物业公司及项目档案管理制度
●档案管理规定
1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。
3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。
4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。
5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。
6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。
9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
●小区管理保密规定
1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。
6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
7、员工应具有维护他人隐私的法律意识，主动为公司和小区住户保守秘密，对任何人的不正当打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
8、员工因执行保密规定不当，致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的，公司将从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
●小区档案资料
1、小区验收档案：
1）小区土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）。
2）小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。
3）小区机电设备保养合约。
4）小区公共区域设施设备验收记录。
5）小区公共区域设施设备移交记录。
6）单元验收及移交记录。
2、小区二次装修档案：
1）住户二次装修图纸及审批手续。
2）二次装修期间管理处监督检查资料。
3、住户资料：
1）小区住户入伙资料。
2）小区住户情况登记（包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等）。
4、小区管理文本汇编：
1）管理合同、业主公约、用户手册。
2）小区各类管理规章制度及装修管理规定。
3）小区各项管理分包合约。
5、小区设备维修保养资料：
1）各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。
2）各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。
3）主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。
4）住户维修报修单及维修后的回访记录。
6、小区设施设备检测：
1）电梯有劳动部门合格证书及年检报告。
2）消防泵、管道等有定期试机及换水记录。
3）小区避雷系统有定期检测报告。
4）小区其他设施设备检测记录资料。
7、日常文档：
1）日常通知、文件的存档。
2）小区管理费收缴情况。
3）公司管理费财务报告。
4）会议记录。
5）值班记录。
6）安保值班记录。
7）其他管理记录。
●档案资料的管理要求
1、采用多种形式的文档储存方式
，如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等，并采用适当的保管、储存方法。2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。
3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期无效文件。
4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录，文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。
5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定，其他未经授权者无权决定。
6、档案按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，最好按不同业务部分分柜保存。
7、档案保管有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰、分类明确，易查找；档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。档案归还必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。
8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。
www.pmCeo.com 物业经理人网篇2：物业项目公司档案管理制度
物业项目公司档案管理制度
第一条管理原则：
一、为保证档案的完整、规范，根据物业管理对档案管理的要求，结合公司的实际情况，制订本管理制度，各岗位员工必须严格执行操作。
二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容，反映公司的整个经营活动。
三、公司档案由行政人事部统一管理，项目服务中心档案由部门负责人负责。
第二条 归集整理：
一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理，通用文书和小区资料有综合管理部整理，其中技术资料可由相关部门指导进行。
二、检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是否完备，如有短少，应即追查归入，如有遗漏，应即退回经办部门补办，与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
三、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
四、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第三条 分类编号
一、档案分类
（一）档案范围
1、各部门制定的管理规定。
2、工程维修保养合同。
3、小区社区文化。
4、人事调动。
5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。
6、重大事故报告。
7、重大采购合同。
（二）各部门档案范围
1、行政人事部行政
（1）通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。
（2）公司年度、季度、月份工作计划、总结。
（3）公司部门主管、系统工调函及任免报告。
（4）公司重大事投诉报告、处理决定。
（5）通报表扬。
（6）机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。
（7）公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。
（8）公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。
（9）公司大事记。
（10）公司固定资产说明书。
2、行政人事部人事
（1）中级职称、员工技工职称资料。
（2）员工培训计划、培训实施方案、考核规定。
（3）上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。
（4）员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。
（5）员工的奖励、处分的决定和通报。
（6）职工调资、转正、定级、考核等文件。
（7）员工花名册。
（8）采购合同。
3、安护部
（1）上级公司消防、治安工作，通知、批复。
（2）小区重大消防、治安报告及相关文件。
4、财务部
（1）上级、本公司关于财务管理，各种费用开支的规定、办法、通知。
（2）小区管理费调整的请示、通知。
（3）上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。
5、工程部
（1）工程维修保养承包合同及外派工程合同。
（2）工程重大技改项目、图纸。
（3）工程重大事故报告。
（4）工程重大投诉诉处理资料。
（5）重大意外造成的小区局部损失情况报告。
（6）小区维修资料。
6、客户服务
（1）合同（防蚁、绿化、清洁）。
（2）写字楼、商场等管理规定。
（3）重大投诉、重大事故处理意见。
（4）用户资料。
（5）装修指南。
（6）用户手册。
二、档案编号：
（一）按照分类大小级别按次序编号。
（二）按照年度时间按顺序编号。
（三）按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。
第四条 立卷目录
一、立卷：
就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。
（一）根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸。
（二）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成。
（三）制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；
（四）将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。
二、编制目录：
（一）档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；
（二）每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。
第五条 档案保管：
一、保管期限
（一）档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
（二）各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注
（三）永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。
（四）10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。
（五）5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。
（六）1年保存：结案后无长期保存必要者。
（七）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
二、保管要求
（一）便于查阅。
（二）保证档案的安全。
（三）防止档案的损坏。
（四）采取修复技术，延长档案寿命。
三、保管职责：
（一）财务部保管财务档案。
（二）综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；分供方评审、物业租凭和多种经营资料。
（三）工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各职能部门需要保管的其他档案。
（四）各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。
（五）各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员。
（六）档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号。
（七）档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询。
（八、）档案原则上保管原件。
第六条 档案保密：
一、档案密级
分为三级：绝密、机密、普通；
（一）绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；
（二）机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）公司收发文（通知、通告除外）工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案；
（三）普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
二、档案查阅
（一）查阅权限
1、总经理可查阅公司所有档案。
2、总经理助理可查阅分管工作的档案。
3、部门负责人可查阅该部门所有档案。
4、其他人员根据审批查阅有关档案。
（二）档案的查阅/借阅/复制
1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
2、档案管理员审核其查（借）阅资格：
3、权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；
4、权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：
5、属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属服务中心的档案，由服务中心总经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。
6、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
7、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。
三、档案的销毁
（一）超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单位，报综合管理部主管审核。
（二）综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。
（四）监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
第七条 库房管理：
一、库房内的档案柜要同样编号，入库的档案要按大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据，实行科学管理。
二、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要即使修补。
三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等"七防"措施，严格控制库内的温度，保持库内清洁，每月全面清扫一次。
四、档案库要实行专人管理，无关人员未经许可不得进入库房。
五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况，并经常检查是否完好，离开库房时要注意关闭落锁，关闭电源。
六、认真办理档案入库和查阅，借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位，案卷归还后，要及时放回原处，每两年全面检查馆藏档案情况，档案管理人员调动时，必须办理档案交接手续。
七、阅览室内禁止吸烟，不要大声喧哗，不准靠近阅档桌喝水。
八、利用档案资料要注意保守机密，不得传播档案内容；要保证案卷的完整与安全，严禁拆卷、折叠、剪裁和涂改；要保证案卷清洁，不得弄脏，划道。
篇3：物业公司行政工作制度:收发文档案管理
物业公司行政工作制度：收发文及档案管理
3收发文及档案管理
3.1文件定义
3.1.1本规定所提的文件是指：证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递，即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。
3.2收发文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件（包括通过前台之外来文件，以及内部各部门/管理处文件（密件除外），由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记；另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件，由资源部负责收文登记。
3.2.1.2收文登记后，及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见，再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件，可不予处理。
3.2.1.3文件执行或处理完毕后，由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档，重要的文件正文（如有）物管公司秘书须定期交到档案室归档。
3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。
3.3发件
3.3.1起草：由需要发件的部门/管理处起草文件。
3.3.2编号：对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。
3.3.3打印：由发文部门/管理处负责。
3.3.4校对、签署
由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名；以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。
3.3.5申请盖章
由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章，按项目中心有关图章的管理规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。
3.3.6发出：由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。
3.3.7内部传阅
收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。传阅并签名后的文件，交回归档。
3.3.8归档
具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室；其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。
3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。
3.4文件保管及处理
3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。
3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类，具体类别根据各自的具体情况制定，做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则，每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。
3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方，不得随意或杂乱地堆放。
3.4.4定期组织清理文件（每年的6月和12月）。由各管理处指定专人负责，根据文件的内容和重要性，界定文件的存放期限和处理方法，例如：
3.4.4.1对于保管期限已到的文件，集中销毁，并做好注销的登记手续，包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人（管理处主任/物管公司经理）等；
3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件，按类别进行钉装、打包，集中存放到另外指定的位置上；
3.5档案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室，具体移交期限如下：
3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件，应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。
3.5.1.3一般工作性文件，可按工作进度作阶段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后，填写申请，交到项目管理中心档案管理员处，档案管理员清点无误后，予以签名确认。
3.5.2档案的保管
公司的档案由资源部指定专人进行保管，一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则，将文件进行编号，分类存放。
3.5.3档案信息的使用
3.5.3.1复印档案
公司规定可按暨定的权限进行复印档案，但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类，由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。
3.5.3.2档案原件的借用
1）原则上公司档案原件不外借，但因工作需要必须外借的档案原件（例如办理公司年审所需资料等），可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》，交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。
2）档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的，须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员，并由档案管理员作出追踪。
3）档案借用人应有高度责任感，保持档案的整洁和完整，不得涂污及损坏。
3.5.3.3档案原件的归
还1）借用人将档案归还时，须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整，并签名确认。
2）档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人，证明已归还档案，完档案归还手续。
3.5.3.4档案原件的处理
由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。
4月报制度
4.1月报制度：每月25日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。
4.2香港月报制度：每月28日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。
篇4：物业项目档案管理制度(3)
物业项目档案管理制度（三）
档案管理作为物业管理的重要组成部分，应严格重视。切勿丢失、泄密，以确保工作的有序正常进行。
1.所有文档实行统一管理，并指派专人负责；
2.所有收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应及时归档，其他人员不得擅自处理；
3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找；
4.对于客人档案应建立详细档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人；
5.所有文件作到不泄密、不失密，定期检查所有文件；
6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。
篇5：物业管理公司档案管理制度(9)
物业管理公司档案管理制度（九）
第一条 总则
1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务，特制定本制度。
2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案等）。
3.公司对档案实行集中统一管理。
第二条 档案管理架构
1.公司档案管理由办公室主管，设立综合档案室。
2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各管理处设兼职档案管理人员。
3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。
第三条 档案分类：
1.文书类档案
1）政府部门各类文件
2）公司对外、对内各类正式发文
3）法律公文
4）广告策划文案
2.工程技术类
1）设备设施档案
2）招投标档案
3.财务类档案
4.合同类档案
5.公司各类证照
6.影音类文件
第四条 归档工作流程
1.档案工作分为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。
2.各管理处以管理项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。
3.各管理处按要求建立档案，做好档案登记目录，经管理处负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。
第五条 归档要求
1.归档文件必须完整齐全。
2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。
3.档案编目
1）文书类档案：年度+（项目）部门或管理处+案卷号
如：20**/市场/001
2）工程类档案：年度+项目+档案分类+案卷号
如：20**/百事可乐/项目/001
3）财务类档案：会计年度设置
4）合同类档案：部门（项目）+合同类型+年份+案卷号
4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。
5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式（登记表见附件2）：
1）照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。
2）录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。
第六条 档案借阅、移交
1.公司档案室档案原则不外借其他单位，如确需外借需经公司主管副总批准。
2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。
3.各管理处只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准。
4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。
第七条 保管和保密制度
1.存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且要求标识明确。
2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。
3.档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。
4.节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。
第八条 附则
工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。