篇2：管理处业主档案管理程序

　　管理处业主档案管理程序

　　一．目的

　　规范客户档案的管理工作。

　　二．适用范围

　　适用于管理处业主档案的动态管理。

　　三．职责

　　1．物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　2．行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　四．程序要点

　　1．业主档案内容。

　　1）经业主签署的《业主公约》。

　　2）经业主签署后的《消防安全责任书》。

　　3）《业主家庭情况登记表》。

　　4）《钥匙领用登记表》。

　　5）《业主证领用登记表》。

　　6）《业主入住验房表》。

　　7）《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。

　　8）《违章处理通知单》及处理结果资料。

　　9）业主的有关证件复印件。

　　10）业主产权确认登记（产权证书）。

　　11）其他应保存的资料。

　　2．档案盒（夹）的制作。

　　1）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

　　2）在档案标贴纸上的打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：×××-×.×-S.W-业主档案：表示物业管理公司××管理处物业部管理的业主档案。

　　3）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

　　3．业主档案袋的制作。

　　1）准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。

　　2）将写有"栋号、楼层号、房号"的标贴纸贴在档案袋封面上。

　　4．将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

　　5．将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

　　6．按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　7．业主档案的跟踪。

　　1）当发生下列情况变化时，行政接待人员应将变化情况记录在业主档案中：

　　a）通讯电话联络方式发生变化时；

　　b）业主发生更替时。

　　2）业主档案跟踪管理，由行政接待人员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，行政接待人员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。

　　3）对产权发生变更的业主，管理处应及时为新业主建立"业主档案"，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。

　　8．业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处经理批准，经物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。

　　9．业主档案应永久保存。

　　10．具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

　　11．本规程执行情况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。

　　12．档案收集齐全完整，组卷合理，做到类别清楚，排列存放有序，便于检索；

　　13．档案无虫蛀、霉变、破损、遗失；

　　14．借阅档案要经过批准，并做好记录。

篇3：新世界物业业主档案管理规定

　　新世界物业业主档案管理规定

　　1.目的

　　1.1规范业主档案的管理工作

　　2.适用范围

　　2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。

　　3.职责

　　3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。

　　4.程序要点：

　　4.1由客服组前台对业户档案的管理，保证档案管理有效性、规范性，加强对业户资料的保密工作，特制定如下管理规定。

　　5.业主档案内容：

　　5.1收楼资料：

　　5.1.1《业主家庭情况登记表》;

　　5.1.2《业主证领用登记表》;

　　5.1.3业主身份证复印件（业主及家人小一寸照片二张）；

　　5.1.4《物品资料及钥匙签收表》;

　　5.1.5楼宇情况检查表；

　　5.1.6收楼通知书；

　　5.1.7交款通知书；

　　5.1.8购房认购书

　　5.1.9管理公约签约页；

　　5.1.10《物业服务合同》；

　　5.2装修资料：

　　5.2.1《装修申请审批表》;

　　5.2.2《住宅室内装修管理协议》；

　　5.2.3《装修承诺书》；

　　5.2.4《闭水试验确认书》；

　　5.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》；

　　5.2.6《装修人员管理条例》；

　　5.2.7相关图纸及装修施工队资料。（装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/委托书等）；

　　5.3入住日常资料：

　　5.3.1业主来函；

　　5.3.2客户服务单；

　　5.3.3催缴费通知单；

　　5.3.4《整改通知单》；

　　6.业主档案袋的整理

　　6.1业户资料整理、分类:

　　6.2资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找；

　　6.3业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最后一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写目录，册面填写"业主档案资料情况"表；

　　6.4资料收集按先后顺序主要分为三大部份：业主资料、装修资料、日常管理资料。

　　6.5业户资料归档时间和更新:

　　6.6客服组办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台；

　　6.7前台中班人员将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档；

　　6.8对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理；

　　6.9客服组前台每月30日进行一次检查，发现问题上报主任及时采取补救措施，确保档案的安全性及准确性；

　　6.10每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理；

　　6.11销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事；对经鉴定无保存价值的资料，由部门主任审批后销毁。

　　7.业户资料查阅及印取:

　　7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客服组前台进行登记，并说明因由；

　　7.2经客服组主任审批同意后，前台服务人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料；

　　7.3属查阅资料的，由前台客服助理陪同进行现场查阅；

　　7.4属印取资料的，前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取；

　　8.保密要求：

　　8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下，须予以上锁；

　　8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进行一次更新；

　　8.3违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理；

　　8.4泄露遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，给予辞退。

　　9.业主档案的跟踪：

　　9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立"业主档案"，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。

　　9.2业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报物业部经理批准，经客服组主任办理登记手续后方可查阅。

　　9.3业主档案应永久保存。

　　9.4将各业主资料输入电脑进行管理。

　　10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。

　　11.相关文件和记录

　　11.1《业主资料情况表》WI-NWGZ-AL.KF-06-41

　　11.2《业主档案目录》

篇4：业主档案管理标准作业规程(9)

　　业主档案管理标准作业规程（九）

　　1.0目的

　　规范业主档案的保管与跟踪工作。

　　2.0适用范围

　　适用于管理处业主档案的保管与跟踪。

　　3.0职责

　　3.1客户服务中心行政文员负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　3.2客户助理负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　4.0程序要点

　　4.1业主档案内容

　　4.1.1经业主签署后的《业主临时公约》。

　　4.1.2《业主家庭情况登记表》。

　　4.1.3《入伙流转表》。

　　4.1.4《业主物品领取清单》。

　　4.1.5《装修申请表》

　　4.1.6业主的有关证件复印件。

　　4.1.7其他应保存的资料。

　　4.2档案盒袋的制作

　　4.2.1根据档案柜的规格准备相应的档案标贴纸。

　　4.2.2将制作好的档案标贴纸贴在档案柜右侧立面距顶部3cm位置上。

　　4.3业主档案袋的制作

　　4.3.1准备适量尺寸的档案袋。

　　4.3.2将写有"楼层号、房号"标在档案袋封面上。

　　4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

　　4.5将各业主的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列在档案柜内。

　　4.6按档案柜内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　4.7业主档案的跟踪

　　4.7.1当发生下列情况变化时，客户助理应将变化情况记录在业主档案中：

　　a）业主发生更替时。

　　b）业主联系方式改变时。

　　4.8业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须客户中心主任或主管批准，经客户服务中心档案客户助理办理登记手续后方可查阅。

　　4.9业主档案应永久保存。

　　4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

　　4.11本规程执行情况作为客户服务中心档案客户助理绩效考评的依据之一。

　　5.0记录

　　5.1《业主档案目录》

　　6.0相关支持文件

　　6.1《档案管理标准作业规程》

篇5：小区业主档案管理控制工作程序

　　物业程序文件

　　--小区业主档案管理控制程序

　　1.0目的

　　规范对业主档案保管与查询工作。

　　2.0适用范围

　　适用于物业服务中心对业主档案的保管与跟踪。

　　3.0职责

　　3.1客服部负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　3.2客服部资料专管员负责具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　4.0工作程序

　　4.1业主资料的整理，内容包括：收楼资料和装修资料。

　　4.1.1收楼资料

　　4.1.1.1住户资料登记表

　　4.1.1.2（前期）物业服务合同

　　4.1.1.3业主规约签约页

　　4.1.1.4证件办理申请表

　　4.1.1.5消防安全承诺书

　　4.1.1.6业主收楼物品/资料签收单

　　4.1.1.7楼宇情况验收检查表

　　4.1.1.8业主/住户身份证复印件

　　4.1.1.9收楼通知书/物业交付使用通知书

　　4.1.1.10交款通知书等

　　4.1.2装修资料

　　4.1.2.1装修申请表复印

　　4.1.2.2相关图纸及装修单位证件复件

　　4.1.2.3业主授权/委托书

　　4.1.2.4闭水试验确认书

　　4.1.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防火安全承诺书

　　4.1.2.6消防安全承诺书

　　4.1.2.7整改通知单

　　4.1.2.8装修验收申请表等

　　4.2录入电脑：由资料专管员负责将4.1项相关资料录入电脑物业系统，并保证准确率达100%。

　　4.3资料装订：将业主档案分类进行装订在档案夹内，装订为收楼资料、装修资料。

　　4.4建立目录：左右两边分边建立《资料目录》，并清楚注明文件名称、归案日期、归案人、页数/码等。

　　4.5业主档案的跟踪：当发生下列情况变化时，资料专管员应将变化资料记录在业主档案中

　　4.5.1通讯电话联络方式发生变化时；

　　4.5.2业主发生更替时。

　　4.6业主档案查阅按《质量记录控制程序》执行。

　　4.7属绝密档案，不得外泄。

　　4.8业主档案应归为永久保存性文件。

　　5.0支持性文件

　　5.1《质量记录控制程序》

　　6.0质量记录

　　6.1《资料目录》

　　6.2《记录查阅审批表》

　　编制： 审核：批准: