篇2：县机关事务管理局文书档案制度

　　县机关事务管理局文书档案制度

　　严格文书档案室管理制度，无关人员不得入内查阅、翻阅文件，随手关门，切忌将钥匙挂在抽屉或门上。

　　切实做好保密工作，各种有密级的文件、资料、会议记录等保密材料阅后及时收回，随时入柜，不得放在办公桌上过夜。保密废纸统一到指定地点粉碎，不得另行处理。

　　负责各类发文的编号、登记、印发，做到准确、无误。

　　及时做好各种来文的登记，按规定程序分别送局领导、中层干部传阅，做到当日收文，当日传阅，及时收回。

　　按月做好各类文件、资料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破损、不重复、不零乱，文件资料完整，查找方便。

　　做好文件资料的归档工作。须在次年五月底前完成，按规定编写序号、目录、页码，装订成册，及时归档;因工作需要调阅档案，须经局领导同意，阅后及时归还。

　　文件收发、传阅、立卷归档管理制度

　　发文：因工作需要应局名义对外行文，先有关科提出要求，对于需要协调和解决的事项，事先进行协调，取得一致意见。然后有关科拟定行文稿件，送办公室审核认可，并在核稿上签字后，报局领导签发。再办公室登记编定发文号，打印的稿件经有关科校对无误后，交办公室司印、装订、留存、分送。

　　收文：收文办理包括签收，登记、申核，拟办、批办、承办、催办等程序。文件收发按照收文办理的程序签收登记后，送办公室领导审核来文是否受理，对应转办的文件要及时转交，在此基础上提出拟办意见，分送领导及有关科阅读或对应办的事项作出批示。

　　传阅：根据领导的意见需传阅的文件，办公室负责收发的同志依次送有关科和有关人员传阅，传阅文件一般做到当天送达，当天阅毕，签名交回，以提高传阅时效。因需要而暂留的文件，要打好招呼。

　　承办：需要承办的文件根据领导批示，办公室及时转交给有关科或有关同志，按照要求及时办理;超过时限的，办公室催促办理。办理结束后，将办理结果书面交办公室，需要答复对方的，拟写成初稿，办公室报请领导审定后行文。县委办、县府办转给需提出拟办意见的文件，办公室应及时报送局领导，签署意见后，直接送交转给有关部门。

　　立卷：收发的文件一般按照收发序号一月整理一次，对缺少或残缺的文件，及时追查、弥补。次年五月底前分门别类，附上目录，立成卷宗，保证文件、资料的整齐、完整。

　　归档：按照要求严格做好一年一次的归档工作，档案要摆放整齐，便于查找，同时落实防潮、防火.防蛀、防鼠等措施，保证档案安全。调阅档案须经局领导同意，并工作人员具体操作，档案一般不外借。
　　保密：切实按照文件密级要求做好保密工作。

篇3：小型公司公文、文书管理制度

　　小型公司公文、文书管理制度

　　一、公司的公文格式应规范化，公文处理程序应严肃、正确。除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。

　　二、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。

　　三、公司公文的发行由公司总裁办公室负责。包括公司各类红头文件、总经理办公例会会议纪要、规章制度、通知、指示等。

　　四、各单位、各部门自行打印的涉及公司权益的外发文稿必须经本部门负责人签字，交综合管理部审核后发送。

　　五、各单位、各部、室所有打印成文的内部规章制度和下行文稿必须报行政部留底存档。

　　六、文件管理的范围包括： 文书管理范围包括：一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、人事专员发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、各类合同文件以及其他有关公司的重大事项文书资料。

　　七、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

　　八、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

　　九、公司文件的发文管理

　　1、公司发文由行行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。

　　2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。

　　3、公司对内公开文件由行政部负责起草和审核，总裁签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政部负责审核，审核无误打印后，由总经理盖章，签发。

　　4、文件须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级;部门负责人审定，总裁签字同意后打印发文。

　　3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。

　　十、收文管理

　　1、公司收文的处理程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、收文、分文、登记、传送、归档、销毁。

　　2、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由行政部负责执行。收到文件后，先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。

　　3、凡寄至公司的文件、传真等，由综合管理办公室签收并做好相应记录;

　　4、机密文件由综合管理部专人保管，并对文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

　　5、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。

　　6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需总经理批准后方可借阅。

　　7、综合管理部对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

　　8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

　　9、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续;

　　10、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政部签字批准，按照文件管理制度进行处理。

　　11、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。

　　十一、文件管理流程设计

　　根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

　　1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

　　借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

篇4：万科房地产文书管理制度

　　万科房地产文书管理制度

　　第一章 总则

　　第1条 目的

　　为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。

　　第2条 范围

　　本单位各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。

　　第二章 收文

　　第3条 签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

　　第4条 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。

　　第5条 签收文件应签写姓名并注明时间。

　　第6条 文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交行政管理部保管，个人不得存放。

　　第7条 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

　　第三章 发文

　　第8条 企业的文件由行政管理部负责起草和审核，由总经理签发;企业本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，由总经理签发。

　　第9条 以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。

　　第10条 在企业日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用企业文件的形式发布。

　　第四章 分文

　　第11条 外来文件由行政管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。

　　第12条 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

　　第五章 会签

　　第13条 需多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。

　　第14条 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

　　第15条 文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送行政管理部。

　　第16条 重要文件的审核、批示与执行涉及企业总体协调或应由总经理审核的文件，由行政管理部汇总签办意见，呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示，并下发相关部门予以执行。

　　第六章 立档

　　第17条 经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立档管理，业务文件由业务办公室立档管理，次年移交档案室管理。

　　第18条 立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。

　　第19条 文件档案用卷宗按规定装订保存。

　　第七章 文书日常管理

　　第20条 借阅

　　(1)凡因工作需要借阅文件时，必须履行手续，一般文件经部门经理签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。

　　(2)文件借出室外需登记，借阅期间应保证文件的完整与安全，阅后在规定时间内归还。

　　(3)翻印(复印)如需复印文件，应经领导同意方可复印。

　　第21条 保管

　　(1)文件应妥善保管，防虫、防霉、防丢失，保证文件的安全。

　　(2)所有文件应有专柜存放，加锁，定期清理翻动、通风、防湿。

　　(3)机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私自摘录或对外泄露。

　　第22条 文件的销毁

　　文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销毁文件。

　　第八章 附则

　　第23条 本制度由行政管理部负责解释，自颁布之日起实施。

篇5：开发公司文书档案管理细则

　　开发公司文书档案管理细则

　　第一条 为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。

　　第二条 本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。

　　第三条 职责

　　(一)办公室负责公司文书档案的管理。

　　(二)各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人(秘书)负责保管公司下发的文书档案。

　　(三)各项目部负责本项目部文书档案的管理工作，并指定专人(秘书)负责保管公司下发的文书档案。

　　第四条 文件材料的归档范围

　　(一)外单位来的文件材料.：

　　1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。

　　2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。

　　3、政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件材料。

　　(二)公司在工作中形成的文件、资料：

　　1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。

　　2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、总经理讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。

　　3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料。

　　4、公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简报。

　　5、公司编制的各种计划、统计报表等。

　　6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。

　　7、关于人事任免的文件材料。

　　8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等。

　　(三)下属项目部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。

　　第五条 文件材料的归档时间公司各部门(除拆迁部外)形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。

　　第六条 归档文件的系统性要求

　　(一)应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。

　　(二)归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。

　　第七条 归档文件在技术加工方面的要求

　　(一)案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。

　　(二)卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面;正文在前定稿在后;批复在前请示在后。

　　(三)归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年;年度计划按开始年;多年总结按最后年;批转、批复按批转、批复时间立卷。

　　(四)整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。

　　(五)拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素(文件作者、内容、名称)要完整、准确。文字要简练通顺，概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不对题、词不达意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。

　　(六)案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫浆糊，以防虫蛀。文件纸型大小不一时，要做必要的补贴或折叠。字迹不清楚的重要文件材料要设法复制清楚。文件分类要反复推敲，确保无疑时再装订，以避免因分类不准确造成返工。案卷装订要使用线绳或麻绳，去掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观。

　　(七)向档案室归档的所有案卷，都要根据案卷重要程度，按照一定次序进行系统的排列，编写案卷顺序号，填写案卷目录一式两份，交接人双方清点无误后由有关人员在案卷目录上签字，双方各存一份。

　　第八条 文书档案的保管期限

　　文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久为十年以上，长期为五年至十年，短期为五年以下。

　　(一)凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌的，需要经常利用，具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。

　　(二)凡是反映公司工作活动的，在相当长时间内需要查考的档案，应列为长期保管。

　　(三)凡是在较短时间内公司需要查考的各种文件材料均应列为短期保管。

　　归档范围和保管期限详见下表：

　　文书档案归档范围和保管期限一览表

　　序号归档范围保管期限

　　1与本公司业务有关的政府主管单位颁发的指示、命令、条 例、规定等重要的文件材料永久

　　2公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等永久或长期

　　3公司总经理办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录等永久或长期

　　4公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件永久或长期

　　5政府有关的主管部门来我公司检查工作形成的文件材料短期

　　6公司对外签订的各种合同、协议书等长期

　　7公司及各部门的年度工作总结、计划及报告、简报短期

　　8公司编制的各种计划、统计报表等短期

　　9公司大事记及反映公司重要活动的简报等文件材料长期

　　10公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等长期

　　11有关干部任免、人事奖惩的文件材料长期

　　第九条 未尽事宜，由公司办公室负责解释。

　　第十条 本细则与《档案管理办法》一并颁布施行。