财务交接、档案管理制度

　　第八十四条 财务会计的工作交接，直接影响到财务会计的工作的连续性及交接人责任是否明确的问题，务必引起控股及子公司有关领导的重视。

　　1、基本要求：财务会计人员工作变动或者因故离职必须将所经管的工作全部移交给接替人员，没有办清交接手续不得变动工作或者离职，不得结算工资等。

　　2、移交人在办理移交手续前应及时办理完毕未了事项，包括对已经受理的经济业务尚未填制凭证的，应填制完毕;尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额加盖经办人员印章;整理应该移交的各种资料，对未了事项写出书面证明等，同时编制移交清册，列明应当移交的会计凭证，各种账簿、报表、现金、有价证券、印章、相关的文件资料及其他业务用品，需要移交的遗留问题，应写出书面材料。

　　3、交接双方要按照移交清册列明的内容，进行逐项交接：现金要根据会计账簿余额进行点交，不得短缺;有价证券的数量要与会计帐簿记录一致。所有会计资料必须完整无缺，如有短缺，必须查明原因，并在移交清册中注明，由移交人负责;银行存款余额要与银行对账单核对，各种财务物资和债权债务的明细帐户余额要与总账有关帐户余额核对，核对清楚后，才能交接;移交人员经管的票据，印章和其他业务用品等，也必须移交清楚，特别是实行会计电算化的单位，对其密码和有关数据应当在电子计算机上进行实际操作移交，以检查电子数据的运行和有关数字的情况，交接工作结束后，交接双方和监交人要在移交清册上签名或盖章，以明确责任，同时，移交清册由交接双方以及单位各执一份，以供备查。

　　4、专人负责监交，财务会计和主管级人员办理工作移交时，由控股财务经理与公司财务经理负责监交;公司财务经理移交时，由控股财务经理和公司总经理负责监交;以下人员工作移交;由资金经理和财务经理负责监交;财务经理移交由资金经理和董事长(总裁)监交。

　　5、监时工作交接。对财务会计人员临时离职或因病暂时不能工作需要有人接替或者代替工作的，也应该按照以上规定办理交接手续。

　　6、移交后的责任。移交人对自己办理且已移交的财务会计资料的合法性、真实性，要承担法律责任，不能因为财务会计资料已移交而推脱责任。

　　第八十五条 财务会计资料档案管理

　　1、会计凭证登记完毕后，应当按照分类编号顺序保管，不能乱丢失。

　　2、记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月度和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线签处签名或盖章。各种经济合同，存出保证收据连同收付款凭证复印件(涉及外币的需注明汇率及结算方法)等重要原始凭证，另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上注明日期和编号。

　　3、原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位负责人或投股财务经理批准，方可复制。向外单位提供的原始凭证复印件，应该在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。

　　4、从外单位取得的原始凭证的号码、金额和内容，经公司负责人和财务经理批准后，才可代作原始凭证。

　　5、年终过后，应将会计凭证、会计报表、各种账簿及有关文件资料按归档的要求，负责整理成卷或装订成册并编写查找目录，实行归档保管。归档保管时，应存放有序，以便于查找。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放、严重毁损、散失和泄密。

　　6、撤销、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。

　　第八十六条 其他有关管理规定

　　2、所有的财务审批程序必须自下而上，经财务经理审核后报有关领导审批，否则，财务部应拒绝付款或报销。

　　3、公司的收支情况、有关财务数据、财务文件资料，是公司高度商业秘密，未经公司董事长总裁批准，不得向无权获悉的人员提供资料或透漏。

　　4、财务的印章、支票管理：会计、出纳印鉴必须各自保管，财务专用章由资金经理保管。任何时候不能同时一人掌握全部印章。印鉴应各自亲自使用，不能让他人使用。支票由总出纳购买保管，发票和收据由财务经理指定专人购买，严格领用和核销手续。

　　5、贪污、盗窃物品处理：凡贪污、挪用、盗窃、擅吃公司物资、物品、钱财和侵占员工利益的行为，必须严肃处理，是金钱的按金额，是物品的按原价给予二十倍以内的罚款，对举报有功者，奖励罚款的30%。

　　6、不按公司规定办理而造成公司损失的，谁经办谁负责。如负责人管理不善造成的损失，要追究负责人的责任。

　　第八十七条 会计档案管理规定：

　　(1)会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报告，验资报告、审计报告、财务会计制度以及与经营管理和投资人权益有关的其他重要文件，如合同、章程、董事会决议和长期经济合同等。

　　(2)控股及子公司应按规定建立会计档案和档案管理制度，会计档案必须在中国境内的企业所在地妥善保存，不得丢失损坏。由总经办拟定档案室《档案管理制度》。

　　(3)会计凭证、会计账簿和月份、季度会计报表，至少保存15年。年度会计报表(包括清算会计报表报告)及其他重要会计档案必须永久保存。

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