篇2：项目工程造价档案管理办法

　　项目工程造价档案的管理办法

　　1 注重造价档案电子化管理

　　1.工程造价档案以各种文字、图表和多媒体、电子文件等多种形式表现，是造价管理过程中的历史记录，是公司十分重要的档案资料，建立科学的造价档案管理办法是十分必要的。

　　2.应重点进行造价档案管理信息化的建设，应以先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的进行有机结合，提高档案工作的整体水平。

　　3.要注重要运用电子计算机对档案进行编目、检索、借阅管理和综合利用，提高档案信息资源开发能力，应注重造价业务文件电子版与纸质版双版制度的实施。

　　2造价文件的收文管理

　　1.造价管理人员应对乙方单位报审的造价资料审查，审查资料的完整性、充分性。对于未按《造价业务须知》规定的格式及版本、份数等方面的要求的资料提供者，资料审核人员可行使否决权，应不予收文受理。

　　2.造价管理人员应对接收的造价业务处理文件进行电子台帐的登录工作，形成统一规范的电子信息库。

　　3.为了提高工作效率，造价管理部可对外接收资料的时间进行集中时段受理制度理，可告知地产合作商在约定的时段内受理造价档案资料。

　　3 造价业务内部流转管理

　　1.造价信息工程师应负责将已办理签收手续的项目录入电子台帐，再先交部门经理阅处，部门经理根据各业务板块的分工，对造价业务进行分级受理或交经办人进行具体业务实施。该项业务完成后，经办人再交信息工程师登录度对外分发并存档。

　　2.造价工程师在处理具体造价业务时，应妥善保管领取的造价业务资料。对于在造价业务受理过程丢失造价资料的造价工程师，将按公司制度进行处理。

　　3.造价工程师在处理完成造价业务后应形成统一要求的造价业务成果文件，再交信息工程师进行统一存档。

　　4造价档案对外移交管理

　　1.造价业务处理完成后，由造价管理部每月5日向公司档案室或部门外相关部门移交造价档案，移交时，移交人与接收人须办理签收手续

　　2.造价档案资料存放、保管按下表

　　5造价工具的保管

　　1.造价工具是整个造价管理部门的资产，必须做到电子台帐登录制度、对造价工具的使用动向必须做到可追溯性。

　　2.造价管理部应有合理的造价工具保管办法，以确保造价工具的不丢失同时又能做到造价工具资源共享。

　　名称保管办法

　　书 籍 类集中保管，工程师根据需要领用，但应建立借阅台帐

　　定额依据

　　造价期刊

　　专业书籍

　　软 件 类集中保管，工程师根据需要领用，但应建立领用台帐

　　专业软件

　　管理软件

　　配 置 类个人登记领用，纳入固定资产管理

　　可移支配置

　　3.造价工具的品种、配置数量应与造价管理人员的人数、造价业务量相匹配，既要足够又要尽量共享

篇3：工程建设指挥部档案管理办法

为加强档案的管理,提高档案工作的质量,维护档案的完整与安全,更好地为工程建设服务,特制定本办法。
第一条 归档的文件
(一)文档
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;
2、上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的法规性文件;
3、上级领导视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、照片及音像等材料;
4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后的草稿和印本;
5、上级机关::转发本单位的文件;
6、本单位各种会议的全套会议文件,以及各种音像材料;
7、本单位的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示与本单位的批复文件;
8、本单位及其各部门活动形成的工作计划,总结、报告;
9、本单位制定的工作条例、章程、制度等文件材料;
10、本单位的各种介绍信的存根;
11、本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。
(二)科档
1、工程项目建议书及批复文件材料;
2、工程可行性研究报告及批复;
3、工程环境预测、工程环境调查报告;
4、工程设计任务书、计划书;
5、工程初步设计文件及批复;
6、工程技术设计文件;
7、工程施工图设计文件;
8、工程建设和管理文件材料;
9、工程竣工文件材料。

第二条 不归档的文件
1、重份文件;
2、事务性文件,如催办文件、接洽工作、索取资料的来往便函和介绍信等;
3、抄件、抄批(语)件、只阅不办和参考性的工作;
4、文件形成过程中的一般修改稿;
5、越级报送而没有办理的文件。

第三条 文件归档的要求:
1、已经办结并有保存价值的文件,都应及时归档。单位和个人不准随意留存。应归档的文件,文书部门每一季度清理一次,及时向上级档案部门移交。绝密文件办完后应随时归档。
2、归档的文件要收集齐全(包括附件)。按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。
3、文件归档时要有交接手续。

第四条 归档文件的整理:
1、归档的文件要按照分类方案和立卷的原则、方法,进行立卷。当年的文件,要在第二年上半年或第三季度整理好。
2、卷内文件要进行系统化排列,编写张号、抄写卷内目录。
3、案卷的标题,要准确地反映卷内文件的作者、内容、名称,文字要简练。
4、案卷封面各项目要用钢笔(碳素墨水)或手笔抄写,字迹端正、清楚。
5、立好的案卷要以年为单位编制案卷目录。目录里页要有类目索引和整理情况说明。
6、建立案卷制度,由专人负责进行,把好质量好。

第五条 档案的利用
1、要根据需要与可能编制一些查考工具(如专题目录、卡片等);
2、本机关档案一般不外借,外单位确需借阅者,要经过严格的批准手续。
3、凡借阅档案要说明档案的作者、时间、内容、利用目的和方法,并办理借阅手续。
4、借阅的档案,不得转借、涂改、圈改、拆散、损坏和翻印。
5、借阅档案的期限为十至十五天,用完后应及时归还,过期不还者必须申明理由并办理续借手续。
6、档案管理人员,每月月初要检查一次调卷登记簿,对到期未还的档案及时催还。归还时要当面点交清楚,并及时放回原处。
7、档案人员要努力熟悉"家底",并积极学习和应用电脑新技术检索档案,更好地提供利用。

第六条 保密
1、档案工作人员必须树立高度的保密观念,自觉地遵守党和国家各项保密制度和有关规定,严守国家机密。不该知道的机密,不得打听;知道的机密,不得传播。
2、档案必须存放在档案柜里。
3、工作完毕,必须将档案文件、机密资料放进档案室。
4、卷宗标签和作废的字纸必须放进纸篓内,定期销毁,不准随便乱扔。
5、销毁档案必须由二人监销。
6、发现失密、泄密现象,应立即向上级报告,并要采取补救办法。

第七条 档案的保管
1、永久、长期、短期的档案要单独、分库存放。
2、档案检索工具要集中专柜保管,用后及时放回原处。
3、保管到期的档案,要进行鉴定,提出存毁意见。
4、档案室是机密重地,非经许可无关人员不准入内。
5、档案柜要编写柜号,::按顺序排列。
6、档案室内要保持清洁,每2-3月清扫一次。
7、注意防潮、防虫。每天按时开空调机,使档案室经常保持正常的温、湿度。
8、在正常情况下,一般每年要对全部或重点档案逐卷进行一次检查,发现问题及时解决,确保档案的安全。
9、档案室内配置消防设

第八条 档案的统计(每年年底进行)
1、案卷数量的统计;
2、检索工具的统计(目录、专题、卡片等);
3、档案利用情况的统计(件数、人数);
4、当年收进和移出文件数量的统计。

第九条 档案的移交
向上级单位移交档案,须经领导批准,并编造移交清册,一式两份,由交接双方在清册上签字。
第十条 本办法由办公室负责解释。
第十一条 本办法自印发之日起施行。

篇4：建筑工程公司档案管理办法

　　建筑工程公司档案管理办法

　　1档案档号的编制：

　　1.1 档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。

　　1.2 档号编制方法

　　■档号基本结构组成是由公司标志、分类号、（一级分类、二级分类）年度号和案卷号组成。

　　2档案保存期限：

　　2.1 档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。

　　2.2 工程档案（土建技术、质量、安全、经营；水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案）列为永久保存；人事档案列为长期保存；会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。

　　3档案的归档

　　3.1 归档范围：可根据实际情况进行归档，具体应由公司各部门的负责人确定编制。

　　3.2 归档要求：

　　■公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档；工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式两份归档；电子档案由各部门形成、整理后，拷贝在耐久保存的介质中，连同相应的文字性说明一起于年终时向档案室移交；声像档案一般在年终由形成部门向档案室归档，对于会议形成的声像归档，会议结束后半个月归档。档案交接时，双方当面点清，并同时在《档案案卷移交目录》上签字。

　　■已经归档的图纸、文件材料如果需要修改，要报送给档案管理部门《文件更改申请单》，连同原文件一并存档、备案。未经许可不得私自涂改。

　　■归档的文件资料，必须是原件，原件出于报批不能归档或相关企业需保留的，综合部保存复印件。

　　4工程竣工档案管理：

　　4.1 工程竣工验收后十五日内，项目部将竣工工程的内业资料整理、编目，并上报各相关主管部门审核合格后，装订成册，上交综合部，办理档案移交手续。

　　4.2 项目部必须将在上交建设单位的竣工档案时所办理的档案交接单上交综合部，归档存放。

　　4.3 档案借阅时填写《档案借阅登记表》经主管领导签字，方可借阅。在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完毕后按原样及时送回档案室。

　　4.4 年终档案归档结束后，将存档情况上报总经理。

　　4.5 定期检查档案存放情况，发现问题及时处理并上报公司领导。

　　4.6 档案一律存放在柜内，档案按工程竣工时间分区，按工程分类，按专业分号。按先后顺序整齐存放，并填写《竣工档案登记明细表》，档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。

篇5：X工程公司档案管理办法

　　**工程有限公司档案管理办法

　　第一章总则

　　第一条为了规范和严肃公司档案管理，根据国家档案法有关规定结合公司的具体情况，制定本规章制度。

　　第二条档案工作的宗旨：收集齐全、及时归档、完好保存，方便利用。

　　第三条档案管理的基本原则及要求：

　　一、归档原则

　　1．集中保管：公司各档案材料由办公室集中保管。

　　2．主动上交和积极催收相结合：各部门主动上交和办公室主动催收相结合。

　　3．详细登记：各部门将原文或其他各种介质的预归材料整理完好，4．标5．着清楚，6．以便分类归档。

　　二、交接原则

　　员工离职或请假超过15个工作日，当事人必须主动将经办的档案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。档案材料有损坏或缺失的，根据档案材料的重要性，每损坏或缺失一份，在考核结果中对相关责任人进行责任处理；

　　档案材料交接单是员工办理离职或请假时必须具备的文件，没有合法的档案材料交接单，公司不予办理相关手续。（档案交接单见附表六）

　　第四条档案管理的组织机构及责任划分

　　档案管理实行集中管理。

　　办公室集中统一管理，各部门负责部门档案工作，维护档案的完整与安全。

　　一、办公室

　　办公室全面负责公司档案的收集、归档和借阅。其主要职责包括：

　　收集、整理、立卷和归档公司的档案材料。

　　档案材料的保管和销毁；

　　档案材料的借阅、催还；

　　指导部门档案管理人员的工作；

　　领导交办的其他档案管理工作。

　　二、部门档案管理人员

　　各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作。

　　部门档案管理人员在办公室的业务指导下，负责本部门档案材料的具体管理工作。其主要职责见附件一、部门档案管理人员职责。

　　第五条档案管理分类

　　对档案的管理，按照载体分为纸质档案、声像档案。

　　第二章纸质档案管理

　　第六条纸质档案的内容

　　纸质档案指一切以纸质形式存在的档案资料，对应于声像档案资料。

　　第七条档案的收集

　　档案的收集按照以下两种情况执行：

　　1、需要经办公室流转的文件资料收集，正式文件一经产生，在流出办公室之前，先交办公室归档（具体见“发文管理办法”和“收文管理办法”）。

　　2、公司各部门在工作中形成后，不需要行文，不经办公室流转文件、档案（如工程图纸、技术资料等）的收集，采到以下办法收集：

　　事先登记

　　A.部门在每年制定工作计划时均要同B.时注明各项任务要产生的档案目录清单，C.并不D.得出现明显漏报，E.在制定完工作计划3天内必须报送办公室，F.办公室秘书根据部门上报的情况，G.结合以往工程或工作情况和历史经验，H.编制当年各部门应该上交的档案材料目录并确定上交时间，I.下发各部门执行；

　　J.公司各项目部在项目竣工验收结束后2个月之内上交档案材料；

　　K.对于公司部门会议文件，L.各部门在召开会议前须到办公室申请会议室借用登记，M.办公室按照登记向相关部门催收会议文件。办公室秘书根据会议登记表向各部门催收文件；

　　事后查收

　　办公室秘书根据各部门上报的档案目录清单和既定时间，及时向相关部门催收档案；

　　各部门须严格按规定主动、及时向办公室上交档案材料；

　　对不按要求及时提交资料或提交资料不齐全的，除要求限时补齐外，根据资料重要性，在考核结果中对相关部门经理进行责任处理；

　　对于办公室秘书催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核结果中对办公室秘书进行责任处理。

　　第八条档案的立卷、整理和归档，具体见附件二，“档案资料立卷归档规则”。

　　第三章声像档案管理

　　第九条 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、光盘和文字说明两部分组成。

　　第十条 声像档案资料的收集

　　一、收集范围

　　反映公司主要职能活动，业务、工程等工作成果和存在问题的声像资料；

　　各级领导人参加的与公司有关的重大活动的声像资料；

　　公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料；

　　其它单位形成的与公司有关的重要声像资料；

　　其它具有保存价值的声像资料。

　　二、收集方法及要求

　　事先确认

　　制作、使用录音带、录像带、摄像带、影片、照片(合底片)的部门和人员，在借用声像器材时，经办人认真填写《声像器材借用申请表》，详细说明本次制作所要形成的声像档案所制作的内容，数量和质量要求，完成时间。（见附表八、声像器材借用申请表）

　　严格审核

　　经办人经部门经理审核后，交办公室主任审批后，办公室即转交《声像器材借用申请表》至办公室秘书，办公室秘书登记后借出器材；

　　积极催收、严格检查、验收

　　对到期未及时交还器材并同时上交所制作的声像档案的，办公室秘书积极催收。

　　办公室原则上只接收原版、原件。

　　经办人按规定上交的归还器材时，必须同时上交制作的声像档案资料及其它载体形态的档案，凡涉及公司重大事件的，相关部门和人员应向办公室报送目录和必要的文字说明。

　　办公室秘书严格按规定检查经办人员上交的声像资料，声像资料要齐全，文字说明内容要真实；底片、原件与影像、复制品要相符。

　　如果因特殊原因未能按规定提交声像资料，除非经部门经理、办公室主任审核，总经理审批，否则视为私用公司财物，其形成费用不予报销，在考核结果中对相关责任人进行处理。

　　第十一条 声像档案的整理和保管（见附件三、声像档案整理、保管规则）

　　第四章档案查借阅管理制度

　　第十二条 公司员工可以根据公司确定的查阅权限，查阅有关文件。

　　第十三条 由办公室秘书按相应的查阅权限原则上执行，如需越权查阅，需上一级主管领导批准。

　　A级文件(绝密)：指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料，包括：财务分析报告、工程决算材料；合同、协议文本；对高层管理者的考核报告、评议等；对工资分配方案及所属文件；涉及项目成本、利润的报告或论证材料；如投资计划与分析、项目可研报告等；公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像材料。

　　B级文件(机密)：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料，包括：公司注册及相关文件；技术资料、工程建设的重要图纸；立项报告、业务进度分析报告；各种末正式批复或采取的计划、方案；涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，政府部门对公司的处罚决定等；公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料及声像材料。如经济纠纷、工程招投标文件等。

　　C级文件(秘密)，包括：各种证明材料；工程方面的洽商等；公司其它应列为秘密的文件资料及声像材料，如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。

　　D级文件(普通)：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料，包括：

　　平时各种工作条例、规章制度；一般业务工作来往文件(不涉及绝密、机密的文件)；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关干部任免、调配、定级等的文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证，其它。

　　查(借)阅档案（包括资料、文件、光盘）必须在档案查（借）阅登记簿登记后方可查（借）阅；

　　密级档案在办公室查阅，不能带出，必须带出办公室查阅的，需办公室主任审核报总经理签字才可。

　　第十四条 档案原件一般不外借，如必须借阅，一般档案时间不超过十天，密级档案不超过一星期。并且必须得到办公室主任审批并办理相关手续（见附表二）。

　　第十五条 借阅档案的人必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、裁减、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。

　　第十六条 借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件，须经办公室主任批准并办理相关手续。（见附表四）并由办公室秘书负责打印、复印。但须进行技术处理，保证复印件与原件有明显的区别，并且只复印文件上相关的部分，其他与其查阅无关的内容在复印时必须进行遮蔽处理；

　　第十七条 借用的档案，当事人必须在规定时间归还办公室；如确需延期，当事人必须提前一个工作日办理续借手续（见附表三）。否则视为无故不及时归还，在考核结果中对责任人进行责任处理。

　　第十八条 借阅档案交还时，必须当面点交清除，与发现遗失或损坏，应立即报告领导，并根据文件性质、损坏程度在考核结果中对责任人进行处理。

　　第十九条 外部合作单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能查阅，但不能将档案带离办公室。

　　第二十条 外部合作单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的资料要进行审查、签章。