篇2：必需的六个程序文件：记录控制程序

　　文 件 名：必需的六个程序文件

　　记录控制程序

　　1.0目的

　　对记录的标识、贮存、保护和处置进行控制，为证明产品和服务质量符合规定要求及质量管理体系有效运行提供证据，同时也为提供服务的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。

　　2.0适用范围

　　本程序适用于服务实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。

　　3.0职责

　　●人力资源部负责记录的归口管理，以及内审、培训、纠正、 预防措施等记录的管理。

　　●各部门负责本部门记录的管理。

　　●记录的填写人员对记录的真实、完整、准确和清晰性负责。

　　4.0工作程序

　　●记录的范围

　　凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与服务质量有关的信息等均属“记录”范围。包括 ：

　　(1)与质量管理体系有关的记录：管理评审记录、文件控制记录、纠正、预防措施记 录、基础设施和工作环境记录、产品和过程监视和测量记录以及人力资源、培训记录等。

　　(2)与质量活动有关的记录：与产品(服务)有关的要求的评审记录、供方评价记录、 产品标识记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、纠正和预防措施记录 、质量计划相关记录等。

　　(3)供方记录：产品证明书、检疫化验单等。

　　●记录的编号及表格设计

　　(1)记录的编号按《文件管理规定》，由人力资源部统一管理。

　　(2)表格设计

　　①人力资源部对记录各种表格进行全面策划，统筹安排，组织编制;

　　②记录格式由各有关部门设计，报人力资源部审查后试用，在试用中修改完善;

　　③经试行确认适用后，由人力资源部编制“记录一览表”;

　　④行业统一规定的表格，按其规定执行。

　　●记录的填写与要求

　　(1)记录及时、真实、完整、准确;字迹清晰、工整、易辨认;有记录人员签名及日期，一般用钢笔或圆珠笔填写。

　　(2)记录不得随意涂改。当填错需更正时，只允许画改(能看清原文字或数据)。对于 记录的数据更改时，应画改后盖上更改人印章或签名。

　　●记录的管理

　　(1)记录实行分部门的管理办法。各部门指定专人负责收集和保管记录。

　　(2)各部门将收集上来的各种记录分类登记编目、标识整理、装订和保管。

　　(3)企业内部人员，为了追溯、验证或制定纠正和预防措施等目的，可查阅记录，确 需借阅时应履行借阅手续，由保管部门领导批准。当合同有规定时，经主管副总经理批准后 允许顾客或其代表查阅、借阅的记录，不得更改、遗失或损坏。

　　(4)归档、贮存、保管和处理

　　①各种归档记录的保存期限见“记录一览表”;

　　②记录的贮存地点应确保整洁、干净、防火、防潮、防虫蛀鼠咬，并防止损坏丢失 ;

　　③质量记录保存期满，由保存部门开列清单，报主管领导批准后销毁，执行《文件控制程序》，作好记录，保存销毁清单。

　　●记录可采取各种媒体形式，如文字、照片、胶片、图表、磁带、磁盘等。

　　5.0支持性文件

　　无

　　6.0相关记录

　　●《记录一览表》

篇3：物业公司ISO9000程序文件:质量记录的控制

　　物业公司ISO9000程序文件:质量记录的控制

　　EJ-QP6.5 质量记录的控制

　　1.目的:

　　建立质量记录的收集、编目、查阅、传递、标识、保存等管理程序,以确保服务满足规定要求,能提供足够的有效证据。

　　2.适用范围:

　　适用于本公司质量记录的管理。

　　3.引用文件:

　　3.1质量手册第4.16章

　　3.2 ISO9002标准第4.16章

　　4.职责:

　　各部门负责人应确保本公司所产生、发出的质量记录与本部门质量工作有关的记录按规定的程序收集、传递、标识、编目和保存。

　　5.工作程序:

　　5.1质量记录的收集、传递:

　　5.1.1各部门负责人应确保本部门所产生的质量记录及本部门质量记录分门别类得到完整收集,并按有关信息反馈渠道及流程及时传递。

　　5.2标识、书写:

　　5.2.1负责人应确保本部门产生或收集的质量记录数据,所记录的内容(项目)等进行必需的标识,标识应与质量记录所记录的内容一一对应,易于查阅。

　　5.2.2所有的质量记录应字迹清楚,基本内容齐全,能分清各类名称等。每一份质量记录均应有日期。

　　5.2.3所有记录中的数据不允许用涂改液涂改,其书写记录时有错应用横线划掉,并且要能识别原记录。

　　5.3编目:

　　5.3.1为了便于查阅存放记录的资料表,文件柜应按类存放,并建立目录,目录应存放在方便查阅的地方。

　　5.3.2各部门可根据各部门的实际情况自行编目归档。

　　5.3.3综合办公室应对所有质量记录编制一个总的《质量记录一览表》,该表除标明质量记录名称、编号外,应有存放地点、责任人、保管年限,应注明版号、发布日期,《质量记录一览表》应发放到各部门,并抄送一份报管理者代表。

　　5.4贮存、保管:

　　5.4.1各部门负责人应确保质量记录完好无损,记录的内容完整清晰,可随时作为质量体系运作的有效证据提供给需方或其代表或第三方机构审核。

　　5.4.2如需查询有关质量记录,经该部门责任人同意,并填写《文件/资料借阅登记表》,查阅完毕,尽快还回,做好登记,以防遗失。

　　5.5保管年限:

　　5.5.1综合办公室根据各部门的实际情况,对各种不同的质量记录的用途及合同中的规定或有关服务对保存质量记录的要求,作适当规定,并在《质量记录一览表》中明确。

　　5.5.2各部门保存的公司程序文件涉及到的每一种质量记录的表格需登记在《质量记录一览表》中。

　　5.6质量记录的修改:

　　5.6.1各部门员工如在填写质量记录过程中发现设计有问题或不实用时,均有权提出修改。

　　5.6.2质量记录的修改由申请修改人填写《文件修改报批单》,经管理者副代表审批,管理者代表批准后,才被认为正式有效。

　　5.7处理:

　　5.7.1综合办公室应对各部门超过保存年限的质量记录统一收回,进行销毁,以确保公司的技术、经营等资料不泄密。

　　6.支持性文件与质量记录:

　　6.1《文件/资料借阅登记表》 EJ-QR-QP6.1-01

　　6.2《质量记录一览表》 EJ-QR-QP6.5-01

　　6.3《质量记录控制指导书》 EJ-WI-QP6.5-01

篇4：粘合剂实业质量手册:文件资料及质量记录控制

　　HS 文件类别 **粘合剂实业有限公司

　　文件资料及质量记录控制 文件编号 HS1-HR-01

　　质量手册 版本A.0

　　1、目的

　　对与质量体系有关的文件资料及质量记录进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。

　　2、适用范围

　　适用于与质量管理体系相关的文件资料及各阶段检验记录、内部品质稽核报告、生产报表等。

　　3、职责

　　3.1各部门负责编制与本部门有关的文件及质量记录。

　　3.2管理者代表负责组织相关部门主管编制质量手册及审核。

　　3.3董事长批准质量手册。

　　3.4人资部负责对文件和资料进行控制。

　　3.5各部门负责各自的质量记录保管维护及控制。

　　4、定义及分类

　　4.1文件: 规范工作要求(标准)或规范工作进行时的职责与步骤的书面材料。

　　4.2公司文件分为三级:

　　①质量手册及控制程序(一级文件): 叙述公司方针与品质政策、及与ISO9001系列条款相关之所需程序、管理办法。

　　②指导性文件(二级文件): 作业标准、QC工程表、检验规范等。

　　③表单、表格(三级文件)：与本公司的质量体系运行相关的表单、表格、质量记录等。

　　4.3外部文件: 凡公司以外的相关文件均属外部文件。

　　5、作业程序

　　5.1文件的编号：

　　文件的编号由4个英文字母和3个阿拉伯数字组成，如HS1-*S-01，各字母含义为:

　　口 □ □ - □ □ - □ □

　　文件的顺序号

　　表示部门

　　表示文件级别

　　表示公司

　　① HS：表示丁氏公司 1：表示一级文件 2：表示二级文件 3：表示三级文件

　　E：表示外部文件

　　② MT：管理层 SH：审核组 RD：产品开发部 MS：市场营销部 W*：维修部

　　PU：采购部 PD：生产部 FD：财务部 HR：人资部 QM：质量管理部

　　例: 如果是公司人资部第11份指导性文件则编号为HS2-HR-11。

　　5.2文件的版本规定：

　　①文件的版本用A、B、C、D...Z表示。

　　②文件的版次用0、1、2、3...9表示。

　　③版本与版次的使用规定：文件进行了小修改后，必须更改文件的版次，如A.0→A.1或A.5→A.6;当文件进行了较大的改动后，须进行换版处理，A.0→B.0或A.8→B.0等。

　　5.3文件的格式:

　　①文件的边框距离规定:

　　A 装订线一侧留空白距离2cm。

　　B 其它三边留空白距离1.5cm。

　　C 本规定适用于本公司所有文件、资料。

　　②质量手册的文件格式：

　　A 封面格式(附件一) B 正文格式由表头、正文组成。

　　• 表头格式

　　• 正文的格式为(1、目的 2、范围 3、职责 4、定义 5、作业程序 6、相关文件

　　7、相关表单 8、附件)

　　③指导性文件格式:

　　A 文字类有封面格式;表格性文件直接在表头上设置制定、审批、会签等相关栏目。

　　B正文格式由表头、正文组成;各部门指导性文件视具体情况而定。

　　④表单\表格格式: 各种表单和表格的格式视具体情况而定。

　　5.4文件编制、审核、批准和控制规定：

　　文件的名称 文件级别 编制人 审核人 批准人 控制部门

　　质量手册 一级 相关部门主管 管理者代表 董 事 长 人资部

　　指导性文件 二级 相关部门主管 管理者代表

　　或审核组 厂 长 人资部

　　表单、表格 三级 相 关 部 门 相关部门主管 管理者代表

　　或审核组 人资部

　　5.5文件的归档：

　　①公司文件的归档：经批准的公司各级文件原稿均须归档到人资部进行统一管理并由文件管理员填写“文件/资料归档登记表”。

　　②外部文件的归档：与质量管理体系相关的所有外部文件均须归档到人资部进行统一管理，并填写“外部文件/资料归档登记表”。

　　③存入软盘的文件由文件管理员进行归档登记，为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有书面备份。

　　④原件背面加注“原件”以示区别。

　　5.6文件的发放：

　　①文件发放前的审批：由人资部文件管理员视各部门需要而填写“文件/资料发放领用回收审批登记表”，经厂长审批后，做好发放的准备。

　　②文件发放：所发放文件必须加盖 “受控文件”印章，且需填写“文件/资料发给部门及份数审批一览表”经管理者代表审批后，方可填写“文件/资料发放领用审批表”，以确保文件/资料的有效性发放及运行。(表单发放不须加盖印章，但须填写相应控制表单)

　　③对所发放的一级和二级文件必须加盖蓝色受控印章进行管理，禁止使用无受控印章及自行复印的文件。对于三级文件发放虽不必加盖受控印章，但必须确保是现行有效版本。

　　④盖受控印章原则：作为指导性文件而发放的需盖受控印章，不做指导性文件发放的，则盖非受控印章，如对外发放图纸或指导性文件时。(向供应商及认证机构发放的文件属于非受控文件。

　　⑤视情况需要把文件原件发放给使用部门，由使用部门保管。

　　⑥分发号的规定：

　　董事长：HS-01 厂长：HS-02 管理者代表：HS-03 人资部：HS-04 财务部：HS-05

　　采购部：HS-06 市场营销部：HS-07 产品开发部：HS-08 质量管理部：HS-09

　　生产部：HS-10 维修部：HS-11 其它：HS-12

　　5.7在用文件有效性确认：

　　为确保各相关部门所使用的文件均为有效文件，人资部负责人每月必须对各相关部门所用的文件进行有效性确认，防止使用失效文件，并把确认情况记录于“在用文件资料有效性检查记录表”中。

　　5.8文件更改换版的管理:

　　①文件的更改

　　A 当需要对文件更改时,更改单位应发出联络单给审核组，报管理者代表同意，向人资部提出更改文件的要求,人资部将所需更改的文件利用再用纸复印一份并加注”文件更改”后,交给更改文件部门主管进行文件更改;

　　B 文件更改完成后,须得到原审核人以及原批准人的同意,并在”文件/资料更改申请表”上签名同意;人资部将更改好的文件进行打印、换版、归档、回收、发放，前一版文件进行作废保留控制。

　　②文件的换版管理

　　A 当文件的改动较小时，只做更换版次的处理;

　　B 当文件的改动较大时，须做更换版本的处理;

　　C 版本和版次的更换权利由人资部负责人决定。

　　③更改文件的发放

　　A 文件更改完成后，人资部文件管理员在发放文件同时向相关部门缴回更改前的文件，并在“文件/资料缴回/再发登记表”中登记，该文件的原稿要加注“作废文件保留”，其余文件要销毁，并记录在“文件/资料作废/保留/销毁登记表”中。

　　④作废文件的保留期限，原则上定为三年，个别文件视具体情况而定。须在“文件资料作废/保留/销毁登记表”中相应栏目记录保留期限。

　　5.9文件损坏、遗失和补发

　　①文件损坏

　　当文件使用者不小心把所发的文件损坏时，须填写“补发文件申请单”，人资部负责人同意后办理文件补发手续，并上缴损坏文件，由文件管理员进行销毁并记录表中;

　　②文件补发

　　文件使用者不小心把文件遗失时，根据遗失文件的轻重对责任人进行批评或适当的处罚，补发时须填写书面申请，经人资部负责人同意后办理文件补办手续。

　　5.10文件的借阅

　　需临时借阅文件的人员,填写”文件/资料借阅申请单”, 经人资部负责人批准后方可借阅，并由文件管理员填写“文件资料借阅登记表”，借阅者应在指定日期归还文件，到期末归还由文件管理员收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。

　　5.11外部文件的控制

　　①直接引用的各类外部文件，由厂长或人资部负责人批准后方可发放使用;

　　②人资部负责定期(每年初)到有关部门核查所使用的国家标准、行业标准等外部文件是否为有效版本，及时更换过期文件。

　　③人资部负责检查企业所执行的有关国家及地方等法律法规性文件的有效性;

　　④人资部对发放到企业外部的受控文件进行发放登记及更换、作废的控制。

　　5.12 质量记录之归档、储存、维护原则

　　①各部门负责对本部门质量记录的保管，以每年一次(或视需要)把质量记录归档到产品开发部。

　　②质量记录编号采单据编码者，依单据号连续编成顺序排列。

　　③质量记录编号采流水号码者，依流水码由小到大连续编成。

　　④无流水号或单据编号者，依记录日期依序归档。

　　⑤归档时机有：每日整理方式(日报表)、每月整理方式(月报表)、每季整理方式(日报/周报/月报)、每半年整理方式(月报)、每年整理方式(月报、年报)。

　　⑥归档标示：整理归档完成时，质量记录之外部、封箱外部加以标示，质量记录内容及期间之质量记录，以达到易于取阅之原则，如标示于档案夹之外部或整理成叠之报表封面上。

　　⑦储存原则：储存于档案夹中，或装订成册置于箱中，摆放整齐。

　　⑧质量记录保存期限依“质量记录归档清单”所载，逾期之质量记录由厂长及人资部视情况决定销毁或继续保存。

　　⑼质量记录应妥善保管，以防止损坏、变质、遗失。

　　6、使用表单

　　6.1文件资料发给部门及份数审批一览表

　　6.2文件资料归档登记表

　　6.3文件资料发放(领用)审批登记表

　　6.4在用文件/资料有效性检查记录表

　　6.5文件资料更改申请(归档)表

　　6.6质量记录归档清单

　　6.7文件资料作废/保留/销毁登记表

　　6.8文件资料借阅登记表

　　6.9外部文件资料归档登记表

　　6.10文件资料对外发放记录表

　　6.11文件资料缴回再发登记表

篇5：物业程序文件:质量记录文档管理程序

　　物业程序文件：质量记录及文档管理程序

　　1.目的

　　为质量记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引。

　　2.范围

　　适用于公司各部门。

　　3.职责

　　部门/岗位工作职责

　　办公室负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。

　　监督公司各管理处、部门文档管理

　　品质管理部监督公司各部门质量记录的控制。

　　收集质量管理体系标准，对其有效性负责。

　　保存最新有效的行业标准和政策法规。

　　相关部门收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工作的影响，根据需要修改或出台相关文件。

　　管理处、部门负责人具体指导本管理处、部门质量记录和文档管理 文件管理员收集保管质量记录、文档资料 4.定义

　　质量记录：体系文件规定需要记录的所有资料。包含：书面记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。

　　5.方法和过程控制

　　5.1现场质量记录的管理

　　5.1.1做好清晰的标识，确保现场质量记录无污损或破损等。

　　5.1.2班长以上管理人员应检查现场质量记录表格的有效性和记录的完整性，防止过期表格的误用，对已失效的表格即时进行作废处理，并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的质量记录送交文件管理员。

　　5.1.3每次体系文件全面修改后，品质管理部对各管理处、部门质量记录的有效性进行全面检查。局部更改时，可与内部质量审核同时进行。

　　5.2文件资料归档及管理要求

　　5.2.1一般按月/季/年度定期归档，并须于首日开始进行，最迟于第五个工作日前完成归档工作。

　　5.2.2归档时按照不同业务类别、表格类别（名称）对已收集的质量记录及文件资料进行排序、编目，在文件盒（袋）的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期（见下表），卷内附卷内文件目录，并在《文件资料存储清单》上登记。为便于查阅，管理处/部门可根据实际情况增加附表。

　　文档编号文档名称产生时间段保存期限存档人存档日期报废日期

　　5.2.3如资料是传真件应复印后保存复印件。

　　5.2.4归档资料应尽量在统一地点保存。工程部设备管理生成的质量记录，除通用的培训（会议）签到记录、考核表于次月初交存于管理处资料室，其他记录可长期存放在工程部资料柜内。还可根据具体情况，制作两联的质量记录表格，一份交管理处留存。

　　5.2.5安防、绿化工程质量记录及档案，在工程验收完毕后一次性按工程项目单独归档，存放于管理处资料室。

　　5.2.6归档资料应注意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害工作。借阅须在《借阅登记表》上登记并经管理处/部门负责人批准，由文件管理员负责跟进、收回。体系文件不得隔夜外借。

　　5.2.7文件管理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续。

　　5.2.8《体系文件下发明细》、《质量记录表格一览表》由品质管理部填写，《标准政策法规一览表》由办公室填写，经现相关负责人审批后公布。

　　5.2.9各管理处/部门按照《质量记录表格一览表》的保存期限对已归档的质量记录进行报废处理，报废前应填写《质量记录报废申请单》并经管理处/部门负责人批准后报废处理。如超过保存期限，但有保存价值后期需备查记录，可加盖"作废保留"章继续保留。

　　5.3文档资料编码规则

　　5.3.1须参照公司示范目录建立部门文档目录。示范目录中一、二级目录必须执行，一般以一、二级目录为文档标题。

　　5.3.2日常管理文档编号方法为："部门汉语拼音简称+**"，如：城市花园为"CH01、CH02······"。

　　5.4重要资料管理

　　5.4.1工程资料

　　5.4.1.1工程档案包括：

　　A.由发展商提供的规划、竣工、验收资料

　　B.设施设备安装、使用、维修保养技术资料；

　　C.物业质量证明文件和物业使用说明文件；

　　D.房屋本体和设备的改造变更资料

　　E.其它必要资料

　　5.4.1.2由发展商提供的小区/大厦各类工程资料，各管理处应指定专业技术人员核对、接收，并列出清单交与文件管理员统一保管。

　　5.4.1.3如资料不全，应及时向发展商索取，确保各类资料齐全。

　　5.4.1.4各类设备、配套设施供应商的地址、联系人及电话要编制成表，以方便维修保养时查阅。

　　5.4.2顾客资料

　　5.4.2.1顾客资料包括顾客基本资料、顾客房屋资料、顾客个性资料。

　　5.4.2.2管理处控制中心应有业主/租户/办公户清单备查，清单中可包括姓名、房号、联系电话、车辆情况及其他各类个性化情况，并根据情况定期更新资料内容。

　　5.4.2.3顾客档案为机密资料，所有接触、知悉顾客资料的人员对顾客资料负有保密责任，未经顾客或经理允许不得对任何人透露。除文件管理员和管理处负责人外，其他人员查阅、借阅顾客资料必须在《借阅登记表》上登记，并经管理处/部门负责人批准。作废顾客资料应仔细粉碎或销毁。

　　5.4.2.4如政府部门、司法机关因公需查询，在对方出示单位介绍信和工作证并经核对无误后方可提供其查询，并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存。

　　5.4.3物业资料

　　5.4.3.1物业资料包括物业项目各类批文、建筑施工许可证及执照、管理及商业用房资料、住宅区基本情况及配套设施资料等。

　　5.4.3.2各管理处负责在房屋交付后三个月内收集整理物业资料，并培训到相关人员。

　　5.4.4标准政策法规管理

　　办公室各职能部门各使用部门

　　5.5电子文档管理

　　5.5.1有电子文档的文件资料既可以打印稿形式也可以电子文档形式存档。部门之间以电子邮件形式传送报批的文件，存档时邮件封面可不打印，但须保存邮件封面的电子文档。

　　5.5.2管理处电子文档应统一管理，按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹。文件夹中一、二级目录必须与示范目录相符，三级及以下目录管理处可根据需要自行调整。

　　5.5.3电子文档的备份及安全管理参照《电脑及网络系统管理规定》相关条款操作，管理软件内容须每月备份，每年初须对上年度重要电子文档以光盘保存，并在《文件资料存储清单》上登记。

　　5.5.4重要、机密的电子文档须设置密码后报管理处/部门经理备案。当事人如有离（调）职需完善交接手续。

　　6．支持性文件

　　TJzzWY6.3-Z01-02 《电脑及网络系统管理规定》

　　7．质量记录表格

　　TJzzWY 4.2.3-Z02-F1 《文件资料存储清单》

　　TJzzWY 4.2.4-Z01-F1《标准、政策法规一览表》

　　TJzzWY 4.2.4-Z01-F2 《质量记录表格一览表》

　　TJzzWY 4.2.4-Z01-F3《质量记录报废申请表》

　　TJzzWY 4.2.4-Z01-F4 《工程图纸清单》