施工合同办理、审批及存档规范
适用范围:除房地产买卖合同外所有对外经济合同。
规范目的:明确程序,分清责任;便于付款审核和日常查询;提高合同审批效率;确保合同资料完整。
规范内容:
合同办理原则
第一条:1、应事先签定合同的情形:
1)金额5000元以上且属于非即时清结(指双方承担的权利义务不能同时即刻完成的情况)的经济业务;
2)金额5000元以下,但根据以往经验或业务自身特殊性(如特别需要强调保修或质量保证责任的)必须签署合同的。
2、无需签定合同的情形:
1)即时清结的零星经济业务;
2)和施工单位签有合同后增补工程的业务(由项目部专业人员通过增补签证并附报预算或估算书的方式操作);
3)视具体情况掌握的其他情形。
第二条:具体办理时,应按照公司规定采用统一的格式化标准合同。关于格式化合同,详见《格式化标准合同管理规范》。
第三条:严禁工程类业务未签合同即先行施工,杜绝后补合同现象,有正当理由的特殊情况除外。其他类别合同参照执行。
合同审批
第四条:经办部门应按照公司有关规范就合同的全部条款和对方充分协商、达成一致(300万元以上合同需财务部、成本管理部、www.pmceo.com工程管理部及办公室法律组等相关的专业部门参加),待对方盖章确认后,再进入公司审批程序、报请公司领导批准。合同至少一式四份,其他原因需增加份数的,视具体情况而定。
第五条:经办人申报合同时,应根据不同的经济业务,填制相应的合同审批表。包括以下五类:工程类、材料及设备采购类、室外环境类、公司管理类、营销类。其中前三类适用于项目直接投资的经济业务,营销类适用于销售部办理广告、包装、策划等业务,公司管理类适用于和项目开发无关的、属于公司管理方面的零星业务。表格格式见附件。
第六条:经办人必须认真、完整填写合同审批表的项目内容,真实反映实际情况。通过招投标确定的,必须填写相应的招投标资料编号,同时将定标书原件作为其必要附件一并附报。有其他附件的,如预算书、报价单、方案、效果图等,应在合同审批表"备注"栏加以说明。
第七条:工程类合同应事先编制预算或估算(有正当理由的特殊情况除外),作为合同报批时的必要附件。
第八条:合同审批按照审批表所反映的审批环节进行。除了采用公司格式化文本的情况外,其他均需公司法律顾问审阅并签字认可,具体情况判断由成本管理部在审核时掌握。
第九条:特殊情况外,成本管理部对转来的待审合同应在一天内审核完毕并每天分两次汇总交财务总监审批。
合同存档管理
第十条:档案管理按照办公室和相关部门两级管理的原则进行。
第十一条:办公室是公司所有档案的管理中心,必须完整保存所有合同。
第十二条:为保证合同的顺利执行和便于监控合同执行过程,在合同没有彻底履行完毕之前,经办部门、财务部以及成本管理部也应各自保存已签合同的原件或复印件,并指定专人负责部门内部编号和归档管理。在项目结束后将相关重要档案移交办公室。::各部门应自行制订相应的档案管理制度,交办公室备案。
第十三条:财务部归档保存公司所有与付款有关的合同,成本管理部对有关项目开发投资的合同进行归档管理。
第十四条:在合同审批通过、经签字盖章后,办公室应按照《档案编号规范》规定,对公司留存的合同及审批表进行统一编号。
第十五条:办公室档案管理员编号完毕后,应将合同审批表通过扫描存入电脑,通过办公自动化系统实现共享,以方便有关人员在付款办理和审核时查阅,合同审批表原件由办公室连同一份合同原件以及定标书原件一并归档保存。
第十六条:档案管理员负责在合同签署完毕第一时间将一份合同原件交财务部存档,同时复印两份分别交于经办部门和成本管理部。
第十七条:属于合同报批时的除定标书以外的其他附件,由经办部门妥善保存,并在合同结束后移交公司办公室统一管理。
其他
第十八条:财务部负责所有合同印花税的计算及交纳工作。
第十九条:经办人办理合同付款时,无需附报合同,但必须在付款申请单上注明公司统一的合同编号。
第二十条:财务部不再将合同复印件作为付款凭证附件。
附图1《合同管理程序》
附表3《合同审批表》
篇2：项目工程部合同审批工作程序
项目工程部合同审批工作程序
1、目的：使合同文本完整、规范，确保第一时间正确解决问题。
2、范围：
2.1工程类合同审批。
2.2设计类合同审批。
2.3材料设备类合同审批。
2.4各类合同的归档。
3、职责：在第一时间上传下达，加强各流转部门的信息传递，督促各审批部门加速审批。
4、程序：
4.1检查合同资料是否完整：
4.1.1四份乙方已盖章的合同正本，两份副本。
4.1.2由设计部认可的施工图纸2套。
4.1.3已经预算部审核认可的预算书2份。
4.1.4对合同价超出10万元的工程应附上招投标过程、备忘及签约单位的三证（见招投标管理文件）。
4.1.5对不进行招投标的材料设备选购，应附上货比三家的具体资料及主管工程师说明。
4.1.6填妥《合同审批表》中各项栏目。
4.2满足以上条件的合同文本可进入下一道工序，若不满足的，立即退回主管工程师处整改，整改完成再上报预算部经理审批。
4.3预算部经理审批同意后，立即上报分管副总审批，如有异议，继续协同主管工程师、预算部共同协商修改，直至分管副总审批同意为止。
4.4将合同名称、上报日期、施工单位登记在册，以备流转中遗失查询。
4.5一经分管副总审批同意后，立即上报公司财务部，向财务部说明工程主要内容及情况，叮嘱加快审批。
4.6财务部审批同意后，送至总经理处审批，若有不同意，立即送回部门负责人处作修改或说明后再上报总经理处审批，待总经理审批完毕后，到办公室盖上合同章，下发主管工程师执行。
4.7由主管工程师返回合同正本1份，副本2份，图纸、预算各1份至预算部，预算部再将正本返回公司办公室、财务部、预算部分别存档。
4.8将生效合同按工程、材设类归档，编制合同登记表，以备查阅（见文件、资料管理程序）。
5、相关文件：
5.1招投标管理程序。
5.2合同审批表。
5.3文件、资料管理程序。
6、本程序文件发放到工程部全体人员。
注：1、本人保证严格按此文件要求执行。
2、本人有责任在发现问题时，第一时间向本文件审批人提出修改意见。
编制：审批：发放号：
篇3：施工ISO-合同审批工作程序
施工ISO-合同审批工作程序
1、目的：使合同文本完整、规范，确保第一时间正确解决问题。
2、范围：
2.1工程类合同审批。
2.2设计类合同审批。
2.3材料设备类合同审批。
2.4各类合同的归档。
3、职责：在第一时间上传下达，加强各流转部门的信息传递，督促各审批部门加速审批。
4、程序：
4.1检查合同资料是否完整：
4.1.1四份乙方已盖章的合同正本，两份副本。
4.1.2由设计部认可的施工图纸2套。
4.1.3已经预算部审核认可的预算书2份。
4.1.4对合同价超出10万元的工程应附上招投标过程、备忘及签约单位的三证（见招投标管理文件）。
4.1.5对不进行招投标的材料设备选购，应附上货比三家的具体资料及主管工程师说明。
4.1.6填妥《合同审批表》中各项栏目。
4.2满足以上条件的合同文本可进入下一道工序，若不满足的，立即退回主管工程师处整改，整改完成再上报预算部经理审批。
4.3预算部经理审批同意后，立即上报分管副总审批，如有异议，继续协同主管工程师、预算部共同协商修改，直至分管副总审批同意为止。
4.4将合同名称、上报日期、施工单位登记在册，以备流转中遗失查询。
4.5一经分管副总审批同意后，立即上报公司财务部，向财务部说明工程主要内容及情况，叮嘱加快审批。
4.6财务部审批同意后，送至总经理处审批，若有不同意，立即送回部门负责人处作修改或说明后再上报总经理处审批，待总经理审批完毕后，到办公室盖上合同章，下发主管工程师执行。
4.7由主管工程师返回合同正本1份，副本2份，图纸、预算各1份至预算部，预算部再将正本返回公司办公室、财务部、预算部分别存档。
4.8将生效合同按工程、材设类归档，编制合同登记表，以备查阅（见文件、资料管理程序）。
5、相关文件：
5.1招投标管理程序。
5.2合同审批表。
5.3文件、资料管理程序。
6、本程序文件发放到工程部全体人员。
注：1、本人保证严格按此文件要求执行。
2、本人有责任在发现问题时，第一时间向本文件审批人提出修改意见。
编制：审批：发放号：
篇4：合同审批工作程序
合同审批工作程序
1、目的：使合同文本完整、规范，确保第一时间正确解决问题。
2、范围：
2.1工程类合同审批。
2.2设计类合同审批。
2.3材料设备类合同审批。
2.4各类合同的归档。
3、职责：在第一时间上传下达，加强各流转部门的信息传递，督促各审批部门加速审批。
4、程序：
4.1检查合同资料是否完整：
4.1.1四份乙方已盖章的合同正本，两份副本。
4.1.2由设计部认可的施工图纸2套。
4.1.3已经预算部审核认可的预算书2份。
4.1.4对合同价超出10万元的工程应附上招投标过程、备忘及签约单位的三证（见招投标管理文件）。
4.1.5对不进行招投标的材料设备选购，应附上货比三家的具体资料及主管工程师说明。
4.1.6填妥《合同审批表》中各项栏目。
4.2满足以上条件的合同文本可进入下一道工序，若不满足的，立即退回主管工程师处整改，整改完成再上报预算部经理审批。
4.3预算部经理审批同意后，立即上报分管副总审批，如有异议，继续协同主管工程师、预算部共同协商修改，直至分管副总审批同意为止。
4.4将合同名称、上报日期、施工单位登记在册，以备流转中遗失查询。
4.5一经分管副总审批同意后，立即上报公司财务部，向财务部说明工程主要内容及情况，叮嘱加快审批。
4.6财务部审批同意后，送至总经理处审批，若有不同意，立即送回部门负责人处作修改或说明后再上报总经理处审批，待总经理审批完毕后，到办公室盖上合同章，下发主管工程师执行。
4.7由主管工程师返回合同正本1份，副本2份，图纸、预算各1份至预算部，预算部再将正本返回公司办公室、财务部、预算部分别存档。
4.8将生效合同按工程、材设类归档，编制合同登记表，以备查阅（见文件、资料管理程序）。
5、相关文件：
5.1招投标管理程序。
5.2合同审批表。
5.3文件、资料管理程序。
6、本程序文件发放到工程部全体人员。
注：1、本人保证严格按此文件要求执行。
2、本人有责任在发现问题时，第一时间向本文件审批人提出修改意见。
编制：审批：发放号：
篇5：E地产公司明确合同审批程序通知
E地产公司关于明确合同审批程序的通知
各部门、项目公司：
为提高公司合同审核效率，取消原有的合同纸面审批流程，纸面合同审批单作废。发文之日前已经在审批过程中的合同可继续按照原流程完成审批。
合同签署前，需要履行的审批手续如下：
一、收入类合同：依照原合同审批程序不变。
1、《**市商品房买卖合同》由销售部门依据我公司制式文本与客户签署后，交客服人员复核。如公司制式文本需修改，由销售部门为经办人，通过OA签报相关人员同意。
2、租赁合同，由销售部门依据我公司制式文本与客户签署后，交客服人员复核。如根据客户特殊情况需要对公司范本做出修改的，需要通过OA签报相关人员同意。
二、开发成本类合同：通过NC系统"合同管理"项下审批。
1、前期工程类合同、建安工程类合同、基础设施类合同、配套设施类合同，需先行通过采购工作小组或采购领导小组同意后再进行合同审批。
2、土地征用及拆迁补偿类合同，由责任人直接进行NC合同审批并将说明邮件发送相关人员。
三、其他支出类合同：通过NC系统"合同管理"项下审批。
销售费用类合同、管理费用类合同、与购房客户相关合同、其他支出类合同，由责任人就合同所涉事项直接通过NC进行合同审批。
四、金融类合同、股权投资类合同、无金额类合同：通过OA系统 "合同管理-合同审批"项下审批。
**区域事业部
经济合同部
二〇**年四月*日