宴会受理制度

　　与宴会营业部沟通

　　1.掌握客人的基本资料

　　(1)公司名称;

　　(2)公司所属行业;

　　(3)是否属于世界500强企业;

　　(4)组织者联络;

　　(5)检索客史资料;

　　2.确定宴会的规模、时间和性质;

　　(1)确定宴会类型;

　　(2)宴会总人数;

　　(3)主台人数;

　　(4)确定时间;

　　3.了解政府领导、外国政府机构官员出席情况

　　(1)确定政府领导的出席情况;

　　(2)确定外国政府机构官员的出席情况;

　　(3)检索客史资料，掌握上述人士的背景资料、宗教信仰和个人习惯;

　　(4)如上述人士，没有客史资料，则应通过相关途径(主办单位、政府有关部门、互联网、酒店其他部门)了解;

　　(5)了解上述人士的行程。

　　4.了解其他社会知名人士的出席情况;

　　(1)确定社会知名人士出席情况;

　　(2)检索客史资料，掌握上述人士的背景资料、宗教信仰和个人习惯;

　　(3)如上述人士，没有客史资料，则应通过相关途径(主办单位、互联网、酒店其他部门)了解;

　　(4)了解行程;

　　5.了解流程安排;了解流程中的重要环节，具体包括：

　　(1)领导致辞;

　　(2)祝酒仪式;

　　(3)节目表演;

　　(4)抽奖安排;

　　(5)颁奖仪式;

　　(6)礼品赠送;

　　(7)特别仪式;

　　6.定场地布置安排;

　　(1)了解客人对此次宴会所作的主题设计和具体布置方案：负责布置的公司和具体负责人;布置的内容和项目;布置的时间和人员安排;客人租用厅房布置守则的执行情况;

　　(2)根据客人的方案制定宴会的摆台方案：确定台型;确定布草颜色(台布、餐巾、台裙等);确定服务区的位置和摆设(工作台、酒吧台);装饰方案(花草、装饰品);

　　7.了解菜式安排;

　　(1)了解菜单具体内容;

　　(2)了解菜式的服务形式(位上、围上、分餐);

　　8.了解服务要求与餐饮特别安排;

　　(1)服务要求：

　　a)人员安排;

　　b)整体用餐时间;

　　c)需要配合的环节;

　　(2)餐饮特别安排:清真席、素食席。

　　(3)了解其他要求;

　　9.检索客史资料

　　(1)确定该公司是否存在客史资料;

　　(2)掌握该公司举办宴会偏好信息，具体包括：

　　A.场地布置:

　　(a)台型;

　　(b)布草颜色(台布、餐巾、台裙等);

　　B.服务要求;

　　C.该公司重要领导的个人习惯;

　　D.意见记录;

　　10.沟通方式

　　(1)在日常工作中保持联系，随时更新相关信息;

　　(2)通过宴会前的沟通会确定相关信息;

　　与客人沟通落实有关预订信息

　　1.根据宴会营业部提供的资料与客人沟通;

　　2.确认每项安排是否需要更新。

　　3.落实与宴会相关的信息。

　　与厨房沟通

　　1.了解菜式的制作方式和特色

　　(1)菜式的配方;

　　(2)菜式的口味特点(味道、口感);

　　(3)菜式的制作方法和过程;

　　(4)菜式需配搭的酱料。

　　2.菜式的制作时间

　　(1)头菜的准备时间;

　　(2)每道菜式的具体制作时间;

　　(3)完成整张菜单所需的时间;

　　3.菜式使用器皿与装饰

　　(1)落实围上每道菜式的器皿与伴碟的装饰;

　　(2)落实位上菜式的器皿与伴碟装饰;

　　(3)菜式配料所使用的器皿和用具;

　　(4)菜式的运送要求。

　　4.了解菜式的背景资料

　　(1)了解菜式所属菜系;

　　(2)了解与菜式相关的典故;

　　与其他相关部门沟通

　　1.管事部

　　(1)落实所使用的各种餐具、用具的准备工作;

　　(2)特殊用品的申领和采购2.工程部

　　(1)落实影音设备的准备工作与安装调试(麦克风、投影机、同声传译、电视机、DVD等);

　　(2)通知用电设备的种类;

　　(3)落实用电安排(用电量、线路安装);

　　(4)外来安装人员的专业证件;

　　(5)落实大型物品进入酒店的可行性(例如：汽车、大型展品);

　　(6)落实大型布置，现场工程监督人员的安排;

　　(7)落实有关设备的借用(如：液压梯);

　　(8)提供宴会流程供工程部配合使用;

　　(9)特殊用品的紧急翻新

　　3.保安部

　　(1)沟通宴会需要的安全工作安排：

　　a.大型宴会人数控制与秩序维护;

　　b.有级别警卫要求的宴会的配合(服务员工的政审);

　　(2)落实客人运送物品车辆的停放;

　　4.消防队

　　落实大型宴会，现场布置监督人员的安排。

　　5.房务部

　　(1)公共卫生部：

　　a.宴会场地的清洁卫生;

　　b.欢迎地毯的铺设;

　　c.宴会场地范围内的洗手间，清洁执整工作;

　　(2)花房、绿化：宴会场地内鲜花和植物的摆设和执整工作;

　　(3)布草房：布草的清洗与准备;特殊制服的安排。

　　6.餐饮部

　　(1)参与接待活动餐厅的沟通与协作;

　　(2)帮工人员的安排与落实;

　　(3)特殊物品的借用7.人力资源拓展部协助特殊帮工的召集安排8.市场公关策划部

　　(1)指示牌、扩大图迹、横幅、背景板、装饰的制作;

　　(2)礼仪小姐的安排;

　　(3)摄影、录像安排

　　反馈

　　1.与客人确认宴会安排的细节就有关沟通结果与客人再次进行沟通。

　　2.调整根据客人的实际要求与酒店的实际情况予以行调整。

　　制定工作计划

　　1.人员安排根据宴会的规模、重要性情况安排服务人员;

　　(1)超出宴会自身服务人员的范围后，可向餐饮部提出帮工安排的申请;

　　(2)如需要申请特殊帮工，需经饮食部批准后，由人力资源拓展部操作。

　　2.物资安排

　　(1)根据宴会的要求，在酒店现有资源的范畴内安排所需物资;

　　(2)酒店其他餐厅或部门的资源，在不影响正常经营的基础上，经酒店批准后，可以统筹使用;

　　(3)如资源紧缺，可以采用外借、外租的方式;

　　(4)需要另行采购的物品，经酒店批准后，由采购部进行操作;

　　3.服务流程

　　(1)根据客人的设计和布置方案，订立场地布置的专项服务;

　　(2)根据客人的流程安排，订立餐饮服务流程(具体参照各类型宴会服务流程进行适当调整);

　　4.专项培训根据调整后的服务流程，在宴会前对参与的员工进行培训;

　　备注：此工作程序为一个循环不断的过程，最终目的是为了将宴会操作中的各个环节(包括客人)连贯为一体，在宴会开始前进行充分沟通，达到互相理解，使得宴会顺利进行。

　　宴会酒水服务制度

　　询问饮品

　　1.介绍宴会所包含的酒水;

　　2.使用礼貌用语询问客人所选择的酒水;

　　3.复述并确认客人所选择的酒水;

　　酒水服务

　　1.在客人右方为客人倒上所选择的酒水;

　　2.倾倒热饮时，要提醒客人饮料温度较热，小心饮用;

　　酒水倾倒份量标准

　　1.软饮8成

　　2.红葡萄酒1/33.白葡萄酒1/3

　　4.洋酒1/55.香槟6～7成6.中式白酒8成

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