4.7.4.1 大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改;

　　4.7.4.2 中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数;

　　4.7.4.3 小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。

　　4.7.5 小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。

　　4.8 文件作废处理

　　4.8.1 对旧版质量管理体系文件,由全面质量管理办公室在发放新文件时对旧版文件进行回收,加盖作废印章后(来自:www.pmceo.com)留一份存档备查,其余填写《文件销毁申请表》,经管理者代表批准后统一销毁。

　　4.8.2 如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上加盖“作废留用”章。

　　4.9 外来文件

　　4.9.1 全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规,进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。

　　4.9.2 全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件交全面质量管理办公室主任对其适宜性、充分性进行审核,批准后执行。全面质量管理办公室加盖“受控文件”章,并登记在《外来政策法规文件清单》上。

　　4.9.2 各物业公司管理处对需向业户公开的外来文件,其范围、程序按《提供给顾客文件控制程序》执行。

　　5.0 相关文件

　　5.1《提供给顾客文件控制程序》(QP-4.2.3-03)

　　6.0 记录表格

　　6.1《收发文件登记表》(QR-4.2.3-01-01)

　　6.2《文件更改通知单》(QR-4.2.3-01-02)

　　6.3《外来政策法规文件清单》(QR-4.2.3-01-03)

　　6.4《质量管理体系文件清单》(QR-4.2.3-01-04)

　　6.5《文件销毁申请表》(QR-4.2.3-01-05)

　　6.6《文件补发审批单》(QR-4.2.3-01-06)