篇2：物业公司档案管理标准作业程序

一、目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

二、适用范围
适用于物业部各类档案的管理。

三、职责
1、总经理审批档案的借阅申请及清单。
2、行政部经理监督档案管理的实施工作。
3、档案管理员负责档案的日常管理工作。

四、程序要点

1、档案的编号

(1)公司、物业部编号：
①物业部 编号为：W?Y（英文缩写）。

(2)部门编号：
①办公室 ；
②财务部 ；
③事务处 ；
④工程处 ；
⑤护卫处 ；

(3)年份编号：引用年份序号—2000、20**、20**……。
(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。

(5)档案编号举例：
①物业部编号：
※※※—※※—※※※—※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号

②物业部编号：
※※※—※※—※※※—※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号

2、档案的分类

(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：
①行政、人事类；
②财务类；
③公共事务类；
④保洁类；
⑤园林绿化类；
⑥机电维修类；
⑦经营类；
⑧品质类。

(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构——问题分类法，如：
收文类
发文类
合同类

①　办公室
员工人事档案类
图纸类
后勤类
收文类
发文类
报表类

②　财务部
帐册类
凭证类
合同类
工程图纸类
合同类
收文类
发文类
业主档案类

③　事务部 员工档案类
维修类
投诉类
回访类
有偿服务与多种经营类
计划总结类

……

3、立卷与编制目录

(1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：
①根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸；
②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：
——物业行政部、人事部收文：※※※—*?Z—

收文；
——物业财务部报表：※※※—C?W—报表；
——物业部服务处业主档案：
※※※—※※※—F?W—业主档案。
③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；
④将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。

(2)编制目录：
①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；
②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。

4、档案的保管期限

(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。

5、档案的保管

(1)档案保管的工作任务是：
①便于查阅；
②保证档案的安全；
③防止档案的损坏；
④采取修复技术，延长档案寿命。

(2)档案保管的责任部门：
①财务部保管财务档案；
②办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；分供方评审、物业租凭和多种经营资料；
③工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案；
④各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。

(3)档案的保管程序：
①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；
②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；
③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；
④档案原则上保管原则件。

6、档案的密级

(1)档案的密级分为三级：绝密、机密、普通；
①绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；
②机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案；
③普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

7、档案的查阅权限

(1)总经理可查阅公司所有档案。
(2)副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。
(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。
(4)其他人员根据审批查阅有关档案。

8、档案的查阅/借阅/复制

(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
(2)档案管理员审核其查（借）阅资格：
①权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；
②权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：
③属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。

9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。

11、档案的销毁
(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。
(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。
(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。
(4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。

五、记录

1、《档案目录》
2、《档案查阅/借阅/复制审批表》
3、《档案查阅/借阅/复制登记表》
4、《档案销毁清单》

六、相关支持文件

1、《文书管理标准作业程序》
2、各部门有关《标准作业程序》

篇3：物业档案建立

物业档案资料的建立是对前期建设开发成果的记录，是以后实施物业管理时对工程维修、配套、改造必不可少的依据，也是更换物业管理企业时必须移交的内容之一。现代建筑工程随着科学技术的发展和使用需求的提高，楼宇设备设施以及埋入地下和建筑体内部的管线越来越多，越来越复杂，越来越高科技化和专业化，因此一旦发生故障，物业档案就成了维修必不可少的东西。

物业档案资料的建立主要抓收集、整理、归案、利用四个环节。收集的关键是尽可能完整，时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，从地下到楼顶、从主体到配套、从建筑物到环境，整理的重点是去伪存真、留下有用的，归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存，利用即是在日后的管理过程中使用并加以充实。

篇4：解读《惠州市建立物业服务行业信用档案》

　　解读《惠州市建立物业服务行业信用档案》

　　(记者/张峰)物业招投标企业违规怎么办?纳入企业信用档案;物业服务人员态度差怎么办?纳入个人信用档案;小区物业服务不达标怎么办?纳入物业行业信用档案......建立物业服务行业信用档案体系以完善社区物业服务，被主管部门以及企业和业主寄予厚望。近日，惠州市房管局发布《惠州市房产管理局关于建立物业服务行业信用档案的通知(试行)》(下称《通知》)，标志着惠州市物业服务行业信用档案体系从深闺走向现实。

　　《通知》为在城市运营的每一家物业服务企业和个人都建立相应的信用档案，且设置具体的计分评级体系，评定结果与企业业务开展，以及个人职业发展切实联系起来，督促企业在运营过程中不断规范和修正自己的行为，有效提高行业服务和管理水平。

　　企业信用档案信息将及时更新和公示

　　据市房管局介绍，当前在惠州物业市场运营的物业企业超过500家，活跃的物业从业人员数以万计。由于工资待遇普遍较低，选择面广，人员流动性较高，这也导致行业服务水平难以提高，行业管理也无法形成有效体系。然而，随着《通知》实施，惠州市物业服务行业信用档案体系的逐步建立将有望改善这一局面。

　　在文件中，行业信用档案的建立将惠州市范围内的所有物业管理企业和所有的物业从业人员都纳入监管体系，接受相关主管部门和社会公众的监督。《通知》指出，信用体系是指全面反映和评价物业服务企业及其执(从)业人员基本情况、信用度、服务行为、投诉记录等档案信息资料，主要包括基本信息、业绩信息和警示信息。

　　在企业信息采集过程中，信用档案将对物业服务企业及执(从)业人员的信用信息进行收集、记录、分类和储存，档案及时反映该企业或个人的从业情况。相关信息体系包含采集对象的基本信息、业绩信息和警示信息，其中，基本信息、业绩信息主要通过物业服务企业或执(从)业人员自行申报采集;警示信息由当地物业管理行政主管部门、市属房管所根据履行职责过程中产生、发现或形成的日常检查、巡查记录以及公众投诉、网络媒体披露情况等方式采集。

　　一旦相关物业企业和物业服务个人信用档案信息采集结束，该信息系统就将同步向社会进行公示。通知中指出信用档案信息认定结果需通过“惠州市房产管理局网站政务版”和“惠州物业家园(**)”网站公示，方便任何单位和个人在选聘物业公司或招聘物业工作人员的过程中查询相关信息提供参考。

　　企业信用档案信息与业务开展密切相关

　　搭建完善行业档案信息系统，对于如何使用和管理该信用档案，《通知》指出，服务行业的信用信息将作为服务企业资质管理、日常监管、企业投标、评优评先、入选物业服务行业专业人才库等工作的重要参考依据。市房管局物业科相关负责人介绍，信用档案与企业业务开展相挂钩，这也能充分引起行业企业和从业人员的关注。

　　该负责人介绍，除了与物业企业和个人的业务直接关联，信用档案管理中还实行计分制制度，采取网上办理、即时评价、年终信用等级评定的方式，实行动态管理，又能够让行业时刻保持警惕，及时规范和修正自己的行为。

　　为了完善行业企业和个人的信用档案计分，市房管局配合《通知》还发布了“惠州市物业服务行业信用档案信息评分办法”，在该办法中对于物业服务企业(或个人)接受表彰、缺席行业会议，被主管部门处分以及社区管理中的优缺点将如何加分和减分均作出详细要求。主管部门根据企业和个人表现情况，每年年初根据得分情况和“评分办法”评定物业服务企业及从业人员的年度信用等级。不同级别的信用等级在各项业务的开展和办理过程中将受到不同的待遇。

　　市房管局物业科介绍，相关物业企业和个人信用档案和年度信用等级一经评定，任何单位和个人未依照权限、程序，不得擅自修改、增删信用档案信息的录入和变更。当然企业若对评定结果有异议，可在信用档案信息认定结果公示时间起7个工作日内，向认定单位提出书面申诉，并提供有效的证据材料，认定单位接到书面申请后在10个工作日内完成核查和回复。

篇5：美术馆物业管理制度和档案建立管理

　　美术馆物业管理制度和档案的建立与管理

　　档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录，计算机系统对原始文件资料进行管理，完善档案管理工作，从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案，配备专职档案管理人员，建章立制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

　　（一）档案制度建立与管理

　　1、主要思路

　　档案资料分类：依据美术馆的具体情况，管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中，注重对原有资料的整理，找到过往管理中存在的缺陷和不足，并进行重新的分类和补充，使其符合对美术馆细致管理的需求。

　　档案建立抓住重新接管这一契机，整理住户全面的原始资料，并对陈旧部分进行及时的修正，最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况，作为分户管理的档案基础，以方便接管后日常管理。

　　档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括：纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式；电脑资料包括：电脑软、硬盘储存系统；做到各种档案资料并重，互相补充，形成美术馆管理的无盲点网络。

　　区内各项管理工作必须建立档案资料，依照"采取的管理方式"中制定的规范程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。

　　2、建立档案、资料的分类检索

　　1）业主提供的资料

　　a、项目批准文件

　　b、用地批准文件

　　c、建筑执照

　　d、拆迁安置资料

　　2）技术资料

　　a.总平面图

　　b.单体建筑、结构、设备竣工图

　　c.消防、附属工程及地下管网竣工图

　　d.地质勘测报告

　　e.工程合同开

　　f.竣工报告

　　g.工程预决算

　　h.图纸会审记录

　　i.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）

　　j.隐蔽工程验收签证

　　k.沉降观察记录

　　l.竣工验收证明书

　　m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

　　n/新材料、构配件的鉴定合格证书

　　o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

　　p.砂浆、混凝土试块试压报告

　　q.供水的试压报告

　　r.绿化工程竣工图纸及相关资料

　　s.其他技术资料

　　3)管理处建立的资料

　　a.住宅区基本资料

　　b.住宅区分区资料

　　c.商业网点资料

　　d.娱乐设施资料

　　4)住户资料

　　a.住户入住资料

　　入住通知书

　　入住协议书

　　b.家庭人员档案

　　住户情况登记表

　　（二）管理处各项管理制度目录

　　序号文件名称文件编码

　　1管理处内部岗位设置、标准**.00.01

　　2职业安全健康职责**.00.02

　　3物料管理办法**.00.03

　　4停电停水应急预案**.00.04

　　5水浸应急预案**.00.05

　　6治安应急预案**.00.06

　　7文件质量记录管理办法**.00.07

　　8犬类管理办法**.00.08

　　9保安岗位架构图**.01.01

　　10保安运作规程**.01.02

　　11人员出入管理办法**.01.03

　　12监控中心管理办法**.01.04

　　13车辆管理办法**.01.05

　　14保安岗位操作规程**.01.06

　　15安保岗位标准**.01.07

　　16燃放烟花爆竹管理规定**.01.08

　　17

保洁岗位监管规程**.02.01

　　18绿化（地）养护监管规程**.03.01

　　19消防安全管理办法**.04.01

　　20火警应急预案**.04.02

　　21消防设备（设施）运行管理办法**.04.03

　　22消防设备（设施）操作规程**.04.04

　　23消防管理制度**.04.05

　　24消防设备（设施）维修保养规程**.04.06

　　25弱电设备（设施）运行管理规定**.04.07

　　26弱电设备（设施）操作规程**.04.08

　　27弱电设备（设施）维修保养规程**.04.09

　　28弱电设备（设施）安全管理制度**.04.10

　　29电梯设备监管办法**.05.01

　　30电梯故障紧急预案**.05.02

　　31供配电设备（设施）安全管理制度**.06.01

　　32供配电设备（设施）运行管理规程**.06.02

　　33供配电设备（设施）操作规程**.06.03

　　34供配电设备（设施）维修保养规程**.06.04

　　35电工安全操作守则**.06.05

　　36给排水设备（设施）安全管理制度**.07.01

　　37给排水设备（设施）运行管理规程**.07.02

　　38给排水设备（设施）操作规程**.07.03

　　39给排水设备（设施）维修保养规程**.07.04

　　40管道维修工作规程**.07.05

　　41房屋设备（设施）安全管理制度**.09.01

　　42房屋设备（设施）运行管理规程**.09.02

　　43房屋设备（设施）操作规程**.09.03

　　44房屋设备（设施）维修保养规程**.09.04

　　45房屋、设备设施巡视内容与要求**.09.05

　　46设备完好率标准**.09.06

　　47房屋、设施维修保养规程**.09.07

　　48服务供方质量监管规程**.10.01

　　49雨天防滑管理办法**.10.02

　　50业户管理办法**.11.01

　　51空房管理办法**.11.02