篇2：物业公司档案管理制度(9)

　　物业公司档案管理制度（9）

　　一、公司档案由出纳统一管理，各部门需要的档案可申请复印件。

　　二、档案按以下分类：工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。

　　三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式：

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　　企业名称（缩写）部门 文种时间编号

　　密级：

　　A.机密文件：公司章程、股东会、董事会纪要、决议，重大业务合同函件、会议纪要、Ａ级财务资料（财务报表、验资报告、重要函件）、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。

　　B.普通文件：除Ａ级外的文件均属Ｂ级。

　　四、原则上所有资料应以原件存档，当存档资料确因客观因素而不能存放原件时，可用复印件替代，但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因。

　　五、归档资料必须准确做好文件索引。建档立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内文件应把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右下角。

　　六、案卷装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应附上抄件，案卷标题要标明相关署名、部门、问题等，文字要求简练、确切；用钢笔书写，字迹端正。

　　七、案卷按机构、年代排列，永久与长、短期案卷分开保管，编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

　　八、注意做好保密工作，存放档案的门窗要坚固，并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。

　　九、每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题应及时采取补救措施，确保档案的安全。

　　十、借阅文件档案（包括资料），必须由借阅人填写借阅单，经公司总经理审批，财务资料同时须经财务经理审批，办理借阅手续，Ａ级档案须由总经理批准方能借阅；Ｂ级档案由副总经理批准借阅。

　　十一、装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。

　　十二、查阅档案的人员必须爱护文件档案，不得随便携带或转借他人阅读。做好档案的安全和保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，将追究当事人责任；如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。

　　十三、查阅的文件档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导处理。

　　十四、对摘抄卷内档案，应经总经理同意。对摘抄的材料应进行审查、签章。

篇3：物业公司档案管理规定(十二)

　　物业公司档案管理规定（十二）

　　（一）总则

　　公司实行“统一领导，各负其责。分级归档，集中管理”的原则。

　　公司的档案是公司全体员工在日常工作中直接形成，能反映公司日常活动，业务往来，重要事项、历史沿革、人员变化等重要的各种资料。其特点是有重要保存价值。包括计算机文字、书面文稿、图纸、图表、照片、声像等资料。

　　在工作中形成的具有保存、查考价值的各种信息载体的项目资料均要立卷、归档。

　　公司的所有工作人员应严格按照规定，定期向本部门移交，在一个工作周期内自己经手的各种档案资料。任何人不得据为己有。

　　（二）管理机构和岗位职责

　　公司的档案管理工作为总经理负责制。公司设立档案室，行政人事部门负责公司档案的集中管理工作。办公室定期到各部门，复制各部门计算机内所形成的文字资料和图片资料。每个年度的一月份，到各部门指导督促催办档案的立卷归档和上缴保管工作。各部门的经理为本部门档案管理的负责人，各部门指定一名工作人员为兼职档案员，经办本部门档案的管理工作。

　　行政人事的档案管理职责是，掌握国家有关的档案法规、规定、政策的动态，做好信息的传达工作，根据国家有关的档案法规、规定、政策变化和公司领导的指示及时调整公司的管理制度；检查、指导和督促各部门的档案工作，组织对有关人员的培训。档案的编目工作均由办公室按照档案编目要求统一进行。保证档案的齐全完整，并使每个部门的档案在公司档案管理体系中形成一个有机的整体。

　　（三）归档范围

　　1、各类请示，报告，会议纪要。

　　2、意向书、协议书、项目申请书，

　　3、重要的治谈和会议记录、备忘录，

　　4、开发项目机会性分析可行性研究报告

　　5、公司资信变动情况，

　　6、外出考察、调查培训等活动中形成及收集的材料(包影像资料)，

　　7、企业负责人，名单，及人选情况，

　　8、合同、章程，

　　9、向上级单位上报的报告书及批复，

　　10、有关部门出具的证明制将：

　　11、营业合法证件(包括企业负责人证件)，

　　12、营业执照和营业证书内容文稿，

　　13、企业代码证书等。

　　14、与重要的客户来往的信件、函电，

　　15、历年工作总结，

　　16、年度预算报告；

　　（四）立卷程序

　　根据“谁办谁立卷”的原则，项目协议、合同签订或重要的文档资料形成后，经办人要建立档案材料收集袋，随时积累材料。

　　对每年年度内各部门形成的文件材料立卷、归档，上交办公室后，办公室按照文件的重要程度应划分永久、长期、短期保管期限。

　　（五）管理与利用

　　1、公司办公室应建立档案的统计登记表，完善借阅制度。对档案的收进、移出、保管、利用等隋况进行精确的统计并注意收集档案的利用效果。

　　2、档案存放案卷的箱柜必须坚固，并有防盗、防潮防高温、防虫鼠、防潮、肺尘等设施。定期检查档案曲保管情况，对破损或变质的档案应及时修补和复制。

　　3、档案管理人员调动工作时，应在离职前办理交接手续

　　4、办公室根据工作需要，编日常管理与查询系统，编制各种必要的目录、卡片、索引等检索工具，力求查找方便，调卷迅速准确，积极为一线部门提供服务。

　　5、档案的移交、鉴定与销毁

　　各部门凡以公司名义行文所形成的档案应在第二年的上半年向公司档案室移交，交接取方根据移交目录清点核对，并履行签字盖章手续。移交目录一式两份，交接双方各执一份。

　　各部门在人员发生变化时，应及时办理档案移交手续。按照工作移交的有关规定，列出清单，部门经理作为监交人，负责清点核对档案的移交工作。

　　办公室应根据保管期限的规定，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案应在本单位主管领导主持下，由档案部门和有关业务部门组成的鉴定小组共同进行。鉴定结束后应自本单位领导提出鉴定报告。

　　经过鉴定失去保存价值的档案，要登记造册，经本单位领导审批后方可销毁。销毁档案应指定两人负责监销，监销人要在销毁清册签字。

　　（六）考核与奖惩

　　对于将材料散存在个人手中，归为已有，不按要求立卷、归档、上交者，办公室应写出书面报告，上报公司领导做出处理意见。

　　对于丢失、销毁、出卖、私自携带出公司者，将视情节轻重，给子处理，问题严重的，按照《中华人民共和国档案法”》有关

规定处理。

　　对于完成好的部门和个人，公司将予以表彰和奖励。

　　（七）其它

　　其它档案，参照国家档案局颁发的有关规定执行。

篇4：物业管理公司档案管理员职责(1)

　　物业管理公司档案管理员职责（一）

　　一、遵守公司的各项规章制度，并认真贯彻实施。

　　二、建立建全档案管理、借阅制度。

　　三、对于员工档案、公司合同档案的各类档案的分类保管。

　　四、负责对员工个人档案的科学化管理。

　　五、负责对公司文件资料的保存、入库、整理、登记等工作。

　　六、定期的对档案进行检查、整理。

　　七、积极的配合其他部门的工作，做好沟通交流。

篇5：物业服务资料业主档案管理方案

　　物业服务资料与业主档案的管理方案

　　为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本管理方案。

　　一、资料或档案的收集与保存

　　首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。

　　二、资料或档案的整理与分类

　　所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。

　　1.工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。

　　2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。

　　3.装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。

　　4.维修资料：包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。

　　5.业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。

　　6.本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。

　　7.行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。

　　三、资料或档案的归档

　　对于所有分类整理好的信息资料，工作人员必须进行归档保存。

　　1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。

　　2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在计算机中按级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

　　3.档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

　　4.根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸，在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称，制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方，并将档案盒整齐排列在档案柜中。

　　5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内，详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。

　　6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等，并随时保持干燥、通风、清洁，确保储存地点符合防火、防虫

防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室应避免无关人员任意进出，以保证档案的安全和完善。

　　7.所有档案盒资料都应妥善保存，注意保持整洁，不得擅自涂改、外借，未经授权，任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。

　　四、资料或档案的运用

　　工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用，内部员工可通过管理中心内部局域网，查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案，借阅原始资料的使用者，应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅，特殊情况如需查阅须报管理处。

　　五、业主档案的跟踪

　　当业主联络方式发生变化或业主发生更替时，服务中心应将变化情况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔两周跟踪一次。

　　六、过期资料或档案的销毁

　　对于作废或失效文件，相关人员应在失效文件上标注作废标记，防止继续使用。根据文档的保存期限和性质，管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁，但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单，便于备查。