质量记录可以作为以下几方面的证据：
1、对工作记录中的数据进行统计分析，掌握公司内部薄弱环节。
2、内部管理的追溯。
3、工作证明。
4、有效的法律证据。
下面，笔者就分别从这四个方面来谈谈质量记录的作用。
对工作记录中的数据进行统计分析，掌握公司内部薄弱环节
这一作用与后面要谈的“内部管理的追溯”有些类似，但两者证明的方向不一致。前者主要是通过对各种工作记录中的数据进行统计分析，了解数据的发展趋势，从而根据发展趋势，掌握公司管理中隐藏的深层次问题。曾有某物业公司通过对维修单的维修记录进行统计后发现，楼内公用通道的灯反复维修、更换，而且同一地点的灯泡才换上几天就又坏了，导致维修材料成本处于一个比较高的水平。紧跟着这条线索进一步追下去，向维修人员和采购人员了解情况发现，由于公司实施采购成本核算后，采购人员一味追求价格低廉的维修材料，却忽略了维修材料的产品质量问题。因为维修材料质量太差，才更换的灯泡用不了几天就又坏了，从而导致维修成本过高;而维修人员碍于同事情面，又不对质量问题提出异议，只是抱着坏了就换的态度，于是楼道内的灯泡就陷入“坏了又换，换了又坏”的恶性循环，还经常因此而招来业主的投诉，最终对物业公司的服务信誉产生了一定的不良影响。该物业公司通过数据统计分析发现了这一异常情况，并向相关人员了解维修材料的质量问题后，及时采取应对措施，从根本上有效降低了企业的成本，并因此而提升了公共维修服务质量。物业公司通过不断地对工作记录中的各种数据进行统计和分析，掌握了公司内部的各个薄弱环节，并对这些薄弱环节进行改进，从而能从根本上解决同一个问题重复犯的问题。
内部管理的追溯
ISO9000质量管理体系中最主要的要求“记我所做”，即把工作中的一些最原始的状态记录下来。质量管理部门通过对记录的检查，并结合现场工作的检查(这点非常重要)就可以发现工作原始状态的真实情况：记录是否是伪造的、记录是否是后来补记的、记录是否是随意的等等。笔者在对物业公司进行顾问服务时就常发现此类问题，而且在各类巡查记录中尤为突出。如某物业公司的工程部文件中就要求，工程人员每日必须对水泵房巡查一次，并将巡查结果按要求填写当日的巡查记录。笔者带领质管人员对水泵房管理工作进行抽查时，就发现记录有伪造痕迹。抽查当日为3月28日，但巡查记录上却显示已巡查到4月1日，不过令人奇怪的是，提前记录的内容却又被划除了。很显然，当巡查人员从某种途径得知将对其工作进行抽查时，赶紧将提前做的记录划除了。笔者立即叫人通知工程部主管及当事人，一询问果然印证了笔者的猜测。巡查人员嫌每天都要到水泵房检查太麻烦，而当他发现对他的工作监督不到位时，他就索性在记录上一次多填几天，少跑几趟水泵房。这类事情看起来只是简单提前做记录的问题，但却暗藏巨大的危机。笔者对另一物业公司进行顾问服务时就曾发生过这样的事，某办公楼由于设计不合理，水泵房和配电室在同一层楼且在两隔壁，某日由于水泵房内突然溢水，已经溢到走廊上，差点就要淹进配电室了，幸好当时保安巡逻人员及时发现，才避免了事态的进一步扩大。要知道楼内有全省24小时联网的网络，一旦配电室停电将造成此政府部门的全省网络中断，后果不堪设想。
工作证明
物业公司的工作繁杂而琐碎，而且很多工作做了，但业主看不见。不像产品制造企业，一个产品生产出来，产品的外观、功能等都是可见的。由于物业公司产品的这一特殊性，使得很多业主对物业公司的工作不太了解，进而不理解。经常会有业主问，物业公司不就是扫地、浇浇花、站站岗，凭什么收我们这么高的物业管理费?做物业管理的人都知道，物业公司的工作繁琐而复杂，但光凭一张嘴解释怎么能让业主心服口服呢?这时物业公司的各种工作记录，就成了我们各项工作开展的有力证据和收取费用的有力支持。当我们面对业主的质问时，把工作记录摆出来，比如公共维修记录，在工作中曾对多处公共区域进行维修，耗费多少人力及更换了多少材料。再比如绿化用水记录，说明辖区内绿化面积多少，本地的旱季和雨季分别是什么时间，全年平均绿化用水多少吨，而现水价是多少，全年绿化用水就花去了多少钱。拿出数据来，一项项和业主算帐，让业主心服口服，也让业主了解物业服务费到底花在什么地方，明明白白消费。
有效的法律依据
物业公司在服务的过程中，面临各种各样的风险，如管理区域内的自行车丢失，业主家中被盗等等。很多物业公司因此而成为法庭上的被告，那么法院判决的依据是什么呢?首先，要看物业服务合同中有无约定此类事项的处理方法，有约定的按约定处理。其次，在无约定的情况下，则看物业公司在服务的过程中有无“重大过失”。那么，如何认定物业公司在服务的过程中有无过失呢?这时物业公司的工作记录就派上了用场。如果物业公司的各种记录能清晰、完整地表明物业公司已经严格按服务合同的要求提供服务，例如：巡逻记录、门岗人员出入登记、监控录像记录等，那么法庭将作出对物业公司有利的判决，最大程度地避免物业公司的经济损失和名誉的损害。
由以上可以看出，从ISO9000质量管理体系的角度来看，完整、清晰、有效的工作记录，不仅仅能提供“符合要求和质量管理体系有效运行的证据”，还可以进一步拓展其功能，向业主、向法庭、向社会证明自己已提供了良好的服务和有提供良好服务的能力。
www.pmCeo.com 物业经理人网篇2：p物业公司质量记录管理规定
某物业公司质量记录管理规定
1.0目的
规范对记录进行设计、编号标识、收集、编目、查阅、申购、领用、归档、贮存、保管和处理的职责和方法，以证明各项服务活动符合规定的要求，并为公司管理体系的有效运行提供可追溯性的证据。
2.0适用范围
本规定适用于本公司所有与质量管理工作有关的记录的控制。
3.0职责
3.1物业品质部职责
3.1.1质量管理记录控制的归口管理部门，负责制定本制度。
3.1.2负责记录的编号标识、编目、申购、发放、归档、登记和处理;
3.1.3负责监督、指导各部门有关记录的设计、填写和管理;
3.1.4负责归口管理项目记录的设计、收集、归档、借阅管理。
3.2各单位职责
3.2.1各部门负责本部门归口管理的记录的设计、收集、归档、借阅、管理。
3.2.2负责按要求填写各种记录。
3.2.3负责按要求及时提供本部门的有关记录以供查询。
4.0控制程序
4.1记录的设计、编号、编目管理
4.1.1设计：
(1)各部门按照管理制度和自身的工作要求确定需记录的工作项目，需要增加表格的由使用部门制定，填写《质量记录增减申请表》经项目负责人审核，品质部审批和统一编号后递公司领导审批，经公司批准后使用。
(2)质量记录是执行有关要求、规定或制度的个体体现，在提出增加质量记录表格申请时，必须附上有关规定或制度。
(3)当已发布的表格不能在某项工作中通用、兼容或空缺时，使用部门可提出申请增减质量记录表格，经品质部审核，公司领导批准后方可使用。
4.1.2修改：已发布的表格不能适应工作需要，使用部门可填写《质量记录更改申请表》提出更改申请，并在申请表后附上更改后记录表格格式样式。
4.1.2编号：记录表格由品质部按《文件控制程序》对各种记录表格进行编号。
4.1.3编目
(1)品质部负责对记录进行编目，制定公司《质量记录一览表》。
(2)各部门负责编制本部门的《质量记录一览表》。
4.2记录的发放、收集、归档保管、借阅管理
4.2.1发放、收集
(1)空白表格由物业品质部统一管理，各部门根据需要填写《质量记录领用申请表》经部门负责人审批后报品质部。
(2)每月20日前，各单位递交《质量记录领用申请表》，品质部在本月结束前将记录发放到位，申请单位在《质量记录发放记录》上签收后返回发放记录。
(3)品质部要及时掌握存记录情况，根据库存情况组织印刷并填写《质量记录印刷申请表》报公司领导审批后组织印刷。
4.2.2归档保管
(1)各部门须于每年8月前将上半年使用的记录按规定归档，下半年使用的记录于次年2月前按规定归档。
(2)各部门应按记录的分类制定记录归档清单，并将归档清单报品质部，归档记录由各部门保管存放。
4.2.3借阅
(1)归档记录借阅，由借阅人提出申请，经品质部负责人批准后，品质部办理借阅手续。
(2)在工作现场借阅记录应经使用部门负责人批准后方可借阅，一般情况下严禁将工作记录带出使用场所。
(3)特殊情况下要将工作记录带出使用场所(如外部检查、内外部审核等)，经记录保管部门负责人批准后方可借阅。该申请表由记录保管部门负责人保存,并负责按期收回被借记录。 (4)文件管理部门每月对文件借阅归还情况进行检查，及时追回借出文件，防止文件丢失情况发生。
(5)行政人事部在有员工离职或调离工作岗位的，要及时知会相关部门查阅是否有借出文件，以便及时收回借出文件。
4.3记录的填写、更改、使用保管
4.3.1填写、更改
(1)记录应填写及时、清晰、准确,不能随意涂改，除备注栏外其他栏目不能出现空格，如有不需填写的栏目则以自左至右的一条斜线代替填写内容。
(2)发现有随意更改的记录,应追究当事人责任。
4.3.2使用保管
(1)工作现场的记录应用按月进行装订，保持文件记录的完整、清洁。
(2)各岗位人员不得随意将记录表格带出工作现场，如要带出按规定4.2.3规定行。
(3)记录按《质量记录一览表》上规定的年限进行保管。 5.0支持文件 5.1《文件控制程序》
6.0质量记录
6.1《质量记录领用申请表》WY/QR-WY-017
6.2《质量记录印刷申请表》WY/QR-WY-018
6.3《质量记录一览表》WY/QR-WY-001
6.4《文件借阅登记表》WY/QR-WY-019
6.5《质量记录更改申请表》WY/QR-WY-020
6.6《质量记录增减申请表》WY/QR-WY-021
6.7《质量记录发放记录》WY/QR-WY-022
篇3：物业公司质量记录管理规定
某物业公司质量记录管理规定
1.0目的
规范对记录进行设计、编号标识、收集、编目、查阅、申购、领用、归档、贮存、保管和处理的职责和方法，以证明各项服务活动符合规定的要求，并为公司管理体系的有效运行提供可追溯性的证据。
2.0适用范围
本规定适用于本公司所有与质量管理工作有关的记录的控制。
3.0职责
3.1物业品质部职责
3.1.1质量管理记录控制的归口管理部门，负责制定本制度。
3.1.2负责记录的编号标识、编目、申购、发放、归档、登记和处理;
3.1.3负责监督、指导各部门有关记录的设计、填写和管理;
3.1.4负责归口管理项目记录的设计、收集、归档、借阅管理。
3.2各单位职责
3.2.1各部门负责本部门归口管理的记录的设计、收集、归档、借阅、管理。
3.2.2负责按要求填写各种记录。 3.2.3负责按要求及时提供本部门的有关记录以供查询。
4.0控制程序
4.1记录的设计、编号、编目管理
4.1.1设计：
(1)各部门按照管理制度和自身的工作要求确定需记录的工作项目，需要增加表格的由使用部门制定，填写《质量记录增减申请表》经项目负责人审核，品质部审批和统一编号后递公司领导审批，经公司批准后使用。
(2)质量记录是执行有关要求、规定或制度的个体体现，在提出增加质量记录表格申请时，必须附上有关规定或制度。
(3)当已发布的表格不能在某项工作中通用、兼容或空缺时，使用部门可提出申请增减质量记录表格，经品质部审核，公司领导批准后方可使用。
4.1.2修改：已发布的表格不能适应工作需要，使用部门可填写《质量记录更改申请表》提出更改申请，并在申请表后附上更改后记录表格格式样式。
4.1.2编号：记录表格由品质部按《文件控制程序》对各种记录表格进行编号。
4.1.3编目
(1)品质部负责对记录进行编目，制定公司《质量记录一览表》。
(2)各部门负责编制本部门的《质量记录一览表》。
4.2记录的发放、收集、归档保管、借阅管理
4.2.1发放、收集
(1)空白表格由物业品质部统一管理，各部门根据需要填写《质量记录领用申请表》经部门负责人审批后报品质部。
(2)每月20日前，各单位递交《质量记录领用申请表》，品质部在本月结束前将记录发放到位，申请单位在《质量记录发放记录》上签收后返回发放记录。
(3)品质部要及时掌握存记录情况，根据库存情况组织印刷并填写《质量记录印刷申请表》报公司领导审批后组织印刷。
4.2.2归档保管
(1)各部门须于每年8月前将上半年使用的记录按规定归档，下半年使用的记录于次年2月前按规定归档。
(2)各部门应按记录的分类制定记录归档清单，并将归档清单报品质部，归档记录由各部门保管存放。
4.2.3借阅
(1)归档记录借阅，由借阅人提出申请，经品质部负责人批准后，品质部办理借阅手续。
(2)在工作现场借阅记录应经使用部门负责人批准后方可借阅，一般情况下严禁将工作记录带出使用场所。
(3)特殊情况下要将工作记录带出使用场所(如外部检查、内外部审核等)，经记录保管部门负责人批准后方可借阅。该申请表由记录保管部门负责人保存,并负责按期收回被借记录。
(4)文件管理部门每月对文件借阅归还情况进行检查，及时追回借出文件，防止文件丢失情况发生。
(5)行政人事部在有员工离职或调离工作岗位的，要及时知会相关部门查阅是否有借出文件，以便及时收回借出文件。
4.3记录的填写、更改、使用保管
4.3.1填写、更改
(1)记录应填写及时、清晰、准确,不能随意涂改，除备注栏外其他栏目不能出现空格，如有不需填写的栏目则以自左至右的一条斜线代替填写内容。
(2)发现有随意更改的记录,应追究当事人责任。
4.3.2使用保管
(1)工作现场的记录应用按月进行装订，保持文件记录的完整、清洁。
(2)各岗位人员不得随意将记录表格带出工作现场，如要带出按规定4.2.3规定行。
(3)记录按《质量记录一览表》上规定的年限进行保管。
5.0支持文件
5.1《文件控制程序》
6.0质量记录
6.1《质量记录领用申请表》WY/QR-WY-017
6.2《质量记录印刷申请表》WY/QR-WY-018
6.3《质量记录一览表》WY/QR-WY-001
6.4《文件借阅登记表》WY/QR-WY-019
6.5《质量记录更改申请表》WY/QR-WY-020
6.6《质量记录增减申请表》WY/QR-WY-021
6.7《质量记录发放记录》WY/QR-WY-022
篇4：丽江物业质量记录控制程序
1.0 目的对质量记录进行控制和管理，使维护和服务质量符合规定要求，质量管理体系有效运行提供证据。
2.0 适用范围适用于与丽江花园物业管理公司质量管理体系运行有关的所有质量记录的控制。
3.0 职责
3.1 质量管理体系活动中所产生的质量记录由各归口部门负责管理。3.2 行政部负责质量记录归口管理，并对其执行的正确性进行监督、检查。
4.0 定义
4.1 质量 ：产品或服务，满足规定或潜有需要的特征和特性的总和。它既包括有形产品也包括无形产品;既包括产品内在的特性、也包括产品外在的特性。即包括了产品的适用性和符合性的全部内涵。
4.2 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。注：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。
5.0 工作程序5.1 质量记录分类及其清单5.1.1 质量记录的分类及其清单见《质量记录清单》，各部门必须建立本部门的《质量记录清单》，实时更新。5.1.2 由于上级单位等指定的专用质量记录表格，均列入《质量记录清单》，并按本程序要求进行控制。
5.2 质量记录的标识质量记录标识由质量记录发生部门按《文件编号规定》中质量记录的编号规定进行。5.3 质量记录的填写填写质量记录时，填写内容要完整、准确，字迹要工整、清晰，签署齐全，不得涂改。
5.4 质量记录的收集质量记录的收集由各记录部门按《质量记录清单》上的时间要求自行整理，质量记录一般每月收集一次。行政部负责检查。
5.5 质量记录的装订、归档、贮存和保管收集齐全的质量记录由收集部门分类后用线装订成册,并按《文件控制程序》RGPM–4.2.3–B-01的5.7 “文件的管理” 条款的5.7.1项要求进行保管。
5.6 质量记录的借阅所有质量记录的借阅实行审批制。本公司人员借阅有关质量记录，由保存部门负责人审批;公司以外人员查阅有关质量记录则由管理者代表审批。所有质量记录的借阅必须填写《质量记录借阅表》。
5.7 质量记录的销毁超过保存期需销毁的质量记录，必须先由各部门负责人填写《质量记录销毁审批表》，报经管理者代表批准后由质量记录 的保存部门统一销毁。需作资料留存的，加盖作保留资料章，隔离存放。销毁时，应由两人在场见证，并在审批表上签名。
6.0 相关文件6.1 《文件编号规定》 RGPM–4.2.3–C-01-016.2 《文件控制程序》 RGPM–4.2.3–B-01 7.0 质量记录7.1 《质量记录清单》 RGPM–4.2.4–D-01-017.2 《质量记录借阅表》 RGPM–4.2.4–D-01-027.3 《质量记录销毁审批表》 RGPM–4.2.4–D-01-03
篇5：物业质量记录编制过程及要求
质量记录的设计应与编制程序文件同步进行,以使质量记录与程序文件协调一致,接口清楚。
(一)编制过程
1.编制关于质量记录的总体要求的文件。
根据质量::手册和程序文件以及质量可追溯性要求,应对质量体系中所需要的质量记录进行规划,同时对表卡的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及质量记录要求作出统一规定。
2.表卡设计。
在编制程序文件的同时,分别制定与各程序相适应的记录表卡。必要时可将表卡附在程序文件后面。
3.校审和批准。
汇总所有记录表式,组织有关部门进行校审。校审的重点,应从质量体系的整体性出发,在各表卡间的内在联系和协调性、表式的统一性和内容的完整性方面进行校审并作相应修改后,报主管领导批准。
4.汇编成册。
将所有表式统一编号,汇编成册发布执行,必要时,对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。
(二)编制要求
1.应建立并保持有关质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收回和处理的文件化程序;
2.质量记录应在适宜的环境中贮存,以防止损坏或丢失。保管方式应便于查询,应制定顾客的分承包方查阅和索取所需记录的有关规定;
3.应明确质量记录所采用的方式(如文字填写、缩微胶卷、磁带、磁盘或其他媒介);
4.按规定表式填写或输入质量记录,做到记录内容准确,填写(输入)及时,字迹清楚整齐;
5.应根据需要规定质量记录的保存期限。质量记录保存期限一般应遵循的原则是:
a)有永久保存价值的记录,应整理成档案,长期保管;
b)合同要求时,记录的保存期应征得顾客的同意或由顾客确定;
c)无合同要求时,产品记录的保存期一般不低于产品的寿命期或责任期。
此外,还应规定对过期或作废记录的处理方法。