P物业文档管理作业指导书
1.目的：规范各类文档的日常管理。
2.范围：适用**物业管理公司。
3.定义
3.1公司内部发文：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划、总结等文件。
3.2公司对外往来文件：以公司名义与政府部门、上级公司、公司客户、相关业务单位及其它单位往来文件等。
3.3部门发文及往来文件：以部门名义发出的组织架构、岗位职责、规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划、总结、报告等，对客户、相关业务单位往来文件等。
3.4文件分类
3.4.1规定：公司或部门发布的、在质量体系文件内容以外的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施等文件。
3.4.2决定：公司或部门发布的、对重要事项或重大行动做出安排的文件。
3.4.3决议：经公司或部门会议讨论通过并要求贯彻的文件。
3.4.4通知：公司或部门发布的、转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的文件。
3.4.5通告：公司或部门发布的、向顾客通知和要求遵守的文件。
3.4.6通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息的文件。
3.4.7请示：向上级请求批示与批准的文件。
3.4.8报告：向上级汇报工作、反映情况、提出建议的文件。
3.4.9批复：答复请示事项的文件。
3.4.10函：商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等文件。
3.4.11会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的文件。
4.职责
4.1 总经理办公室负责公司各类文档的发放、传递、用印、保管和立卷归档。
4.2 各部门经理或指定专人负责本部门的各类文档发放、保管工作。
5.方法和过程控制
5.1文件管理要求
5.1.1文件处理必须做到准确、及时、安全。
5.1.2对内发文须使用公司发文纸格式，对外发文须使用公司信纸格式。
5.1.3文件必须盖章或签字后方可生效。
5.2文件立卷归档依照《档案资料管理程序》执行。
5.3文件格式
5.3.1文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成。
5.3.3公司内部或部门内部发文须有部门名称。
5.3.4多页文件应标明页码。
5.3.5文件版面格式以打开一份新文档时的默认设置为准，即：
|
页面设置 |
格式 |
||
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纸张大小 |
A4 |
字符间距 |
100% |
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上 |
2.54厘米 |
段前 |
0行 |
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下 |
2.54厘米 |
段后 |
0行 |
|
左 |
3.17厘米 |
行距 |
1.5倍 |
|
右 |
3.17厘米 |
缩进 |
右缩进2个字节 |
|
装订线 |
0厘米 |
标题字体 |
黑体三号 |
|
页眉 |
1.5厘米 |
字号字体 |
黑体小四号 |
|
页脚 |
1.75厘米 |
正文字体 |
华文细黑小四号 |
5.3.6文件格式范例
文件名称(黑体、三号，居中)
文件字号(黑体、小四号，居中)
文件正文(华文细黑体、小四号)
之平管理重庆分公司
(部门名称)
二○○ 年 月 日(日期须用大写汉字)
主题词：
主送：
抄送：张贴时间:
拟制：审核：审批：
(华文细黑五号)
第 页共 页(华文细黑体，小五号，居中)
5.4文件字号编码规则
5.4.1 以公司名义的发文的字号由总经理办公室统一管理。
5.4.2公司对外发文字号编码规则为:
之平管理 +渝+ [****]+ ***
公司名称 +分公司简称+ 年号 + 流水号
如：之平管理渝[20**]001
5.4.3公司内部发文(含职能部门联合发文)字号编码规则为:
ZPMG-CQ +****+***
公司名称代码 + 年号 + 流水号
如：ZPMG-CQ[20**]001
5.4.4公司各部门发文(含业务部门)字号编码规则为：
ZPMG-CQ +*** +****+***
公司名称代码 + 部门简称 + 年号 + 流水号
如：ZPMG-CQ(人力)[20**]001
5.4.5公司各部门简称：总经理办公室--总办，人力资源部--人力，财务管理部--财务，营运管理部--营运，市场发展部--市场。
5.4.10业务部门简称：中冶·林荫大道-中冶，鲁能星城七街区-鲁七，鲁能星城八街区-鲁八，鲁能星城十一街区--鲁十一。
5.4.7其它临时性文件等可不用编号。
5.5制度格式
5.5.1 制度封面、制度标题格式、制度标题表头格式、制度正文格式、制度所属表格格式、制度所属表格表头格式依照*Z-CQ01-02《质量体系文件编制作业指导书》执行。
5.5.2制度编号为：ZPMG-CQ -**-**(公司名称代码+重庆分公司简称+部门代码+流水号)。
5.5.3制度所附表格的编号为：ZPMG-CQ-**-**- F*(公司名称代码+重庆分公司简称+部门代码+制度流水号+F+表格流水号)。
5.5.6分公司各部门代码：总经理办公室--ZB，人力资源部--HR，财务管理部--CW，营运管理部--YY，市场发展部-SC。
5.5.7业务部门简称：中冶·林荫大道-ZY，鲁能星城七街区-L7，鲁能星城八街区-L8，鲁能星城十一街区-L11。
5.6收文
5.6.1收文一律使用《文件处理表》。
5.6.2外单位来文由公司前台文员负责收文，在《文件登记表》中登记，根据文件属性由总经理办公室及时分送相关部门，并跟踪处理结果，处理完毕后及时归档。
5.7办文
5.7.1办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。
5.7.2办文由总经理办公室统一安排并提交相关领导签署《文件处理表》后安排办文，包括文件的分送、传递和催办，办理完毕后及时归档。
5.7.3各部门须严格按照时限要求完成，协办部门须积极配合主办部门完成文件处理，总经理办公室负责文件的催办，防止漏办或延误。
5.7.4文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。
5.8 电子文档
5.8.1各类电子文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存，重要文件须加密，并备份，在《文件资料目录》备注栏中注明文档保存路径。
5.8.2如以电子文档形式传送的文件需对文本文件进行存档时，须将有审批意见的邮件封面打印与文本文件一同存档。如文件内容为质量记录，打印时须保持原质量记录表格的格式。
6.质量记录和表格
*Z-CQ02-02-F1 《文件处理表》
*Z-CQ02-02-F2 《文件登记表》
物业经理人网 www.pMceo.com篇2：P物业质量记录控制作业指导书
P物业质量记录控制作业指导书
1.目的：规范各类质量记录的管理。
2.范围：适用于公司各部门。
3.职责
3.1营运管理部负责编制及修订《质量记录清单》，监督、检查各部门质量记录的控制情况。
3.2 部门经理负责质量记录借阅和处理的审批。
3.2 各部门指定专人负责质量记录的管理。
4.方法和过程控制
4.1 工作现场质量记录的管理
4.1.1 工作现场的质量记录应保存在标有质量记录名称的文件夹中。
4.1.2 工作现场质量记录应保持整洁。各级管理人员须对现场质量记录进行检查，并于每月5日前将上月质量记录收集后上交部门经理审阅。
4.2 已收集的质量记录的管理
4.2.1 各部门须指定专人在每月初检查上月生成的质量记录，确保无异常。
4.2.3质量记录归档须合理编目、标识，每卷资料的封面需装订《归档资料封面》。
4.2.4质量记录一般可按月/季/年度定期归档。对于数量较少或延续性不强的可在一月份进行;对于数量较多的可在每月或每季第一个月的5日前进行。
4.3 已归档质量记录的管理和报废
4.3.1质量记录的保管依照《档案资料管理程序》执行。
4.3.2各部门参照营运管理部制定的《质量记录清单》保存质量记录。超过保存期限的质量记录填写《质量记录报废申请表》报部门经理审批后作报废处理。
4.4 质量记录的检查
4.4.1营运管理部每月组织一次质量记录管理情况检查，并将检查情况记录在《质量记录检查记录表》上。
4.4.2质量体系文件更改后，营运管理部须对各部门质量记录进行一次全面检查，重点抽查当次更改的质量记录，将检查情况记录在《质量记录检查记录表》上。
5.相关文件
*Z-CQ01-01 《质量记录清单》
6.质量记录和表格
*Z-CQ01-F1 《质量体系文件编制(更改)申请表》
*Z-CQ01-F2 《质量记录检查记录表》
*Z-CQ01-F3 《质量记录报废申请表》
*Z-CQ01-03-F3 《借阅登记表》
*Z-CQ02-F1 《归档资料封面》
*Z-CQ02-F2 《归档资料登记表》
篇3：P物业印鉴及证照管理作业指导书
P物业印鉴及证照管理作业指导书
1.目的：确保印鉴、证照、荣誉证明等妥善保管及合理使用。
2.范围：适用于公司各部门。
3.定义
3.1印鉴：包括公司公章、公司合同章、公司各专用章、各部门公章、各部门业务章等各类印鉴、证、组织机构代码证、各类收费许可证、停车场收费价目表、机动车停车场
3.2证照：包括公司及各部门营业执照、税务登记许可证、各类资质证书等。
3.3荣誉证明：包括各类荣誉证书及奖牌、奖杯、额匾等。
4.职责
4.1总裁办公室负责公司公章、公司合同章的保管及使用，负责公司各类证照和荣誉证明的保管和使用。
4.2公司党支部书记负责公司党支部章的保管和使用。
4.3部门经理负责本部门印鉴和证照的保管和使用。
5.方法和过程控制
5.1部门各类印鉴、证照须在《印鉴、证照登记表》上登记，报总裁办公室备案。
5.2部门印鉴及证照由部门经理负责保管。
5.3使用印鉴的部门或个人须填写《印鉴、证照使用登记表》，经部门经理审批后方可加盖印章。
5.4各部门新刻或改制印鉴、办理各类证照，须填写《印鉴、证照办理申请表》，报总裁办公室审批后方可办理，办理后须报总裁办公室备案。
5.5 部门经理须按时办理证照年审工作，也可委托总裁办公室代为办理。
5.6印鉴、证照如发生丢失、损坏或被盗时，需在总裁办公室登记备案，并及时办理作废声明和补刻手续。
6.质量记录和表格
*Z-CQ02-04-F1 《印鉴、证照登记表》
*Z-CQ02-04-F2 《印鉴、证照使用申请表》
*Z-CQ02-04-F3 《印鉴、证照办理申请表》
篇4：p物业重要资料管理作业指导书
p物业重要资料管理作业指导书
1.目的：规范重要资料收集、保管工作。
2.范围：适用于公司各部门。
3.职责
3.1营运管理部负责确定质量管理体系标准和适用于各部门的政策法规资料。
3.2部门经理对工作现场使用和保存的重要资料负责。
3.3各部门指定专人负责收集和保管本部门的工程档案、设备技术资料、物业资料、顾客档案。
4.方法和过程控制
4.1 重要政策法规的管理
4.1.1公司总裁办公室负责收集最新或有效的行业标准、政策法规资料交营运管理部。营运管理部负责确定适用于公司各部门业务的行业标准、政策法规，记录在《重要政策法规清单》上，并标明各部门必须保存的资料。
4.1.2涉及到公司目前的业务及管理工作的政策法规资料，营运管理部负责在一周内编制或修改相关文件，经审批后下发至各部门执行。
4.1.3营运管理部与总裁办公室每半年核对一次新收集的政策法规资料。
4.1.4重要资料过期或作废由存档部门收回，加盖作废章并与有效资料分开保存。
4.1.4新成立部门须于一周内向营运管理部申领须保管的重要政策法规资料。
4.2工程档案及设备技术资料的管理
4.2.1工程档案资料：包括物业竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，附属配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;设施、设备安装、使用和维护保养技术资料。
4.2.2 供配电系统图纸资料：包括发电机、高压环网柜、变压器、配电柜、动力柜、控制柜、公共照明、供电线路等资料。
4.2.3给排水系统图纸资料：包括管网图、二次电路控制图等资料。
4.2.4消防系统图纸资料：包括烟雾、温度探测器、报警装置、消防控制主机、联动柜、消防水泵、消火栓、喷淋管网、防排烟系统、自动灭火系统等资料。
4.2.5电梯图纸资料：包括电梯安装图纸、电梯调试记录等资料。
4.2.6 空调系统图纸资料：包括冷水机组、空调泵类、冷却塔、空气处理机、新风机、风机盘管、自控箱等资料。
4.2.7 电讯系统图纸资料：包括内线电话、闭路监控系统、对讲系统、公用天线及卫星电视系统、紧急广播系统等资料。
4.2.8其它设备图纸资料：包括立体车库、防雷系统、娱乐场所及设备、泳池设备、桑拿房及设备、煤气管道、停车场设备等资料。
4.2.9各部门负责在项目入住或签约进驻三个月内收集并核对由发展商(或甲方)提供的以上各类工程档案及设备技术资料，如资料不全，应及时向发展商(或甲方)索取，并对相关人员进行培训。
4.2.10部门须编制《设备供应商联系表》，将各类设备型号、供应商名称、地址、联系人、联系电话等资料填写清楚，每半年核对一次。
4.3 物业资料的管理
4.3.1 物业资料包括用地批准文件、项目批准文件、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设施工许可证、建筑执照、物业质量保证文件、物业使用说明文件、房屋本体和设备的改造变更资料、用电(水)指标批文、管理用房资料、商业用房资料、物业分区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、公用设施资料及园林绿化设施资料等。
4.3.2 各部门负责在项目入住或签约进驻三个月内收集并核对由发展商(或甲方)提供的以上物业资料，如资料不全，应及时向发展商(或甲方)索取，并对相关人员进行培训。
4.4 顾客档案的管理
4.4.1 顾客档案包括顾客基本资料、顾客房屋资料和顾客个性资料。顾客基本资料包括入住通知书、业主委托书、业主(住户)公约、业主(住户)登记卡、服务协议书等;顾客房屋资料包括入住验收文件、装修申请及验收文件、室内维修记录等;顾客个性资料包括顾客爱好、个性化需求等。
4.4.2顾客档案按房间或公司分别装袋保管，档案袋封面须填写《袋内档案清单》。
4.4.3顾客档案及顾客持有IC卡的电脑资料属保密资料，如需查阅须经部门经理批准。
4.4.4 如政府执法机关因工作需要查询顾客档案，档案管理人员须核对其合法证件，并在《借阅登记表》上登记查阅单位、姓名、有效证件名称、编号及其它证明材料等内容，并经部门经理审批后，方可查(借)阅。
5.质量记录表格
*ZCQ02-03-F1 《重要政策法规清单》
*Z-CQ02-03-F2 《设备供应商联系表》
*Z-CQ02-03-F3 《袋内档案清单》
*Z-CQ01-03-F3 《借阅登记表》
篇5：P物业钥匙管理作业指导书
P物业钥匙管理作业指导书
1.目的：加强钥匙管理，消除安全隐患。
2.范围：适用于公司各部门。
3.职责：部门经理指定专人负责钥匙的接收、领用、保管和配制。
4.定义：钥匙主要包括空置房、设备房、消防通道门等公共场所的钥匙及办公室、办公桌、办公柜等备用钥匙。
5.方法和过程控制
5.1 由部门经理指定专人对钥匙进行收集、标识并分类保管，公司本部的钥匙由总裁办公室统一管理。
5.2 钥匙领用须在《钥匙领用登记表》上登记，办公室、办公桌、办公柜等钥匙给使用人配制一套，钥匙管理员统一保管所有钥匙并对领用、归还情况做记录。
5.3配制钥匙须填写《钥匙配制申请表》并报部门经理审批，由钥匙管理员进行配制，使用人在《钥匙领用登记表》上登记。
5.4 使用人不可将钥匙随意放置或转借他人，借用的钥匙下班前须本人亲手交还给钥匙管理员，钥匙管理员每天下班前应清点钥匙数量，如有异常，应在《钥匙使用登记表》的“备注”栏中予以记录。
5.5 仓管员请假时需对仓库钥匙进行移交，并在《钥匙使用登记表》上签字确认。
5.6 钥匙不慎遗失，应立即报告部门经理，由部门经理做出处理意见，钥匙管理员在《钥匙使用登记表》上登记备案。
5.7 钥匙管理员应编制本部门的《钥匙清单》，每季度核对一次，对钥匙的变动情况进行记录。
6.质量记录和表格
*Z-CQ02-05-F1 《钥匙领用登记表》
*Z-CQ02-05-F2 《钥匙配制申请表》
*Z-CQ02-05-F3 《钥匙使用登记表》
*Z-CQ02-05-F4 《钥匙清单》