篇2：该管理好酒店会议

　　如何通过例会做好酒店管理工作

　　由于酒店企业是人力资源密集型企业，所以酒店的内部管理工作在很大程度上就是对人的管理。为了更好的贯彻落实酒店制订的各项方针、政策，保持酒店上下一致，齐心协力的完成酒店预期的各项经营、管理目标，提高酒店整体的执行力，召开不同层级的会议进行布置动员尤为重要。

　　一次成功的酒店会议，不但起到布置酒店工作，下情上达、上情下达作用，而且起到统一思想、端正认识、培训提高等作用。酒店组织会议质量的高低,能显示出一家酒店管理质量上的高低。因此，酒店高层应充分认识到酒店各层级例会在酒店管理中所起到的作用，制订、完善酒店各层级相应的例会制度，帮助不同层级的管理者开好相应层级的会议，从而起到酒店管理工作的事半功倍作用。

　　那么，在酒店管理工作中都通常召开那些层级的会议呢？一般而言，酒店通常召开的例会主要有：店务会（全体员工大会）、总经理办公会议、部门经理会议、中层干部会议、部门管理例会、班组会、协调会、培训会、晨会等等。对于酒店各层级的管理者来说，究竟应如何才能组织、开好这些会议呢？下面，让我们具体进行分析、探讨：

　　一．酒店召开的主要例会及其内容：

　　1．店务会（全体员工会议）

　　店务会又称酒店全体员工会议，它的组织召开者是酒店总经理，会议参加人员为酒店全体员工。店务会(员工大会)的召开时间一般是淡季每月一次，旺季每季度一次。由于酒店各层级管理者的综合素质、管理水平和演讲水平不一致，常常导致酒店各种必要的工作信息在传递的过程中失真，从而出现员工队伍思想上的混乱，酒店各项工作指标达不到酒店预期经营、管理目标的结果。因而，召开酒店全体员工大会，统一思想，端正认识，尤为必要。通过向员工通报酒店近期工作计划和近期酒店工作成果情况，既能满足员工的知情权，又能提高员工参政议政的积极性，充分激发员工工作中的创造热情。因为店务会的参与成员是全体员工，所以，会议组织者要认真准备材料，搜集酒店员工关心的问题，将酒店近期的经营情况，近期的工作总结、预期的工作计划，员工们关注的问题等等，通过会议传递相关信息给酒店全体员工。同时，借酒店员工大会之机，可请酒店月度、季度先进员工登台发言，以激励先进，带动一般，促进后进。酒店员工大会也可不拘泥具体时间安排，每逢酒店重大活动的开始或结束，一定要及时召开全体员工大会进行动员或总结。

　　2．总经理办公会议

　　总经理办公会议是酒店召开的最高级别的管理会议。总经理办公会议的组织召开者为酒店总经理，参加者为酒店总经理、副总经理、总经理助理等总经理办公会议成员，根据会议需要也可以临时安排相关部门经理参加。总办会议除了在年头、年尾因讨论有关酒店发展战略方针、对酒店当年工作进行总结、来年工作计划进行商定等原因召开的较为频繁外，一般是每月召开一次或总经理根据工作需要临时通知召开，会议内容一般是就近期酒店总体工作进行总结，检查酒店预算工作完成情况，安排部署下月工作计划,酒店高层互通信息,协调一致等等。酒店总办会议主要是讨论有关酒店发展战略层面以及重大人事任免等方面的问题。

　　3．部门经理会

　　酒店部门经理会一般每周召开一次，时间一般放在周一进行，会议由酒店运行副总经理主持。会议议程主要是酒店各部门经理向总经理汇报部门上周工作完成情况、本周工作打算、工作中存在的问题以及需要协调、请示的各项工作。然后，酒店总经理对各部工作进行讲评以及传达相关的各项信息。总经理进行工作讲评时切忌没有具体态度，对该表扬的应大力弘扬，该批评的予以严厉申斥、直至按照酒店的各项工作制度进行相应的奖惩。会议还要由运行副总经理就本周工作进行具体部署。最后，会议内容由总经理办公室相关工作人员进行记录、存档，根据需要由总经理决定是否下发会议纪要，并由总经理办公室相关人员和人力资源部质检人员负责对各部任务完成情况进行监督检查，并及时反馈给酒店高层。

　　4．中层干部会

　　中层干部会一般放在周五下午进行，会议参加的对象可扩大到领班级。同酒店其它层级会议相比，中层干部会的培训职能大于管理职能。会议除了各部对本周工作进行例行总结和通报外，更重要的是利用这个时间对酒店全体中、基层管理人员进行管理知识培训，鼓舞中，基层管理人员的士气，起到为酒店培养后备管理干部作用。培训授课人可由酒店总办成员以及部门经理轮流担任，根据需要也可以从院校或行业专家中聘请人员到酒店讲课。

　　5．部门管理例会

　　部门管理例会的主持人是部门经理，参加对象是所辖部门的主管、领班级别管理人员。会议议程主要是将酒店下达的各项工作以及部门工作计划进行分解，任务到各班组，并提出明确的完成时间与质量要求。并对所辖各区域的工作开展、完成情况进行讲评。为了鼓励先进员工以及培养后备基层管理人员，可邀请先进员工参加会议，起到激励作用。

　　6．班组会

　　班组会由领班主持召开，会议议程主要是对本班组工作进行讲评，并将班组具体工作任务分解到人。班组会的时间安排较为灵活，既可采取晨会形式,也可采取在员工交接班时进行。由于基层管理人员综合素质所限，部门经理要对领班级的管理人员进行必要的会议知识培训，并参加班组会予以指导。越是基层会，条理越要清晰，工作安排越要具体，任务越要细化到人。

　　7．协调会

　　酒店工作纷繁复杂，一项接待任务往往要牵涉到酒店各部门

，因而专门的协调会议是必不可少的。酒店的协调会可分为两种，一是酒店各部门经理必须参加的协调晨会。会议由运行副总主持，对当天的客情进行通报，需要协调的问题进行协调解决。二是部门专项工作协调会，一般根据需要每月进行一次，如没有协调工作需要，则予以取消。协调议题由各部门搜集准备，交由运转副总审议后，由总办安排时间进行。需要指出的是，有关的协调问题，相关部门经理能私下协调解决的尽可能私下协调解决，私下协调解决不了的再提交会议协调解决。协调会议一定要达到协调问题、解决问题的目的，千万不能开成扯皮会。会议的主持人（运行副总经理）一定要对需要协调的问题进行事先调研，经过会议研讨后当场拍板，达到协调解决问题的目的。

　　8．培训会

　　培训会由人力资源部根据酒店整体培训计划组织实施。一般来讲，酒店整体培训（如安全消防培训、管理层培训）等，由人力资源部组织实施；各部培训会，由酒店各部自行制订培训计划，报人力资源部核准后，各部自行组织实施，人力资源部负责对各部培训效果进行监督、检查。

　　二．召开会议的纪律要求、组织程序和会议进行程序

　　酒店会风反映一家酒店员工的工作作风和酒店的管理水平，所以酒店高层管理者一定要对酒店各层级会议的组织召开过程实行标准化管理。

　　1．会议纪律要求

　　酒店对各种会议的一般性纪律要求：1）要求参会人员提前到达会场，准时签到。对未及时履行请假手续的迟到、没有参加会议的人员予以相应的处罚。2）参会人员必须携带笔记本和笔，以做好会议记录。3）参加会议的人员必须按照酒店规定着工作装。4）参会人员必须遵守会场秩序，不得交头接耳说话。5）参加会议的人员必须在会议开始时关闭通讯工具，如有紧急工作情况，可由会议服务人员进行转达。6）全体员工大会各部门必须遵守指定的入场时间和顺序，在指定位置落座，会议结束后按顺序离场。酒店质检人员在会议最后一排就座，对会场纪律进行监督检查。7）会议的发言要按指定的发言顺序在规定时间内完成，未事先指定发言的人员如有发言要求，可以用纸条形式请求会议主持人批准。8）对会议主持人、主要组织者所讲的问题存有异议的，可会后单独反映，不得打断会议议程，当场申辩。

　　2．会议组织程序

　　酒店一级的会议应由总经理办公室签发会议通知单通知酒店前厅、客房，前厅部负责会议室控制，客房部负责会议室的布置准备、服务工作。酒店一级的例会也应由总经理办公室事先下发参加会议的人员名单、地点、时间等，如有变动，另行通知。同时，酒店办公室还负责会议会场布置的指导与验收、会议内容的记录存档和通报、会议的跟办落实与检查等工作，人力资源部负责会场纪律的检查等等。需要进行拍照、录像等对外宣传工作的，则由酒店公关销售部负责协调新闻媒体予以进行。酒店各部门会议需要使用会议室的可由各部门填写会议通知单后由分管副总批准后按规定程序进行。部门会议组织程序参照酒店程序进行。

　　3．会议进行程序

　　酒店级别的会议，一般由总经理的直接下级（运行副总经理）担任会议主持人，负责会议进程的控制。在参加会议人员到齐后，会议主持人向总经理请示会议是否开始，然后，按事先指定会议发言顺序进行发言，发言时间一般控制在5分钟内，超时的由主持人予以提醒。部门经理的汇报内容主要是：上周部门工作完成情况，本周工作打算，本部门存在的问题、需要协调的问题以及需要予以弘扬的先进员工等等。部门经理汇报后，主持人请总经理进行工作讲评。然后，会议主持人（运行副总）布置本周工作。会议议程完成后，主持人请示总经理是否结束会议，最后，按次序退场。

　　三．会议结果的落实

　　酒店任何会议的召开，都是为了解决问题，酒店会议是酒店领导集体解决问题的一种工作形式。会议形成的任何决议，最终都要落到实处。所以，酒店各级领导者一定要抓好会议的落实工作。酒店一级会议所形成的决议，可由酒店总经理办公室和人力资源部（负责酒店质检）负责跟踪落实。各部门会议所形成的决议的落实工作，由各部门管理人员负责跟踪落实。

　　最后,需要指出的是,会议作为酒店进行管理工作的一种必要手段,必须进行科学计划,精心安排，认真准备。会议的设置、程序和规则要不断地根据情况进行调整和改革，目的就是为了提高解决问题的效率。不必要的会议一定要进行压缩，不要为开会而开会。同时，管理人员切忌不要把会议当作展示自己权威的场所，独断专行，听不得半点不同声音；也不要把会议开成民主谈心会，凡事没有结论，空谈一气。会议结束后，一定要抓好会议内容的落实工作，这才是酒店通过开会进行管理的关键所在。

篇3：酒店(宾馆)会议服务程序

　　酒店（宾馆）会议服务程序

　　一、现有会议室情况了解

　　会议室名称所在位置摆放形式容纳人数价格归属部门提供服务的内容、项目及收费标准

　　二、会议服务程序

　　1、对客人的到来表示欢迎，根据客人的要求介绍、推销宾馆会议室的情况，尽量满足客人的要求

　　2、了解会议信息

　　①使用会议室的名称、会议名称、租用单位、使用时间、次数、租金、摆放形式、到会人数、结账方式、联系电话及其他特殊要求。（重要客人、是否配水果、烟缸等）

　　②了解会议负责人和会议签单人

　　③了解会议客人在饭店的其他活动，以便回答客人的问询（会务组、住房、用餐、娱乐安排）

　　3、填写会议时使用通知单，并做好记录和交班

　　4、传达信息

　　①向各岗位（客房、相关楼层、餐厅、工程）传达信息，并通知其做好准备工作

　　②及时通知管理人员，做好现场督导、检查（VIP会议应通知总经理）

　　5、会议室布置

　　①将会议室卫生打扫干净，并检查设施设备情况

　　②对会议室进行布置，并随时与会议负责人联系，征求对方的意见及临时要求；

　　A、桌椅摆放；B、鲜花、花草植物；C、话筒、音响；D、横幅；E、投影等

　　③会议桌上的物品摆放

　　6、检查

　　①部门负责人对会议室进行全面检查

　　②请会议负责人检查，指出不符合要求处及时进行调整；

　　③会议服务员应提前一小时到达会场，整理好自己的仪表仪容（如是高档会议应穿旗袍服务）

　　④做好各项检查工作，包括会议室的卫生、设施设备状况、用具用品、花草、植物、茶杯、茶叶、香巾、开水、备用矿泉水、卫生间卫生等；

　　⑤部门管理人员在会议开始前半小时再次对会议室进行检查，确保万无一失。

　　7、迎宾

　　服务员应提前半小时站在会议室门口迎宾，引领客人

　　8、服务

　　①引客时为主要客人提供拉椅服务

　　②客人入座后，为客人上茶，按照先宾后主、先上级后下级的顺序上茶，必须使用托盘，并从客人右边上茶，先放杯垫，再放茶杯，杯把朝向客人的右边，店徽朝向客人，上茶时要说“请”；

　　③待会议开始后从主宾处顺时针上香巾，要求冬热夏凉，香巾篮摆在客人的右手侧；

　　④会议要求每隔10—15分钟续水一次，续水时应左手拿开水瓶，从客人右侧，微侧身用右手小指和无名指夹起杯盖，用拇指、食指、中指握住杯把，在客人身后加水，再轻轻的将茶杯放在桌上，盖上杯盖，杯把朝向客人的右边。注意续水时不要倒得太慢（八分为宜）。如是矿泉水，要随时注意客人饮用情况，及时更换。

　　⑤续水时应慢，以免开水溅到客人身上，如会议时间长，中途应更换香巾；

　　⑥会议进行过程中，细心观察会议室的动静，如发现客人有事招呼，要随时应承，如客人的要求暂时无法满足，要及时通知上级，确实无法满足的应向客人解释清楚。

　　9、会议结束

　　①门口送客

　　②对会场进行检查：A、有无遗留物品；B检查设施设备有无损坏；

　　③收拾、整理会场

　　一、托盘的分类

　　a、按形状，可分为长方形托盘和圆形托盘

　　b、按质地，可分为不锈钢托盘和胶木托盘

　　c、按托盘方式：可分为轻托（胸前托）和重托（肩上托）

　　二、托盘的程序

　　1、理盘

　　选择适当的托盘，擦试干净。如使用不锈钢托盘，应准备一块半干半湿的干净垫布，平铺在托盘内（起到防滑的作用）

　　2、装盘

　　合理装盘，装盘应遵循高的、重的，后取用的放在托盘里侧（靠近身体）；矮的、轻的、先取用的放在托盘外侧的原则。

　　3、起托

　　托盘内物品摆放好后，用右手轻轻拉着托盘的边沿，将托盘从工作台拉出1/2，身体微弯，用左手托住盘底，掌握好重心后，将托盘托起。

　　4、托盘

　　用左手托盘，掌心向上，五指张开，掌心不与盘底接触，用五指尖和掌根托住盘底中间，并掌握好重心，上臂和前臂呈90度，将托盘平托于胸前，行走时，头正肩平，注视前方，右手自然摆动。

　　5、卸托

　　将托盘的前边缘搭在工作台上，身体微弯，用右手将托盘推至工作台上撤出左手。

篇4：酒店会议室管理及会议服务工作规程

　　酒店会议室管理及会议服务工作规程

　　1目的

　　规范公司会议服务操作，确保树立公司良好形象。

　　2适用范围

　　适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。

　　3职责

　　3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。

　　3.2办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求，并负责会场布置，安排会议服务人员。

　　3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。

　　3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应，协助办公室布置会场和会议室保洁工作。

　　3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。

　　4工作程序

　　4.1会议室管理

　　4.1.1使用会议室业务受理

　　A办公室人员接到用户的《会议申报单》后，根据《会议申报单》的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议安排意见等)填写《会议受理服务单》。

　　B根据《会议申报单》内容，办公室人员应立即电话联系会议申报部门及顾客，详细了解会议使用情况及其他要求。

　　C办公室以《会议申报单》和电话联系的会议使用情况为准，填写《会议受理服务单》，详细写明会议使用部门、联系人、电话、会议事由、注意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后，立即将《会议受理服务单》送至业务部、设备部。

　　D业务部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等准备工作。

　　E设备部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等准备工作。

　　4.1.2会场布置及安排

　　A接用户会议室会场布置要求后，办公室立即联系相关单位、部门，按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的准备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。

　　B办公室负责在会议召开前将会场布置完毕，并通知使用会议室的顾客查看会场，按用户要求对会场作出调整以便满足用户要求。

　　4.2会议室服务工作

　　4.2.1会议服务

　　大会议室应提前开门，会议开始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门，会议开始前10分钟再次确认。

　　4.2.2设备部人员必须提前30分钟到达大会议室，开启音响、空调、并保证其正常运行。

　　4.2.3会议服务人员必须着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中，必须每15分钟倒1次茶水，大会议室召开会议，会务人员不能擅自离开，对会议室出现的紧急情况能做好相应处理，并及时向办公室负责人汇报。

　　4.2.4会议使用完毕后，会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理，并向办公室汇报会议室使用情况，重要会议应向总经理室通报。

　　4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作，检查会议室使用是否正常，如有异常，及时更改、整顿，以利于为业主提供更加完善的服务。

　　5相关文件及记录

　　5.1《会议室使用登记表》(LYWG/QR-046)

　　5.2《ZZ公司会议受理服务单》(LYWG/QR-007)

篇5：酒店（宾馆）会议中心服务员工作流程

　　酒店(宾馆)会议中心服务员工作流程

　　一、会议中心服务员的迎送工作

　　会议中心承担着召开国内外重大会议的任务，需要接待来自不同地区的参加会议者，因此这一类服务工作的“善始善终”往往表现在车站、机场、码头的迎送环节上。迎送工作的有关事项如下：

　　(1)认真研究客人的基本资料。准确了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的话)，弄清楚客人的身份、来访目的、与本组织的关系性质和程度，以及其他背景材料。

　　(2)确定迎送规格。根据以上资料，结合本组织的具体情况，确定迎送规格。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送;亦可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副职、助理出面。对于一般客人，由公关部派员迎送即可。

　　(3)做好迎送准备工作。比如，与有关交通部门联系，核实客人的班机或车船班次、时间;安排好迎送车辆;预先为客人准备好客房及膳食;如果对所迎接的客人不熟悉，需要准备一块迎客牌子，写上“欢迎×××先生(小姐、女士)”以及本组织的名称;如需要，可准备好鲜花等。

　　(4)严格掌握和遵守时间。无论迎送，均需提前到达机场、车站或码头，不可迟到。要考虑到中途交通与天气原因。如送行时客人需办理托运或登机手续，可由公关部派员提前前往代办。

　　(5)迎接与介绍。接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后相互介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾;或自我介绍，并递上名片。客人初到一般较拘谨，应主动与客人寒暄，话题宜轻松自然，如客人的旅途情况，当地的风土人情、气候特点、旅游特色，客人来访的活动安排、筹备情况、有关建议，以及客人可能关心的其他问题。除客人自提的随身小件行李外，应主动帮助客人提行李。

　　(6)妥善安排。客人抵达住地后，尽可能妥善安排，使客人感到宾至如归。如向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南;向客人介绍餐厅用膳时间及主要的接待安排，了解客人的健康情况及特殊需要(如回程机、车、船票);到达后不要马上安排活动，迎接人员不必久留，以便让客人更衣、休息和处理个人事务;分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。

　　二、会议服务基本环节的操作细则

　　会议的种类很多，服务的环节要根据会议种类而确定。

　　1.会前准备工作

　　会前准备是工作中的重要环节，目的在于使会议服务人员做好充分的思想准备和完善的物质准备。

　　(1)了解会议基本情况。服务员接到召开会议的通知单后，首先要掌握以下情况：出席会议的人数;会议类型、名称;主办单位;会议日程安排;会议的宾主身份;会议标准;会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。

　　(2)调配人员、分工负责。会前，主管人员或经理要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工，各自进行准备工作。

　　①服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议厅(室)的具体情况整体安排会场布局。同时根据与会者的风俗习惯和特殊要求调整厅(室)内的各种装饰艺术品、宣传用品，搞好会议厅(室)内外的清洁卫生。

　　②维修人员检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整好室温，注意通风。

　　(3)准备会议需用物品。

　　①茶水具。

　　a.茶具要求:

　　第一，挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。

　　第二，茶具不得有破损，必须干净，每套茶杯下面要有垫盘。

　　第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。还要准备适量备用杯。

　　b.水具要求:

　　第一，不用不保温的暖水瓶。

　　第二，暖水瓶一般3～4名与会人员配备1个。

　　第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。

　　c.茶叶:

　　第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。

　　第二，散装茶叶可事先放入杯中，待宾客就坐后直接冲泡开水。

　　②签到桌及文具用品。

　　a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。

　　b.如会议要求配备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。

　　③水果饮料。 根据会议标准，有时还要备有不同的饮料和水果。水果要经过挑选，事先洗净、装盘、摆放整齐。

　　各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。

　　2.会议服务程序

　　会议开始前30分钟，服务员要各就其位准备迎接会议宾客。如果与会者是住在本旅店的客人，只需在会议室入口处设迎宾员;如果与会者不在此住宿，还应在本店大厅门口处设迎宾员欢迎宾客，并为客人引路。

　　(1)宾客到来时，服务员要精神饱满、热情礼貌地站在会议厅(室)的入口处迎接客人。配合会务组人员的工作，请宾客签到、发放资料、引领宾客就坐。然后送上香巾、茶水。

　　(2)会议进行中间适时续水。服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进行。

　　(3)会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求。

　　(4)会议如设有主席台，应有专人负责主席台的服务。在主讲人发言时，服务员要随时为其添茶续水、送香巾等。

　　(5)会议结束时，服务员要及时提

　　醒客人带好自己的东西。

　　3.会议结束

　　(1)宾客全部离开会场后，服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品要及时与会务组联系，尽快转交失主。

　　(2)清理会场要不留死角，特别留意有无未熄灭的烟头，避免留下事故隐患。

　　(3)清扫卫生，桌椅归位，撤下会议所用之物，分类码放整齐。关闭电源、关好门窗，再巡视一遍，确认无误后撤出锁门。

　　4.服务中的注意事项

　　(1)如宾客表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要代办其他事务。

　　(2)会议进行中，如果有电话找人，服务员应问清被找人的单位、姓名，然后很有礼貌地通知被找客人。如果不认识要找的人，应通过会务组人员去找。绝不可以在会场高喊宾客姓名。

　　三、团体会议的接待

　　1.住前接待

　　(1)预订。旅店在办理会议订房时要问清会议种类、名称、总人数、用房间数、接待标准、进离店日期、结账方式、所需会议服务要求、有无特殊需要等。并要详细登记会议联系人的电话、姓名、地址等项事宜，以

　　(2)确认。在会议订房确定之后，直到会议进住之前的这段时间内，可根据会议规模和要求与对方进行联系，进一步确认对会议设施和会议服务的具体要求。包括会议团体宾客名单、会议安排、餐饮要求、有无少数民族宾客及客人回程的机、车、船票的时间和票类要求等。

　　2.接待准备

　　总服务台将整理好的会议有关资料，包括会议种类、会议人数、日程安排、团体宾客名单(性别、年龄)、会议服务要求等及时送交经理或主管。以便他们会同有关部门制定接待方案。具体做法如下：

　　(1)落实接待部位和人员。楼层和客房要调整好班次，保证与会议进程同步的适时服务、应急服务。

　　(2)后勤部要做好客房设备、设施的检修保养，并根据会议特殊需要进行调整。

　　(3)供应部要做好所需物品和原材料准备。

　　(4)各接待部门均需按接待任务制定相应的具体接待方案上报经理或主管审查，待批准后着手实施。

　　3.接待实施

　　会议接待员要积极配合会务组或生活组工作。视旅店及会议规模的具体情况设立会议标志。大型会议还要留出机动房间以备急用。会议进住当天接待人员要各就各位，一切准备就绪。

　　(1)宾客到达时，会议接待员要提前到位，大堂经理要出面迎客表示欢迎之意，并致简短的欢迎词，预祝会议成功，客人生活愉快。

　　(2)会议接待员或经理当晚要向宾客征询意见，询问有无要求，对服务是否满意。

　　(3)配合会议接待，旅店要有管理人员值班，便于及时处理各种突发情况。

　　(4)会议团体住宿期间，服务员要根据会议日程安排，做好主动服务。积极观察宾客中有无需要特殊照顾和生活习惯较为特殊的人员，随时提供相应的服务。

　　4.接待结束

　　会议接待结束前，经理要亲自看望与会人员，征求意见、建议，表示诚挚的谢意，并赠送名片或纪念品。

　　宾客离店的当天，经理或大堂经理同接待员送客人上车，致欢送词，祝宾客旅途愉快，欢迎大家再次光临。目送客车远去。