篇2：物业公司公文处理办法（六）

　　物业管理公司公文处理办法(六)

　　第一章总则

　　第一条为使公司各部门、项目(以下简称各部门)的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。

　　第二条各部门的公文(包括电报，下同)，是各部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规以及公司的相关规定，确保公司秘密的安全。

　　第六条各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

　　第七条各部门的办公室是公文处理的管理机构，主管本部门的公文处理工作并指导下级部门的公文处理工作。

　　第八条各部门的办公室应当配备专职人员负责公文处理工作。

　　第二章公文种类

　　第九条各部门的公文种类主要有：

　　(一)命令(令)

　　适用于依照有关法律公布公司规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关部门/项目及人员。

　　(二)决定

　　适应于公司对重要事项或者重大行为及动作作出安排、奖惩有关单位及个人、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项，并要在公司内部以文件的形势及下达。

　　(三)公告

　　适用于向企业内外宣布重要事项。

　　(四)通告

　　适用于公布公司各部门应当遵守或者周知的事项。

　　(五)通知

　　适用于公司批转下级部门的公文、转发上级部门和不相隶属部门的公文、宣布实施某项制度、传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项、任免人员。

　　(六)通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　(七)报告

　　适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。

　　(八)请示

　　适用于向上级部门请求指示、批准。

　　(九)批复

　　适用于答复下级部门的请示事项。

　　(十)意见

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　(十一)函

　　适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　(十二)会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　第三章公文格式

　　第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。

　　(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

　　(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

　　(三)发文部门标识应当使用发文部门全称或者规范化简称;联合行文，主办部门排列在前。

　　(四)发文字号应当包括部门代字、年份、序号。联合行文，只标明主办部门发文字号。

　　(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文部门。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　(七)主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

　　(九)公文除“会议纪要”和以电子版形式发出的以外，应当加盖印章。

　　(十)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。电子版形式公文以发出日期为准。

　　(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

　　(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级部门的要求标注主题词。

　　(十三)抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　(十四)文字从左至右横写、横排。

　　第十一条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家各部门公文格式》国家标准执行。

　　第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

　　第四章行文规则

　　第十三条行文应当确有必要，注重效用。

　　第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　　第十五条各部门依据本部门职权可以相互行文和向下一级部门的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

　　第十六条同级部门、上级部门与下一级部门可以联合行文;各部门之间、各项目之间可以联合行文;

　　第十七条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经公司审批的事项，经公司同意也可以由部门行文，文中应当注明经公司同意。

　　第十八条属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

　　第十九条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级部门应当责令纠正或撤销。

　　第二十条向下级部门或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级部门。

　　第二十一条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门。

　　“报告”不得夹带请示事项。

　　第二十二条除上级部门负责人直接交办的事项外，不得以部门名义向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

　　第二十三条受双重领导的部门向上级部门行文，应当写明主送部门和抄送部门。上级部门向受双重领导的下级部门行文，必要时应当抄送其另一上级部门。

　　第五章发文办理

　　第二十四条发文办理指以本部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　第二十五条草拟公文应当做到：

　　(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

　　(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　(三)公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。

　　(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

　　(七)应当使用国家法定计量单位。

　　(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　第二十六条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级部门协调或裁定。

　　第二十七条公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

　　第二十八条以本部门名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本部门名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

　　第二十九条公文正式印制前，行政部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

　　经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

　　第六章收文办理

　　第三十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第三十一条收到下级部门上报的需要办理的公文，行政部应当进行审核。审核的重点是：是否应由本部门办理;是否符合行文规则;内容是否符合公司的有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

　　第三十二条经审核，对符合本办法规定的公文，行政部应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

　　第三十三条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的行政部并说明理由。

　　第三十四条收到上级部门下发或交办的公文，由行政部提出拟办意见，送负责人批示后办理。

　　第三十五条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级部门协调或裁定。

　　第三十六条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　　第三十七条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　第七章公文归档

　　第三十八条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。

　　个人不得保存应当归档的公文。

　　第三十九条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。

　　第四十条联合办理的公文，原件由主办部门整理(立卷)、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。

　　第四十一条本部门负责人兼任其他部门职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职部门整理(立卷)、归档。

　　第四十二条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期整理、存档。

　　第四十三条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　第八章公文管理

　　第四十四条公司行政公文由行政部统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第四 十五条行政部应当建立健全公司公文处理的有关制度。

　　第四十六条上级部门的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级部门经负责人或者办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。

　　第四十七条公开发布各部门公文，必须经发文部门批准。经批准公开发布的公文，同发文部门正式印发的公文具有同等效力。

　　第四十八条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。

　　第四十九条公文被撤销，视作自始不产生效力;公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　第五十条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经各部门/项目负责人批准，可以销毁。

　　第五十一条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

　　第五十二条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

　　工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第九章附则

　　第五十三条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各部门可以制定本部门或者本地区、本系统的试行规定。

　　第五十四条各部门对上级部门和本部门下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

　　第五十五条本办法自20**年3月1日起施行。

篇3：房地产集团公文处理办法

　　

　　房地产集团有限公司公文处理办法

　　第一章 总 则

　　第一条 为加强* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)的公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本办法。

　　第二条 本办法中的公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件。

　　第三条 本办法中的公文处理，是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第四条 公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准确、安全。

　　第五条 公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。

　　第六条 综合管理部为公文处理的归口管理部门，负责公司的公文处理工作。公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门，如涉及其他部门的，该部门为此项公文的会办部门。

　　第七条 本办法适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。

　　第二章 公文种类

　　第八条 公司的公文种类主要有：

　　(一)命令(令)

　　适用于人员任免和嘉奖。

　　(二)决议

　　适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。

　　(三)决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。

　　(四)通知

　　适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

　　(五)通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。

　　(六)报告

　　适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作，反映情况，回复政府机关或行业管理部门的询问，适用于部门和分、子公司向公司报告。

　　(七)请示

　　适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准;也适用于部门和分、子公司请示公司有关事项。

　　(八)批复

　　适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。

　　(九)意见

　　适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法。

　　(十)函

　　适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作，征询和答复问题，请示批准和答复审批事项。

　　(十一)会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　第九条 公司公文按照行文关系、文件去向划分，可分为上行文、平行文和下行文三种。 ‘

　　上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文;平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文;下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发文。

　　第三章 公文格式

　　第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、撰稿、核稿、打字等部分组成。

　　(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数。

　　(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

　　(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文，主办单位排列在前。

　　(四)发文字号应当包括公司代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

　　(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三部分。公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。

　　(六)主送单位指公文的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位写在正文之前，标题的下面。

　　(七)公文附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件顺序和名称。

　　(八)公文应当加盖印章。联合上报的公文，由办文单位加盖印章。

　　(九)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。

　　(十)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

　　(十一)公文应当标注主题词。

　　(十二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位列在文件末页下端，于两条等长的平行细实线内书写。抄送单位的写法：抄送给领导单位或领导，可写“呈报”某某;抄送平级单位，可写“抄送”某某;抄送给下属单位，可写“抄发”某某。

　　(十三) 章程等规定性文件，不写收文单位，在颁发时另加一个命令或通知。

　　第十一条 公文用纸一般采用国际标准A 4 型(210mm×297mm)，左侧装订。

　　第四章 行文规范

　　第十二条 行文应当确有必要，注重效用。

　　第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　　第十四条 公司各部门依据部门职权可以

　　向分、子公司或相关业务部门行文，一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。

　　第十五条 同级分、子公司的各部门可以联合行文。

　　第十六条 向分、子公司或者公司系统的重要行文，可以同时抄送行业管理部门。

　　第十七条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送分、子公司。“报告”不得夹带请示事项。

　　第十八条 受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。

　　第五章 发文办理

　　第十九条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发

　　(会签)、校对、复核、缮印、用印、登记和分发等程序。

　　第二十条 公司各部门要以公司名义对外行文，须经综合管理部审核，报请分管领导审批后办理。

　　第二十一条 草拟公文应当做到：

　　(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定;

　　(二)情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短;

　　(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定;

　　(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度;

　　(五)人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日;

　　(六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层“(一)”，第三层为“1.”，

　　第四层为“(1)”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用;

　　(七)应当使用国家法定的计量单位;

　　(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称;

　　(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　第二十二条 拟制公文应使用公司统一的拟稿纸(见附件1)。

　　第二十三条 涉及其他部门会签或职权范围内的事项，主办部门应当主动与相关部门协商，取得一致意见后交综合管理部核稿;如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请上级部门和领导协调或裁定。

　　第二十四条 公文送负责人签发前，应当由综合管理部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

　　第二十五条 公文必须经过发文单位负责人签发。以各部门及各分、子公司名义行文的公文，由所在单位负责人签发;以公司名义行文的公文，一般可由分管副总经理签发;涉及全局的综合性公文，由总经理签发;决策性的重要公文由董事长签发。经领导人签发的文稿，如必须改动，应报签发人同意。

　　第二十六条 签发后的公文原稿应送交综合管理部进行编号，并由综合管理部负责填写《发文登记簿》。

　　第二十七条 公文正式印制前，拟稿人应事先校对，再由综合管理部进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

　　第二十八条 打印好的公文须到综合管理部监印人处盖章后才能分发。急、密件要在信封上加盖急、密戳记。

　　第六章 收文办理

　　第二十九条 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、，审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第三十条 收到分、子公司上报需要办理的公文，综合管理部应安排文秘进行审核。审核的重点是：是否应由公司部门办理;是否符合行文规则;涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

　　第三十一条 公司所有收文均由综合管理部负责拆阅审核。审核后，对符合本办法规定的公文，再印盖收文章登记编号并粘贴《收文处理单》(见附件2)，及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

　　收文日期以收文当天日期为准。

　　第三十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

　　紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合管理部并说明理由。

　　第三十三条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级部门和领导协调或裁定。

　　第三十四条 审阅公文时，对有具体请示事项的，主批人和其他审阅人都应当明确签署意见、姓名和审批日期;没有请示事项的，签署表示已阅知。

　　第三十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，综合管理要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　第三十六条 综合管理部在公文处理时要及时准确，事后落实和监督应到位，在公文流转过程中要注意保密和保管;文件处理完毕，要及时准确注办，包括领导批示和部门处理落实的意见。

　　所有部门之间不得将收文横向传递，必须经综合管理部进行流转。

　　第七章 公文归档

　　第三十七条 公文办理完毕后，应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

　　第三十八条 公司发文归档时，应保证文件不少于两份，便于备份查阅。

　　第三十九条 归档的外部收文应具有一定的政策指导意义或行业管理内容，与公司经营发展无关的外部收文原则上不作归档。

　　第四十条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查找利用。公司内部制发公文的整理根据文种划分;外部收文在编号后，应根据收文类别分别进行登记。

　　第四十一条 联合办理的公文，原件由主办部门整理、归档，其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。

　　第四十二条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。传真件不得直接作为文件归档，应将复印件归档。

　　第八章 公文管理

　　第四十三条 公文由综合管理部统一收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。

　　第四十四条 公文翻印需经综合管理部负责人批准，绝密级和注明不准翻印的公文除外。

　　第四十五条 公文被撤销，视作自撤销之日起不产生效力;公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　第四十六条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部负责人批准，可以销毁。

　　第四十七条 部门或分、子公司合并时，全部公文应当随之合并管理。部门或分、子公司撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交综合管理部存档。员工调离工作岗位时，应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。

　　第九章 附 则

　　第四十八条 本办法由综合管理部负责解释和修订。

　　第四十九条 本办法自印发之日起施行。

篇4：北京市实施《国家行政机关公文处理办法》细则（2001）

　　【地区】北京市

　　【失效日期】

　　【颁布单位】 北京市人民政府

　　【颁布日期】20**.03.27

　　【时效性】有效

　　【实施日期】20**.05.01

　　【正文】

　　第一章 总则

　　第一条 为使本市国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的质量和效率,根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),结合本市实际,制定本细则。

　　第二条 本细则适用于本市各级行政机关的公文处理工作。

　　第三条 行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全;必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。

　　第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守《办法》及本细则,并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

　　第七条 各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

　　第八条 各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

　　第二章 公文种类

　　适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　(五)通知

　　适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免人员。

　　(六)通报

　　适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

　　(七)议案

　　适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　(八)报告

　　适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

　　(九)请示

　　适用于向上级机关请求指示、批准。

　　(十)批复

　　适用于答复下级机关的请示事项。

　　(十一)意见

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法;明确要求下级机关贯彻执行;报请上级机关予以批转或者转发。

　　(十二)函

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

　　(十三)会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　第三章 公文格式

　　第十条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、

　　发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　　(一)涉及国家秘密的公文,应当在首页右上方标明密级和保密期限。密级与保密期限并排,中间以“★”隔开;“绝密”、“机密”级公文应当在首页左上方标明份数序号。

　　(二)涉及国家秘密的公文,如有具体保密期限应当明确标注;凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

　　(三)紧急公文,应当根据紧急程度在首页右上方分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　(四)发文机关标识,应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文,主办机关名称应当排列在前;如联合行文机关过多,应当保证公文首页显示正文。

　　(五)发文字号,包括发文机

　　关代字、年份、序号,应当在首页发文机关标识下方标明,年份、序号使用阿拉伯数码标识。联合行文,只标明主办机关发文字号;非主办机关可以在会签文稿时,自编文号,内部掌握,以便传递、整理(立卷)和归档。

　　(六)上报的公文,应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。联合上报的公文,主办机关签发人姓名排列在前,其他机关签发人姓名在主办单位签发人姓名之下,按发文机关顺序依次排列。

　　(七)公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。

　　(八)主送机关,指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　(九)公文附件,指对正式公文具有补充、说明性的附加文字材料,应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。

　　(十)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,用印应当上不压正文,下压成文日期;联合行文需加盖两个以上印章时,主办机关印章在前,其他机关印章按顺序排列。

　　(十一)成文日期,以本机关负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准;会议决定的事项以会议通过日期为准;电报以发出日期为准。成文日期使用汉字,并标全年、月、日;零写为“○”。

　　(十二)公文附注,指需要说明的其他事项,应当加括号在成文日期左下方标注。

　　(十三)公文应当标注主题词。上报的公文按照上级机关的要求标注主题词。主题词在公文的抄送栏之上标注。

　　(十四)抄送机关,指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　p; (十五)印发机关名称和印制日期,应当在抄送栏之下标明,无抄送机关在主题词之下标明。

　　(十六)上报的请示性公文,应当在印发机关名称和印制日期之下注明联系人的姓名和电话。

　　(十七)文字从左至右横写、横排。

　　第十一条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准及《北京市国家行政机关实施〈国家行政机关公文格式〉印制标准(试行)》执行。

　　第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210毫米×297毫米),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

　　第四章 行文规则

　　第十三条 行文应当确有必要,注重效用。

　　第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

　　第十五条 下级机关应当向直接上级机关请示和报告;因特殊情况必须越级请示和报告的,应当抄送被越过的上级机关,并注明理由。向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

　　第十六条 向上级机关报送公文,内容应当为需要报告的重大事项,上级机关要求报告办理情况的事项,须经上级机关审批或者决定的事项。

　　第十七条 政府及其各部门应当主动处理职权范围内的事务。属于政府部门直接办理的事项,同级政府其他部门和下一级政府应当直接向主管部门行文。须经政府审批的事项,经政府批准也可以由政府部门行文,文中应当注明经政府批准。

　　第十八条 凡本部门职权范围内能够解决或者通过部门间协商可以解决的事项,一般不要请示上级机关;凡本部门发文或者若干部门联合发文能够解决的事项,不得要求上级机关批转或者转发。

　　第十九条 政府部门在职权范围内可以相互行文,可以向下一级政府的相关业务部门行文。政府部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文;如需行文,应当报请本级政府批转或者由本级政府办公厅(室)转发;因特殊情况确需直接向下一级政府正式行文的,应当报经本级政府同意,并在文中注明经政府同意。

　　第二十条 政府部门内设机构除办公厅(室)外,不得对外正式行文。部门内设机构不得向本部门以外的其他机关制发政策性和规范性文件,不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项;与相应的其他机关联系工作确需行文,应当以函的形式行文。

　　第二十一条 政府部门下属单位应当以政府部门名义向同级政府报送公文。

　　第二十二条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

　　&n

　　bsp; 第二十三条 联合行文机关不宜过多。行政机关联合行文应当明确主办机关,主办机关排列在前、先签署意见,其他机关依次会签;一般不使用复印件会签。行政机关与同级或者相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。

　　第二十四条 部门之间对有关问题未经协商一致,或者未经上级机关批准裁决的,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或者撤销。

　　第二十五条

　　“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关;需要同时抄送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关,也不得抄送个人。

　　第二十六条 “请示”与“报告”必须严格分开,不得在“报告”中夹带请求批示或者批准的事项。

　　第二十七条 请求上级机关批转或者发文的事项,应当在“请示”中说明发文依据、理由,并附代拟稿。

　　第二十八条 除上级机关负责人直接交办的事项并要求直接报送外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

　　第二十九条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。

　　第三十条 不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准,或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项,应当使用“函”,不得使用“请示”或者“批复”。

　　第五章 发文办理

　　第三十一条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　第三十二条 草拟公文应当做到:

　　(一)符合国家法律、法规、规章及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要与现行政策、规定衔接,应当切实可行并加以说明。

　　(二)情况确定,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

　　(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权以及与主送机关的行文关系确定。

　　(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

　　(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

　　(七)应当使用国家法定计量单位。

　　(八)公文使用非规范化简称,应当先使用全称并注明简称;使用国际组织外文名称或者其缩写形式,应当在第一次

　　出现时注明准确的中文译名。

　　(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

　　第三十三条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,协办部门要积极配合,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调。经协调仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或者裁定。

　　上报的请示性公文,主办部门应当附上与其他部门协商一致或者不同意见的书面材料。

　　第三十四条 公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合《办法》及本细则规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。

　　第三十五条 以本机关名义制发的上报公文,由主要负责人(指行政机关的正职或者主持工作的负责人)签发。以本机关名义制发的命令(令)由本机关正职负责人签发,制发的决定、公告、通告由主要负责人签发,制发的其他公文由主要负责人或者由其授权的其他负责人签发。

　　第三十六条 会签公文,主办机关应当送会签机关文秘部门按公文办理程序会签。

　　第三十七条 公文正式印制前,文秘部门应当进行复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,公文格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应当按程序复审。

　　第六章 收文办理

　　第三十八条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第三十九条 文秘部门对收到的公文应当及时登记、审核。审核的重点是:是否应当由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或者地区职权范围内的事项是否已协商、会签;使用公文文种、公文格式是否规范。

　　第四十条 经审核,对符合《办法》及本细则规定的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见报负责人批示、阅知,或者转请有关部门办理、阅知。对属于部门职权范围内的事项或者经上级机关授权、委托由部门办理的事项,应当直接转请有关部门办理;需要两个以上部门办理的公文,应当明确主办部门;紧急公文,应当明确办理时限。

　　对不符合《办法》及本细则规定的公文,经本机关办公厅(室)负责人批准后,退回呈报部门并说明理由。

　　第四十一条 承办部门收到交办的公文,应当及时处理,并将办理情况告知交办部门或者呈报部门,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办部门并说明理由。

　　第四十二条 报

　　负责人批示的公文,负责人应当及时批示。负责人审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;对没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

　　第四十三条 负责人批示或者转请有关部门提出办理意见的公文,批示或者办理后,不得随意横传,应当及时退回文秘部门,由文秘部门按规定程序处理。

　　第四十四条 报负责人批示或者转请有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,防止积压、延误。

　　第四十五条 市政府各部门对市政府文件、市政府办公厅文件和市政府负责人批示、市政府办公厅交办公文的办理:

　　(一)市政府文件、市政府办公厅文件中要求报告执行情况,凡明确提出时限要求的,主管部门应当按时限要求及时将执行情况书面报告市政府办公厅。

　　(二)对市政府办公厅分发或者翻印的国务院文件、国务院办公厅文件,应当认真贯彻。确需由市政府行文作具体部署的,主管部门应当结合本市实际,提出贯彻意见,并代拟文稿报送市政府办公厅。

　　(三)对市政府负责人批请有关部门研究提出意见或者市政府办公厅转请有关部门研究提出意见的公文,凡明确提出时限要求的,应当按规定时限要求办理。紧急公文应当在1至2个工作日内、非紧急公文应当在5个工作日内将书面意见报送市政府办公厅;确因情况特殊不能按时办理完毕的,应当及时向市政府办公厅报告。突发事件以及国家法律、法规另有规定的事项除外。

　　对需要贯彻执行的国务院文件、国务院办公厅文件,依照上述原则办理。

　　第四十六条 市政府办公厅建立执行《办法》及本细则的报告制度和通报制度,报告和通报有关情况。

　　第四十七条 各区、县政府和市政府各工作部门向市政府、市政府办公厅报送公文为一式5份。一般公文不超过3000字。

　　第七章 公文归档

　　第四十八条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等有关规定,及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理(立卷)、归档。其中与公文并办的电报随同公文一起整理(立卷)。个人不得保存应当归档的公文。

　　第四十九条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。

　　第五十条 联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或者其他形式的公文副本。

　　第五十一条 本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。

　　第五十二条 归档范围内的公文,要确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移

　　交。

　　第五十三条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　第八章 公文管理

　　第五十四条 公文由文秘部门或者专职文秘人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第五十五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

　　第五十六条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

　　未经市政府转发、翻印或者市政府办公厅同意,不得自行转发、翻印国务院文件、国务院办公厅文件。

　　第五十七条 公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

　　第五十八条 传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,应当安装加密装置;绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。

　　第五十九条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章,视同正式公文管理。

　　第六十条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

　　第六十一条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

　　第六十二条 工作人员调离工作岗位时,应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第六十三条 不具备归档和存查价值的公文,应当经过鉴别和办公厅(室)负责人批准,定期销毁。

　　第六十四条 销毁秘密公文,应当到指定地点由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密(含密码电报)、机密级公文应当严格履行登记手续。

　　第六十五条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

　　第六十六条 行政机关印章的使用和管理,应当严格按照国务院及市政府的有关规定执行。使用印章,必须经本机关行政负责人批准。

　　(一)市政府、市政府办公厅印章的使用:需要使用“北京市人民政府”印章的公文,必须经市长、副市长批准,或者经市政府常务会讨论通过,并经市政府秘书长签发。需要使用“北京市人民政府办公厅”印章的公文,必须经市政府办公厅主任或者主管副主任批准;内容重要的公文,必须报请市长、副市长或者市政府秘书长批准。

　　(二)市政府专用印章的使用:需要使用“北京市人民政府出国任务审批专用章”、“北京市人民政府土地登记专用章”、“北京市人民政府建设用地专用章”、“北京市人民政府行政复议专用章”、“北京市人民政府办理建议提案专用章”和市政府其他专用章的公文,必须经主管副市长或者市政府授权的市政府负责人批准。

　　第九章 附则

　　第六十七条 外事、行政规章方面的公文,除应当遵守《办法》及本细则外,还应当依照有关部门的规定办理。

　　第六十八条 本市国有企业、事业单位公文处理工作,可以参照《办法》及本细则执行。

　　第六十九条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前,各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。

　　第七十条 各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

　　第七十一条 本细则执行中的具体问题,由市政府办公厅负责解释。

　　第七十二条 本细则自20**年5月1日起施行。1994年9月28日市政府办公厅发布,1994年10月1日起施行的《北京市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》同时废止。

篇5：X大学公文处理办法

　　某大学公文处理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为了做好学校党政公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，根据*中央《中国共产党机关公文处理条 例》、国务院《国家行政机关公文处理办法》及国家质量技术监督局《国家行政机关公文格式》（国家标准），结合我校实际情况，制定本办法。

　　第二条 学校公文是传达贯彻党和国家的方针政策、部署学校工作、发布规章 、请示和答复问题、指导和协调工作、报告情况、交流经验的重要工具。全校各单位必须认真做好公文处理工作，发挥其应有的重要作用。

　　第三条 公文处理工作按统一领导、分级管理的原则进行。各单位应有一位主要领导同志负责公文处理工作。党委办公室、校长办公室（以下简称“两办”）负责全校党政公文的管理工作，以不断提高公文处理工作的效率和质量。

　　第四条 公文处理工作必须认真负责，做到准确、及时、安全。各单位须配备文秘人员负责公文处理工作。

　　第五条 公文处理工作必须严格执行有关保密规定，确保国家秘密。

　　第二章 公文主要种类

　　第六条 学校公文的主要种类有：

　　一、决定

　　用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级单位、部门不适当的决定事项。

　　二、决议

　　用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

　　三、意见

　　用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　四、通告

　　用于公布应当遵守或周知的事项。

　　五、通知

　　用于发布规章 制度，转发上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项，任免人员。

　　六、通报

　　用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。

　　七、报告

　　用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。

　　八、请示

　　用于向上级机关请求指示、批准。

　　九、批复

　　用于答复请示事项。

　　十、函

　　用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

　　十一、规定

　　用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

　　十二、会议纪要

　　用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　第三章 公文格式

　　第七条 正式公文（或称文件）包括三个部分：文头部分、行文部分、文尾部分。每个部分又包括若干项内容。

　　一、文头部分一般由份号、文件名称（或发文机关名称）、发文字号、签发人、界栏线等组成，有些文件还在文头中标注秘密等级和紧急程度。

　　1.份号，是指一份文件在总印数中的顺序号，标在文头的左上角。一般情况下，可以不使用份号。

　　2.文件名称，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成，位于文头的正中央，一般为套红印刷大字。此处也可以不加“文件”二字，只印发文机关名称。以学校党委名义对内、对外发文使用“*zz大学委员会文件”文头纸；以学校名义对内发文使用“zz大学文件”文头纸，对外发文使用“zz大学”文头纸。

　　3.发文字号，由发文机关代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。发文年度一律用公元纪年全称，括于六角括号“〔〕”内，置发文机关代字之后，发文顺序号之前。发文序号不编虚号（即1不编001号），不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正下方，如标注签发人，发文字号可居左与签发人位置对应。无文件版头时，发文字号应放在标题下右侧。

　　几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号。校部机关各部门简称和对内对外发文字号按有关规定执行。

　　4.界栏线，指文头与正文之间的分隔线，党的文件红线中间断开置一五角星，行政文件用一条 红线。

　　5.标注签发人。学校上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。

　　6.秘密公文应标明秘密等级，秘密等级分绝密、机密、秘密三种，标注在文件首页左上角。“绝密”、“机密”公文应当标明份号。

　　7.紧急公文应标明紧急程度。紧急程度是对文件处理的时限要求，分特急、急两种，标注位置在文件首页右上角。

　　二、行文部分，是指公文的内容与结构。这一部分包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章 等。

　　1.标题。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。公文标题除发布规章 性文件等特殊需要可加书名号外，一般不用标点符号。

　　转发文件，如被转发文件标题文字过长，可以适当地压缩文字、概括内容，但不能以被转发文件的发文字号代替文件标题。

　　2.主送机关。指承办或处理公文的单位。主送机关应使用全称或规范化简称。主送机关应写在标题之下，正文之上，居左顶格。

　　3.正文。正文是公文的主体，用来表述公文的具体内容。正文位于标题或主送机关下方。

　　4.附件。指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，一般应与主件装订在一起，并在正文之后、印章 位置之前注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件的顺序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。

　　5.发文机关。应写单位全称或规范化简称，几个单位联合发文，应将主办单位排列在前。

　　6.成文日期。一个单位发出的，以领导签发日期为准；联合行文的，以最后一个单位签署的日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。发文时间一般标注在发文机关的右下方。会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

　　7.如遇公文正文恰好满页，发文机关和发文时间须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章 与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。

　　8.印章 。除会议纪要外，公文一律加盖印章 。联合上报的公文，由主办机关加盖印章 ；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章 。印章 盖在发文机关名称的位置，应注意上不压正文，下压成文日期。

　　9.附注。公文如有附注，应居左空二字加圆括号标识在成文日期下一行。其中，“请示”必须在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　三、文尾部分包括主题词、抄送机关、印制版记等。

　　1.主题词。主题词由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成，标注在抄送范围上方。主题词不能随意标注，校内发文一般不标注主题词，上报公文的主题词应按上级机关要求和《公文主题词表》标注。

　　2.抄送机关。公文的抄送机关指除主送机关以外的需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关应使用机关的全称或规范化简称，标注位置在主题词之下抄送栏内。

　　3.印制版记。印制版记包括文件制发单位名称、制发日期和印刷份数。置于文件末页的最下端。

　　第八条 公文的用纸、印装遵行下列格式。

　　一、公文的文字应横排，并从左至右书写。

　　二、一般情况下，公文使用的字体应统一。标题一般用小二号小标宋字体，正文一般用小三号仿宋字体，标题与正文之间要拉开一定距离。

　　三、公文用纸一般使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）纸张。一般每页排22行，每行排28个字，左侧装订。

　　第九条 校部机关各部门发文格式，采用国家标准的信函式格式。即文件头用发文机关名，置于距上页边30毫米处，一般用小标宋字体；发文机关全称下4毫米处为一条 武文线（上粗下细），距下页边20毫米处为一条 文武线（上细下粗），两条 线长均为170毫米。发文机关名称及双线均印红色。

　　第四章 行文规则

　　第十条 学校各单位的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。

　　学校可以对内对外行文。除“两办”外，校部机关各部门一般不准对外正式行文。校部机关各单位对外行文，只限业务对口单位的工作联系及开具相关证明等；对内，按职权范围，可直接向校内各单位行文，也可互相行文,但文件头不许冠以“文件”字样，且只限于发通知、报告、请示、函等文种。

　　第十一条 校部机关以外的校内其他单位一般不直接对校外行文，应按业务范围，由校部机关相关部门按有关规定履行对外行文手续。

　　第十二条 校部机关各部门可以联合行文。校部机关各部门之间对有关问题未协商一致，一律不得各自行文。

　　第十三条 不得越级请示。因特殊情况，必须越级行文时，应抄送越过的机关。

　　第十四条 请示的公文，一般应一文一事，不能一文数事，更不能直接把请示的问题夹杂在报告、纪要、简报中。除校领导直接交办的事项外，请示、报告等应直接报送有关部门，而不要送校领导个人，更不应同时送几位校领导。请示未获批复前，不能抄送其他部门。

　　第五章 发文办理

　　第十五条 发文办理包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。

　　第十六条 草拟公文应注意下列事项：

　　一、要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及其他有关规定。如提出新的规定，应切实可行并加以说明。

　　二、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条 理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　三、人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期要写具体的年、月、日。

　　四、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

　　五、章 节序数的写法要分明。一般排列顺序为：第一层为“一、”，第二层为“一”，第三层为“1.”，第四层为“⑴”。

　　六、应使用国家法定计量单位。

　　七、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　八、规章 制度等规范性文件的写法，应严格遵守《zz大学规范性文件制定技术指引》。

　　第十七条 校部机关各部门对内对外行文均应经主管校领导审核签发，方可打印上报或下发。学校规范性文件，须由校长发布。

　　第十八条 主管校领导、单位领导审批公文应认真负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。

　　第十九条 各单位起草的公文，内容涉及其他单位的，主办单位应主动与有关单位协商，并会签。意见不一致时，主办单位要如实向主管校领导反映各方意见。

　　第二十条 规范性文件，上会前须学校政策法规部门审核，通过后发布时须由政策法规部门会签。

　　第二十一条 各单位在将公文送主管校领导签发之前，单位负责人要认真做好审核工作，审核的重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定，并认真填写发文纸。在公文印制之前，各单位文秘人员要负责认真校对。

　　第二十二条 “两办”对以学校党委和学校名义对内行文和对外行文负责程序审核和复核。校部机关各部门以学校党委和学校名义对内发文或对外行文，在送校领导签发前，应到

“两办”（党务系统到党办，行政系统到校办）统一编号并接受审核，经文秘人员审核签字后方可送校领导签发。公文印制之前，还应到“两办”接受复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。由“两办”负责人复核签字后方可印制、用印、发送。对于不按照公文处理的有关规定办理的文稿，退回拟稿单位补办。

　　第六章 收文办理

　　第二十三条 收文办理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第二十四条 收文要逐件查对、签收。除领导亲收外，所有公文均由文秘人员拆封，其他人员不得拆看。收到各单位上报学校的需要办理的公文，办公室文秘人员应进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则，内容是否符合学校有关规定，涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签，文种的使用、公文格式是否规范。经审核，对符合本办法规定的公文，及时送办公室负责人提出拟办意见，送校领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合要求的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

　　第二十五条 收到上级机关下发或交办的公文，文秘人员要送办公室负责人提出拟办意见，然后送校领导批示后办理。

　　第二十六条 文秘人员应按办公室负责人签注的意见，及时、准确地进行分发，一般都应在当天分发完毕。紧急公文，文秘人员应提出办理时限，做到随到随处理。领导亲收的文件，要及时送给领导本人，不拖不误。对已确定分发范围的一般文件、资料、简报等，文秘人员可直接分发。

　　第二十七条 校领导和各部门的领导参加上级机关会议带回的文件、上级机关直接邮寄给各单位的涉及全校性的重要文件，要及时送交“两办”登记后，按收文程序办理。

　　第二十八条 凡需领导传阅的文件，应附上传阅卡。如需二位以上领导传阅的文件，办公室主任签注传阅意见后，由文秘人员组织传阅。文件传阅时，严禁个人、部门横传及扩大阅读范围。领导同志应抓紧时间阅读文件和签批处理意见，阅后退还文秘人员，不要拖拉、积压，以免贻误工作。

　　第二十九条 领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示，要及时转给承办单位或承办人员。对涉及两个以上单位的事项，应由主管单位会同有关单位协商处理和答复。

　　第三十条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时向发文单位或办公室说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应及时退回办公室并说明理由。

　　第三十一条 已送领导人批示或交有关业务单位办理的公文，文秘人员要负责检查催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止漏办和延误。

　　第七章 公文归档

　　第三十二条 公文办完后，应根据公文立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。学校法规性文件发布后，主办单位应向学校政策法规部门备案。

　　第三十三条 公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整、正确反映本单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

　　第三十四条 立好的案卷，应按照有关规定定期向档案馆移交。个人不得保存应存档的公文。

　　第三十五条 联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的副本。

　　第三十六条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　第八章 公文管理

　　第三十七条 各单位应指定专人负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第三十八条 传递秘密公文时必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

　　第三十九条 翻印上级文件，须经校领导或单位领导批准，绝密级和注明不准翻印的文件，不得翻印。翻印（复印）的文件，应按正式文件管理，不准随处携带和遗失。

　　第四十条 不具备存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要到指定场所并进行登记，有二人以上监督，保证不丢失、不漏销。

　　第四十一条 机关合并时，全部公文应当随即合并管理。机关撤消时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案馆。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定做好移交工作。

　　第九章 附则

　　第四十一条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

　　第四十二条 本办法自发布之日起施行，原公文处理办法同时废止。