物业服务二手项目管理应用:编制投标方案(上)

　　第十五章：编制投标方案

　　编制投标方案准备：

　　物业服务企业在编制投标方案前，应督促编制方案人做好相应准备。并指定高层领导随时检查编制工作情况，适时做出是否增配人手保证进度、更换责任主选保证编制质量决定。

　　一、检查编制工作条件：

　　编制投标方案工作布置会议结束次日上午，文案责任人应跟随办公室工作人员查看编制办公场地，落实电脑、打印、复印设备，领取纸、笔、文件夹及装订器械等耗材。

　　二、完成编制资料移交：

　　协调项目拓展人员、跟进项目经理办理项目资料移交。

　　三、落实编制工作后勤保障：

　　落实编制员工订餐，检查茶叶、咖啡提神饮品，饮水机配置完成情况。

　　四、完成编制准备汇报：

　　通知投标方案编制负责人办公场所地点，等侯负责人到场当面逐项汇报编制条件准备工作完成情况，并得到认可。

　　五、召集首次编制工作会议：

　　征求负责人同意后通知全体编制人员到达办公地点召开首次内部会议，完成编制投标方案准备工作。

　　六、办公室完成工作反馈：

　　编制准备工作完成后，办公室落实准备人员应向布置准备工作高层领导汇报安排编制办公地点房间、工作固定电话号码及其它准备工作准备工作完成情况。

　　七、准备工作检查：

　　布置准备工作高层领导可视情况决定是否马上亲自核查准备工作完成质量。

　　编制投标方案依据：

　　一、编制投标方案法津依据：

　　物业服务企业应以《中华人民共和国招投标法》，《中华人民共和国物权法》，《物业管理条例》等相关政策、法规规定做为投标方案编制的法律依据。

　　二、编制投标方案基础依据：

　　物业服务企业应以所收到的“物业二手项目招标文件”要求做为投标方案编制基础。并以满足“物业二手项目招标文件”要求逐项制定编制目录，组织投标方案编制工作。

　　三、编制投标方案文化依据：

　　物业服务企业在编制投标方案时，应根据本企业服务管理文化，表述企业业绩。阐述经营服务理念，公示质量监控程序，做出服务质量承诺。

　　四、编制投标方案财务依据：

　　物业服务企业在编制投标方案时，应根据本企业在物业二手项目转让初次考察后所编制的该项目物业服务成本估算加上企业预想利润，结合物业服务收费方式、公共区域经营收益规属(分配)、财务监督方式等编制投标财务方案。

　　五、投标方案中应表述的问题：

　　物业服务企业可针对所竞标物业项目存在的问题，有选择的在投标方案中表述解决或协调处理方法。

　　六、投标方案中应表述的计划：

　　物业服务企业可针对所竞标物业项目存在的问题，可有针对性的在投标方案中做出相应计划，并列出时间表。

　　七、提高投标方案规范技巧：

　　物业服务企业如希望在投标方案中充分体现本企业在物业服务中规范、严紧的服务特点，争取专业评委加分，在完成物业二手项目服务、财务管理方案编制后，针对物业服务特性，利用企业现有管理文件，增加工程维修、保安消防、绿化保洁服务方案分册的，编制、装订工作。

　　编制投标方案技能储备：

　　一、相关法津、法规知识储备：

　　从事(或希望具备)投标方案编制工作的人员应对物业服务企业相关法律、法规有较深刻了解。具备将法津、法规熟练溶入日常服务管理和正确处理工作纠纷的能力。

　　1、对《中华人民共和国招投标法》具有一定了解。最好具备利用法津、法规编制规范招标文件能力。只有了解游戏规则，才有胜出对手机会。

　　2、深殷《物业管理条例》。熟知组织、责任、范围相关条款，使之将服务范围、质量、责任、控制在法津、法规许可范围之内。特别是没有必要做出超越法津、法规规定之外任何承诺，避免扩大企业中标之后服务管理责任，增加企业服务管理风险。

　　3、对《中华人民共和国物权法》有所了解。可以正确区分开发、业主、物业权益范围，采取正确方法化解开发、业主、物业矛盾，真正起到应尽桥梁做用，承担创造和谐社会责任。

　　4、具备文案写作能力。

　　5、具备一定编制物业服务程序、质量管理文件能力。

　　6、学习一些房地产开发流程，并争取掌握《中华人民共和国消费者权益保护法》及《中华人民共和国合同法》相关法律知识。

　　7、学习并掌握一定经营策化方法，提高物业服务方案策化能力。

　　8、掌握正确查询项目所在地区政府发布物业服务收费标准，水、电收费标准及垃圾外运、化粪池清淘、社区消杀费用等与物业服务有关规定，执行标准方法。

　　9、具备一定物业服务行业客户服务、工程维修养护、保安消防、保洁绿化综合专业知识。

　　10、具备物业服务行业岗位设置能力，可以完成项目客服、工程、安保、保洁、绿化专业岗位有效合理配置。

　　11、具备一定财务管理知识，可以独立编制、审核项目服务管理预算。

　　12、可以熟练使用文件装订器械、独立或指导完成投标方案装订工作。

　　13、养成收集优秀物业服务管理招投标范本习惯，建立私人“范本”电子文档，掌握借鉴方法。

　　建立投标方案有效编制方式：

　　一、建立投标方案编制范本：

　　1、物业服务企业投标方案编制样本体系：

　　物业服务企业应根据本企业项目拓展计划，利用企业服务管理质量控制体系，结合企业服务管理文化，提前组织编制住宅、办公、商业、学校、医院、机关后勤社会保障等不同类别的投标方案范本。并将范本做为编制单项投标方案基础，提高编制方案工作效率，规范编制方案表述方式，展示企业管理优势，提高竞标获胜机率。

　　2、从业人员个人投标方案范本：

　　物业服务企业职业经理或将职业经理做为个人发展规划的从业人员，可利用日常工作选择物业服务管理优秀投标方案逐步建立个人编制范本电子文档，减化编制程序，保证编制质量。

　　3、物业服务企业负责编制投标方案人员在编制投标方案时，应根据企业办公会议做出的竞标决策要求编制投标方案。

　　二、投标方案范本编制组织管理方式：

　　1、正确选用范本编制组织责任人选：

　　物业服务企业总经理应深殷范本将直接影响投标方案编制质量。所以，做出正确选择投标方案范本组织工作人选，是有效完成范本编制、提高企业竞标能力的首要工作保证。

　　2、物业服务企业投标方式范本编制人员选择：

　　物业服务企业在确定着手编制企业投标方案范本前，首先应在本企业所有任职项目经理中，选择对《中华人民共和国招投标法》具有一定了解，具有利用法津、法规编制规范招标文件能力;深殷《物业管理条例》，熟知组织、责任、范围相关条款，并能将服务范围、质量、责任，有效控制在法津、法规许可范围之内;对《中华人民共和国物权法》有所了解，可以正确区分开发、业主、物业权益范围，采取正确方法化解开发、业主、物业矛盾，具有物业服务企在服务管理活动中应起到沟通桥梁做用理念;具备优秀文案策化、写作能力;具备一定编制物业服务程序、质量管理文件工作经历的资深职业经理承担编制组织工作。

　　3、利用外聘方式解决编制组织工作人选：

　　物业服务企业在本企业任职项目经理中未能选出承担具备完成范本编制组织工作人选时。可考虑聘请企业外，具备编制组织能力的资深职业经理，采用顾问方式帮助本企业完成范本编制组织工作。同时还应利用顾问帮助，建立有效提高企业任职人员编制投标方案能力激励机制。

　　4、正确配置文案编辑：

　　物业服务企业在本企业年青职员中选择具有很强文字处理能力，具备熟练使用电脑、打字、复印、装订办公器具，具有一定协调能力、不怕连续工作、接受能力强的任职员工承担范本文案编辑责任。

　　特别是聘请顾问承担范本编制组织管理情况时，通过配置企业在职文案编辑，融入企业文化、服务标准、管理程序更加显得由为重要。这点也是彰显企业特性、区别投标方案雷同最为直接有效的工作管理方法。

　　5、合理配置专业技术人员：

　　物业服务企业在配置范文编制人选时，可考虑从本企业在职客服、工程、安保、保洁、绿化、财务等专业部门经理或主管以上级别优秀人员进入范文编制小组。用以加强范文系统编制专业规范质量，提高企业在职专业人员参与编制投标方案能力。

　　在聘请顾问承担范本编制组织管理情况时，还可考虑增加编制投标方案培训合作条款，以达到通过范本编制，打造企业投标方案优秀编制团队的目地。

　　三、编制投标方案范本工作条件：

　　由于范本编制带有很强的企业内部培训性质，同时有是以质量为主的细制工作。编制时效反到并不紧迫，也没必要制定严格保密纪律，所以工作条件只要达到企业内一般部门标准，办公满足编制工作需要就行。

　　四、投标方案编制范本选择：

　　编制物业服务管理投标方案责任人在接到编制任务后，应根据投标项目类别，选择与之相适应投标方案范本做为基础编制文本。

　　五、投标方案编制范本文档管理：

　　1、编制完成后的物业服务管理投标方案范本应纳入企业档案管理体系，严格执行应用、备份双重保险档案储存机制，并根据情况设置内部查阅职务等级保密制度。

　　2、物业服务企业在投标方案编制范本文档使用时，除决策高层管理人员外，其他(她)人员可采用编制授权借用管理方式，由投标方案编制责任人凭企业编制任命，向办公室办理范本借用事宜。

　　3、物业服务企业在进行企业员工编制投标方案培训时，人事部门可凭企业分管高层管理人员批示办理借用手续。培训结束后，人事部门借用责任人应按时规还借用范本;使用电子范本文档时，办公室应提供专用笔记本电脑，并只存入与培训类别相适应的电子范本文档，培训计划完成后，办公室借出责任人应负责收回借出电脑，并核实范本没有全文外传。

　　六、投标方案编制范本的定期“升级”：

　　1、物业服务企业在完成投标方案范本编制后，应随物业服务行业政策、法规调整，每半年需对范本进行一次编制升级，以使范本与政策、法规调整保持一至。

　　2、物业服务企业可结合企业竞标活动，将每次投标方案纳入企业范本档案，扩大范本存储资库。

　　3、物业服务企业应利用每次编制投标方案参加项目竞标活动，不断对范本编制内容进行调整、增补，提高范本编制质量。用以适应行业发展趋势，保持企业竞争活力。

　　投标方案包含内容及编制要求：

　　物业服务企业在编制服务管理投标方案时，除应根据招标文件规定的要求必须完成投标方案内容表述外，还应尽量达到通过标书介绍企业文化、传达服务理念、标明服务范围、明示服务质量、索要服务条件、强调质量控制、丰富社区文化、公示收费标准、阐述财务管理、做出企业承诺等项编制要求。

　　物业服务管理投标方案：

　　一、前言：

　　前言做为物业服务管理投标方案首页，其表述需简洁、有效，文字最好以一页为好。

　　前言内容可包括：投标项目概况描述、项目开发等级定位，本企业性质、资质、推行服务理念、在管物业项目视模、获奖业绩，投标方案收费标准报价、财务管理方式，企业竞标信心、参与竞标感言等项内容。

　　前言内容应视各物业服务企业文化、投标文案表述习惯而定，不可千篇一律。

　　前言应是投标方案的高度浓缩体现。其前言编写质量的好坏，可以直接判定“方案”是否具备吸引评委关注，达到加深印象分数的阐述目的。

　　二、企业资讯：

　　企业资讯是证明企业注册、满足资质要求的证明文件。

　　1、物业服务企业工商营业执照副本;

　　2、物业服务企业资质等级凭证;

　　3、物业服务企业通过质量管理体系证书;

　　4、物业服务企业获奖证书。

　　企业资讯文件可采用通过文件扫描，加工电子文档，设置装订规定大小，进行编制。(招标文件做出交付资讯原件规定的可按“文件”要求另行提供)

　　三、拟派项目主要管理人员资讯：

　　可根据招标文件要求，由投标方案编制责任人决定是否提供主要管理人员资讯。

　　1、主要管理人员应包括：项目经理(竞标项目规模达到或超过30万建筑平方的高档小区，可考虑配置项目副经理)、客户服务部经理、工程部经理、安保部(保安部)经理等。

　　项目保洁绿化部经理可不包含在提供资讯范围之内，招标文件有明确要求时，按“文件”规定提供。

　　2、主要管理人员资讯应包括：个人简历;上岗证书、专业资质;企业评价等项内容。

　　3、主要管理人员资讯编制可依照企业资讯编制方法进行。

　　四、投标方案目录：

　　物业服务企业可根据本企业投标方案编制习惯及招标文件是否做出明确要求，决定是否需要编制投标方案目录。

　　在决定编制目录时，为减化排版难度，可考虑将投标方案中的前言、企业资讯、拟派项目主要管理人员资讯分别设置独立文档，待整个“方案”编制完成进入装订环节时，放在目录之前位置装订。目录之前文档不设页码，以不增加编制排版难度，加快编制进度。

　　五、企业简介：

　　虽然在投标方案前言中投标企业通常都会对本企业性质、资质，企业文化、在管服务规模做了简要表述。但距招标单位、评标专家需要了解的投标企业情况还远远不够。所以在投标方案中设置企业简介章节让招标单位及评标专家对本企业能有全面了解就会显得十分必要。

　　1、在企业简介章节中，除应要对前言中以包含的企业性质、资质、推行服务理念、在管物业项目视模、获奖业绩等做出更为祥细的介绍外，还可就企业发展历程、企业发展规划、服务质量控制太度、人性服务要素等做出相应介绍。

　　2、虽然企业简介章节文字表述不象前言要有严格限制，但编制责任人必须考虑评标时效会有一定限制，评委不可能也会认为没有必要将评判时问花在解读所有竞标企业简介之上。所以，编制责任人也应注意“简介”文字控制。

　　3、物业服务企业应注意随企业管理规模扩展，服务资质调整、获奖项目增加、服务质量提升等，对“简介”内容做出及时修改。

　　六、在管项目目录摘要：

　　物业服务企业可根据本企业管理规模，自行确定是否应在编制投标方案时设置在管项目目录摘要。

　　1、对于以有多个在管项目的较大型物业服务企业，可通过设置在管项目目录宣传企业业绩，增加评委印象。

　　2、对处于发展初期阶段缺少在管项目业绩的较小规模物业服务企业，可在投标方案中回避设置在管项目目录，隐匿规模表述，减少招标单位对本企业失去信心。

　　3、在管项目目录内容应包括：项目名称、所在区域、项目类别、建筑规模、管理方式等项内容，可用表单方式加以阐明。

　　七、服务管理范围：

　　物业服务企业在编制投标方案时，可根据《物业管理条例》所规定的法定条款，设置服务管理范围章节，对投标服务管理范围进行正确表述。

　　1、建议物业服务企业在招标文件没有做出明确超出法定服务范围诉求时，慎做超越法定服务管理范围承诺。避免中标之后投标文案做为合同附件增加企业法律责任，并给中标项目财务管理埋下隐患。

　　2、在招标文件明确做出超越法定服务范围诉求时，物业服务企业在计算项目运营财务成本时，应考虑将增加超越服务范围所产生的成本纳入收费管理体系。适当调高收费标准，避免形成服务亏损。

　　3、如物业服务企业为增加竞标法码，决定在不提高收费标准前题下扩大服务管理范围，就需找出消化增加成本的有效运作方法，其“方法”必须符合政治、法律规定。

　　八、项目管理程序：

　　物业服务企业在编制投标方案时，应对项目管理应用程序做出简要说明。

　　1、文字说明：

　　物业服务企业可使用文字在投标方案中对本企业在投标项目中应用管理程序向招标单位及评委加以说明。

　　2、程序表述：

　　物业服务企业在对管理程序做出文字说明后，还可根据所采用的管理程序方式，配置项目应用管理程序图表。利用图表简洁、直观的表现优势，展示项目管理关系，规范表述方式。

　　3、监督服务管理方式：

　　物业服务企业在表述项目管理程序时，应就如何通过有效监督提高管理效率、规范管理行为、落实管理责任做出相应说明。

　　物业二手项目服务管理监督，通常会以“招标业主监督为主、企业监督为实、项目自我监督为律”的方式加以强化。

　　九、服务应用程序：

　　物业服务企业在编制投标方案时，应就项目投标服务方式及质量控制程序进行表述，同时还可对该项目服务质量目标做出相应承诺。

　　1、物业服务企业在表述服务应用程序时，应对程序做出正确文字表述。应用程序应包括：

　　服务值班时效、业户服务申请方式、服务受理方式、下达服务任务、服务到达时限、服务申请核对、进入服务场地、提供申请服务、完成服务自检、清理服务现场、业户服务核验、业户服务评价、离开服务现场、任务完成反馈、返回岗位待命等进行逐项表述。

　　2、物业服务企业在表述服务应用程序时，可通过编制服务流程图表，配合文字表述服务程序流动关系。

物业经理人网-www.pmcEo.com