篇2：安全社区创建文件资料管理档案制度

　　安全社区创建文件与资料管理档案制度

　　1、加强文书档案、图像档案资料的管理工作，保证文书档案、图像档案的及时归档和妥善保管，专人负责。

　　2、创建办公室负责文件与资料的归档，督促和日常管理工作。对相关资料必须按规定立卷，各工作组在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

　　3、坚持各工作组收集保管、创建办公室定期归档制度。

　　4、归档范围：重要的会议资料，包括文件、会议的通知、报告、总结、领导人讲话、会议记录、会议纪要等；反映主要工作活动的报告、总结、各种规章制度等。

　　5、创建办公室成员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理。

篇3：冶金公司安全生产文件资料管理制度

　　冶金公司安全生产文件资料管理制度

　　一、文件与资料识别

　　1、各单位、部门在制定安全生产文件时，必须按标准化要求制定符合标准的各种文件。(格式、纸张、文件程序、版面等)

　　2、对外来文件要进行识别与分析，在转发或修订下发时要进行标准性转换，下传的文件必须符合标准化文件要求。

　　3、各种资料的收集、整理要以标准资料格式进行装订收藏。

　　4、对资料的内容进行识别分析，不符合标准化要求的要修改完善。

　　二、文件与资料的管理规定

　　1、文件、资料都要按标准格式进行分类、保存、管理。

　　2、下发文件要建立“文件下发登记表”,登记表格式必须符合标准化要求，并将保存文件下发登记表存档。

　　3、建立文件、资料档案库，专人负责管理和保存。

　　4、借阅、查询各种资料、文件时，要建立借阅、查询登记表。

　　5、文件、资料要整理规范，保存有序，管理到位，查找便捷。

　　6、若文件、资料需更新、补充、增加，必须经过保管员进行操作，非工作人员不得随意进行修改。

　　7、妥善保护文件、资料，不得随意外借；查询文件时不得在文件上做任何标记，不得损坏。

　　8、文件、资料科室要做好防火、防潮、防盗工作，制定相应的安全措施，保证文件、资料的安全。

篇4：工厂质量体系文件资料管理程序

　　工厂质量体系文件资料管理程序

　　1.0目的

　　1.1为对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用文件的有效版本，特制定本程序。

　　2.0适用范围

　　本程序适用于与质量体系有关的文件和资料（包括软件）的控制。

　　3.0引用文件及术语

　　3.1WSC-SZ/《质量手册》

　　3.2ISO/TS16949:20**(E)质量管理体系

　　3.3GB/T19000—2000idtISO9000：2000《质量管理体系基础和术语》

　　3.4TL9000Release4.0质量管理体系

　　4.0职责

　　4.1质量部为质量手册、质量体系程序文件和外来文件（包括顾客提供的文件）控制的责任部门。

　　4.2各有关部门为各自专用文件及资料控制的责任部门。

　　5.0工作程序

　　5.1文件和资料的分类及编号

　　1）文件和资料主要分为如下几类：

　　A.质量手册

　　B.质量体系程序文件

　　C.管理文件

　　D.作业文件及其它资料

　　E.顾客提供的产品及技术文件

　　F.各类标准和法律法规

　　2）所有文件分受控分发和非受控分发。受控分发视具体情况需加盖红色“ISSUETO”“ONETIMEONLY”或者“FORSUPPLIER”印章，非受控分发一定要有“NONCONTROLLED”字样。

　　3）文件的编写

　　A．质量手册由质量部和人力资源及行政部组织编写。

　　B．质量体系程序文件及其它文件由最高管理者指定责任部门组织编写。

　　一个程序文件基本上就是一个控制文件，它是用来规定“质量手册”描述的质量程序的必要功能的实际操作，一个程序文件可以起草用来填充任何相关的需要，同时必须用特别提供的文件格式。

　　C.管理文件由人力资源及行政部负责编写.

　　D．一个程序文件由任何对执行质量程序有责任的授权人或组织起草，这个人或组织应该是：

　　a.有权力或能力改变操作

　　b.对结果负解释权和责任

　　c.对主题具有透彻的理解。

　　一个程序文件对它的执行者必须是可理解的、全面的、准确而详细的，对它的目的所产生的结果是充分的，负责执行该程序文件的操作者可以在预期的情况下正确完成他们的工作。

　　4）下面的格式必须被满足(包括程序文件及作业文件)：

　　一个封面包含：

　　A.格式上的唯一识别码。如：WSC.SZ.*—YY、WSC.SZ.*****.YY等。

　　B.颁布日期和版本号。

　　C.程序文件的标题-----描述该文件的内容。

　　D.起草者，审核者和批准者的签名。

　　E.从封面开始，包括附录在内每页必须标注“版本号”、“第*页共Y页”和“文件编号”、“盖红色印章的硬拷贝文件受控”。第二页：“版本变更记录”

　　5.3文件的审批

　　1）质量手册由质量管理者代表审核、总经理批准。

　　2）质量体系程序文件由责任部门负责编写，职能部门经理／指定人员审核并由管理者代表／部门经理批准。

　　3）管理文件由人力资源及行政部编写，部门经理负责批准.

　　5.4文件登记、发放、借阅

　　1）文件中心在公共盘上建立有效文件的清单，对所有质量体系文件进行控制管理。所有质量体系文件批准后，由文件中心在原件首页上加盖红色“ORIGINAL”原件章。若为客户提供的文件和资料则在原件首页上加盖红色“RECEIVED”接受章。更新有效文件的清单，并作相应的标识。同时更新文件中心的软拷贝件（如有）。作业文件和其它相关的图纸等按文件作者或责任工程师的要求，建立《文件分发记录单》，进行硬拷贝发放，发放时须在首页上加盖红色“ISSUETO”章。

　　2）单页或多页子文件发放程序同一般文件。

　　3）当因文件和资料被丢失、严重破损或其他情况(如提供给顾客、供应商、认证机构等)而需申请领用时，由申请者向DCC提出，经同意后方可领用。因破损而重新领用的新文件和资料，需收回相应的旧文件和资料；丢失或破损而补发的文件应让文件丢失或破损部门的部门经理在《文件分发记录单》上签名，并在备注栏中注明该文件己丢失或破损；文件中心作好相应的发放记录。

　　4）提供给顾客和认证机构的文件和资料，不加盖受控印章，不做更改(换)控制。5)提供给供应商的文件和资料，文件中心在硬拷贝件上加盖红色“FORSUPPLIER”印章发放给采购管理部，采购管理部接收后应在分发记录上签字确认更新版本已收,并同时对旧版本进行收回作废签名承诺，然后负责将新版本转交给供应商,同时收回旧版本作废。SQE根据一定的频率定期去稽核供应商的文件、图纸…..等是否为最新有效(参考所附的文件控制流程图)。

　　6）按生产订单分发的图纸属一次性使用，文控人员在硬拷贝件上加盖红色“ONETIMEONLY”印章，并在分发记录单上登记，接收人签收。分发件在一次性使用后自动失效,由生产部负责销毁。

　　7）对于工程部设计开发中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理，可使用Draft印章进行简单的控制：

　　A.登记：工程部在新产品样品设计和制造阶段编制的图纸(Drawing)、工艺路线表(Routing)和经顾客批准的供应商清单(AVLlist)，由设计开发

中心登记。仅保存电子版的文件。

　　B.发放：制造件的图纸和工艺路线表仅随产品制造令（MO）发放到设计开发中心的制造小组，无须建立文件发放记录。采购件图纸和AVLlist发放到采购部和质量部，需建立文件发放记录。

　　C.更改：当草稿版的技术文件由于设计的原因或客户的更改要求进行升版时，工程部负责按发放记录收回旧版文件，发放新版文件。采购件图纸由采购部通知供应商作废，然后收回。

　　D.文件收回：当新产品准备进入小批量生产时，工程部会将原来的草稿版的图纸、工艺路线表和AVLlist更新升级为正式版。同时会通过Agile输入系统。此时任何草稿版的文件将自动作废。原发放给质量部和供应链部的和AVLlist将被收回。采购件图纸由采购部通知供应商并收回，然后发放正式版采购件图纸。

　　5.5文件的更改

　　1）文件需要更改时，应由文件原设计或编制部门（人）直接把升级版本的软拷贝和一份硬拷贝原件送至文件中心。文件中心立即更新软拷贝及硬拷贝文件有效文件的清单。

　　2）文件更改的审核、批准一般情况下应由原审批部门及人员进行，当发生机构调整或原审批人不在职时应由替代职能部门及人员审批。

　　3）文件升级以后，原来低版本的文件即刻作废。作废文件由文件中心人员按原《文件分发记录单》逐本收回，作废文件和资料的原稿应加盖蓝色“OBSOLETE”印章，保存在文件中心，不作销毁，在有效的文件清单中加以标识。其它拷贝由文件中心收集后统一碎化销毁。按新《文件分发记录单》发放新硬拷贝件。需废止的文件，由起草人或指定人员填写《作废文件通知》交文件中心。

　　4）一般情况下文件更改由原编制或设计部门进行，更改非本部门设计或编制的文件，必须有原设计或编制部门的书面授权，并提供有关的背景资料。

　　5）文件中心接收到来自文件起草人或其接任者的通知，说明一个文件已经作废，不再有新版本取代，须将该文件的原件和通知一起移放到历史档案库中。具体程序同作废文件，作废文件保存一年。

　　6）所有程序文件，作业指导书保存三年。

　　5.7顾客提供的文件的控制

　　1）顾客提供的文件，包括软件，由文件中心负责登记,建立相应的文件清单，按受控文件方式管理。有关这些文件的更新，由项目经理控制。当这些文件需要更新时，项目经理或负责此项目的的工程师把新版文件送至DCC（包括软件）。若客户仅提供了软拷贝件，项目工程师根据需要打印出硬拷贝件送文件中心人员，文件中心人员加盖红色”RECEIVED”接受章，然后按项目工程师的要求发放硬拷贝件，旧版文件是否报废由项目工程师决定。所有这些顾客文件都视作顾客财产，在没有得到顾客的书面授权时，绝对不可扩散和传播。

　　2）质量部负责对发放www.pmceo.com到公司外部受控管理性文件的更改和作废的控制。

　　3）总经理负责公司内部执行的有关国家的法律、法规性文件的有效性。

　　4)顾客文件长期保持在文件中心。

　　5.8各类标准建立相应清单，由使用者直接向文件中心借阅。

　　5.9主要文件和资料的编号法则

　　1）质量手册的编号说明

　　WSC-SZ/QEM-**

　　手册的版本号

　　手册英文缩写

　　深圳z公司英文名称简称

　　图表1

　　2）质量体系程序文件的编号说明

　　WSC.SZ.*-YY

　　程序文件序号（从01开始的流水号）

　　质量手册中对应要素序号

　　深圳（英文缩写）

　　深圳z公司

　　*注：其中“*”是质量手册中对应的要素序号，对于管理程序中和质量管理程序有关的，按质量手册中的序号分配，无法并入质量手册的要素序号的文件，统一分配“4”。

　　3）管理/作业文件的编号说明

　　WSC.SZ.*****.YY

　　管理/作业文件序号（从01开始的流水号）

　　管理/作业文件分类名称（英文缩写）

　　深圳（英文缩写）

　　深圳z公司

　　4）产品文件的编号说明

　　由于产品文件的历史的多样性，继续使用它们的格式。一般它们的名称和它们的产品代码相对应。机柜产品称作PI，电子组装产品称作MPI。

　　5）质量记录的编号说明

　　Form*.*Y-ZIssueA

　　版本号（从1开始的流水号）

　　序列号（从1开始的流水号）

　　从a开始的流水号

　　质量手册中对应要素序号

　　6.0文件中心使用的样章

　　“分发”章

　　内部文件”原件”章

　　外部文件“收到”章

　　“非受控”章

　　“给供应商”章

　　”作废”章

　　”一次性使用”章

　　7.0文件控制流程图(见下页)

　　8.0执行本程序形成以下记录：

　　8.1《文件借阅记录单》

　　8.2《文件分发记录单》

　　8.3《作废文件通知》

　　附加说明

　　本程序由质量部提出

　　本程序由质量部起草，并负责解释

篇5：地产公司档案文件资料管理规定

　　地产公司档案文件资料管理规定

　　为了加强公司档案的管理工作，确保档案的保护和利用，依据档案管理规范，结合公司档案管理实际情况，特制定档案资料管理制度如下：

　　第一部分：公司档案资料管理

　　第一条 档案的定义与范围

　　档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　第二条 档案管理的原则

　　档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理，各部门除已移交总经理办公室的档案外，其它档案文件由部门自行保管，以便于及时利用，维护档案文件的完整与安全。

　　第三条 档案管理的责任部门和责任人

　　公司总经理办公室为公司档案的主管部门，设专门的档案管理人员，负责管理公司的各类档案，做好登记、归类、保管、索引、提供利用，并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查；

　　各部门设有资料管理员，负责本部门资料管理，并接受公司档案管理员的监督和检查。

　　第四条 归档的范围

　　1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料（包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同）；

　　2.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等；

　　3.公司会议记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度）；

　　4.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；

　　5.公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等；

　　6.公司的各类申请、请求与相关部门的批复；

　　7.财务、会计及其管理方面的文件材料，公司历年来的凭证、账本等；

　　8.公司法律事务管理方面的文件材料；

　　9.公司各项目的技术图纸等资料；

　　10.反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料；

　　11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料（含各类载体，如电子文本等）；

　　12.公司历年获奖资料。

　　第五条 归档要求

　　整理办法：分为文书档案和工程项目档案（竣工工程档案立卷，未竣工工程资料整理成册）。

　　1.归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则，结合归档要求和文件内容进行归档。

　　2.在一个卷内（档案袋、盒）的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》，并且按项目、内容或文件形成时间，系统的排列。

　　3.案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定保管期限，原则上分为永久、长期（十年以上）、短期（十年以下）三种。确定保管期限的基本原则是：

　　1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存；

　　2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；

　　3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

　　4.按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。

　　5.全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档案号，然后逐卷登记，填写《案卷总目录》。

　　第六条 过程管理

　　属于公司保管的档案文件：各部门资料员做好平时文件的预立卷工作，并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管，任何人不得据为已有。

　　第七条 档案销毁规定

　　公司档案文件销毁：档案在超出规定保存期限一年后，可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单，由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请，报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批，最后经总经理同意后，两人以上执行销毁程序，并在销毁清单上签字确认，公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定，销毁清单由公司档案员留存，以便备查。

　　部门档案文件销毁：部门形成的文件资料无利用价值时，可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请，部门经理审批同意后，两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存，以便备查。

　　第八条 档案借阅

　　1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的，应事先填写档案借阅单，逐级审批，经总经理同意后方可借阅。

　　2.员工不得携带公司原件材料外出，确因工作需要外带时，需在填写档案借阅单时注明外带原因，待总经理审批同意后方可外带，用毕归还。

　　3.借阅档案者必须对所借档案妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损

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、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

　　4.部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录，借阅人签字确认，并按时归还。

　　5.总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。

　　第九条 档案备份规定

　　公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案，须存有电子扫描文档，无法电子扫描文档的，必须做好备份。

　　第十条 档案保管

　　1.公司档案员在接收文件资料存档时，必须认真验收，填写《文件资料移交登记表》，送档人和接档人均须签字确认，完成档案交接手续。

　　2.对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在资料柜内。

　　3.档案管理员要定期对库存档案进行清www.pmceo.com理核对，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时，须注明原因，保存依据。

　　第十一条 档案保密规定

　　公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定，违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。

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