篇2：小型公司档案管理制度

　　小型公司档案管理制度

　　一、档案由专人负责收集。包括附件、批复、定稿等。并明确具体责任，认真做好文件收发、登记、传阅和归档工作，对涉及机密的文件、资料，要保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

　　二、档案归档范围：

　　公司章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、劳动工资、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、活动方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。

　　(一)人事档案归档

　　1、员工个人档案。在职员工个人档案由行政部负责保管;离职员工档案保存期限为一年;列为储备人才的人员资料，保存期限为半年。

　　2、其它人事资料。公司规章制度资料永久保存;有关章程制订的文件保存五年;有关员工任用、岗位变动的文件保存一年;工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。

　　(二)所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

　　(三)坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

　　(四)档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

　　(五)档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

　　三、档案的借阅与索取

　　1、总经理、公司部门负责人借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

　　2、公司其它人员需借阅档案时，需经部门主管批准，并办理借阅手续。

　　3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总裁批准方可摘录和复制，一般内部档案由公司总裁办公室主任批准方可摘录和复制。

　　三、附则

　　(一)本规定如有未尽事宜或随公司的发展，有不适应工作需要的，各部门可提出修改意见，综合管理部研究并呈请总经理批示。

　　(二)本规定解释权归综合管理部。

　　(三)本规定从发布之日起生效。

　　四、档案借阅

　　1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

　　2、公司其他人员借阅档案，经主管领导批准，并办理借阅手续。

　　3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制;一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。

　　五、档案的销毁

　　1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。

　　2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经总裁批准后方可销毁。

　　3、经批准销毁的档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。

篇3：民盈集团档案管理制度

　　民盈集团档案管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为规范集团公司的财务档案管理工作，并参考财政部有关会计档案管理规定制定本制度。

　　第二条 集团公司、直属单位、成员企业，应当依照本制度管理财务会计档案。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的保管、保存、立卷、归档、、借用和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

　　第二章 财务会计档案的内容

　　第三条 财务会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报表报告、查账报告、验资报告，各种会计软盘、软件，各类存有会计信息的磁盘、光盘，以及由计算机产生的汇总表、账表、报表等以及各种经济合同、与生产经营管理和投资者权益有关的其他重要文件等各种会计资料;所有税务证件、申报软件(含软体及IP地址)、IC卡、储存盘、纳税申报表、审计报告、税务批复、税法文件等。

　　第三章 财务会计档案的保管、保存

　　第四条 财务部门应指定专人负责妥善保存会计档案，定期将各种财务计资料按类别、按顺序整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。出纳人员不得兼管会计档案。

　　第五条 保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，保管人员和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　第六条 公司财务会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两类，具体类别和保管年限详见附表。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分5年、15年。。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　本规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

　　财务会计档案保管期限表:序号

　　类别

　　档案名称保管期限

　　备注

　　1会计凭证类原始凭证15年2会计凭证类记账凭证15年3会计凭证类汇兑凭证15年

　　4会计账簿类总账15年包括日记总账

　　5会计账簿类明细账15年

　　6

　　会计账簿类

　　日记账

　　15年

　　现金和银行存款日 记账

　　7会计账簿类固定资产卡片

　　固定资产报废清 理后保管5年8会计账簿类辅助账簿15年

　　9财务报告类月、季度财务报告5年包括文字分析10财务报告类年度财务报告(决算)

　　永久包括文字分析11预算类各类预算报表5年12

　　合同

　　各类经济合同永久

　　13税务类批复、检查处理决定、 清缴报告永久

　　14税务类申报表、内部管理报表 等

　　5年15其他类会计移交清册15年16

　　其他类

　　会计、税务档案保管清 册

　　永久

　　17其他类会计、税务档案销毁清 册永久18其他类银行余额调节 表5年19

　　其他类

　　银行对账单

　　5年

　　第七条 会计档案的保存要求

　　1、会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应得防火器材;

　　2、采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞;

　　3、会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀;

　　4、会计档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿;

　　5、会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

　　第四章 财务会计档案日常管理和整理立卷归档

　　第八条 账册管理

　　1、当日工作结束后，须及时将记账凭证装订成册，并打印银行存款日记账、现金日记账;

　　2、月末结账后，须及时打印科目文件，并装订成册;

　　3、月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等归档;

　　4、月末结账后，须将银行存款余额调节 表、银行对账单及其他应归档的会计资料及时归档;

　　5、年终决算后，须将年度财务报告及时归档。

　　第九条 磁介质管理

　　1、软盘数据备份：每月结账后须将明细账、参数文件(包括科目文件、部门文件、客户文件)用软盘作永久性备份，并将记账凭证作临时性备份;

　　2、硬盘数据备份：每年应定期将硬盘数据作一次性全部备份并刻录光盘双重备份。应统一编号，登记入册，各盘标签上应注明数据目录和日期，由档案室分开地点保管。

　　3、电算化会计软件、电算化会计资料应由专人严格管理，确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。

　　第十条 税务档案管理

　　1、将各主管税务机关名称及具体管辖的所有局(处或科、室)负责人名称、职务、主管业务及联系方式等进行书面登记。

　　2、将所有法定纳税申报表及内部税务管理报表按月装订成册，并规范制作文件封面，妥善存档保管。

　　3、将企业所得税汇算清缴审核报告、财产损失审核报告及其他有关税务审核报告规范装订成册，妥善保管。

　　4、将税务机关出具的各种批复、检查处理决定等文件装订成册，并规范制作文件封面，妥善存档保管。

　　5、单独建立《税务档案保管清册》，对各类归档税务档案详细记录其中。

　　第十一条 各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

　　第十二条 从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章 的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位财务部门负责人、财务主管人员和总经理批准后，才能代作原始凭证。

　　第十三条 会计年度终了后，对财务会计资料进行整理立卷归档。档案的整理采用“三统一”的办法，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

　　1、分类标准统一

　　一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他;

　　2、档案形成统一

　　案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一;

　　3、管理要求统一

　　建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计资料装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

　　第十四条 会计档案的装订

　　会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他文字资料的装订。

　　1、会计凭证的装订

　　一般每月装订一次，装订好的凭证按年月妥善保管归档。凭证外面要加封面，检查凭证是否完整连续。每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章 ;在封面上编号卷号，按编号顺序入柜，并要在显露出表明凭证种类编号，以便调阅。

　　2、会计账簿的装订

　　各种会计账簿年度结账后，除跨年度使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

　　首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订;在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章 。会计账簿封口要严密，封口处要加盖有关印章 ;封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账;会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

　　3、会计报表的装订

　　会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。

　　会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺的装订;

　　会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;

　　按保管期限编制卷号。

　　第十五条 建立《会计档案保管清册》，设置财务会计归档案登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密;

　　第五章 财务会计档案的借用

　　第十六条 原始凭证不得外借。其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本公司财务主管领导、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章 。

　　第十七条 本集团财务人员因工作需要查阅会计档案时，及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。

　　第十八条 公司内各单位若因工作需查阅财务会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务主管同意后，方能由档案管理人员接待查阅。

　　第十九条 外单位人员因公需要查阅公司财务会计档案时，应持有单位介绍信，经公司负责人和财务主管领导同意后，方能由保管人员接待查阅，并由档案保管人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

　　第二十条 归档案一般不得带出保管室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务主管领导批准，并限期归还。

　　第二十一条 查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、折封和抽换。

　　第六章 财务会计档案交接

　　第二十二条 单位因业务移交其他单位办理所涉及的财务会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

　　第二十三条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

　　第二十四条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理财务会计档案交接手续。

　　移交会计档案的单位，应当编制《会计档案移交清册》和《税务档案移交清册》，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

　　交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章 。

　　第二十五条 由于财务会计档案保管人员的变动或会计机构改变等原因，需要办理会计档案移交时，必须按照《会计档案移交清册》或《税务档案移交清册》所列内容，办理会计档案交接手续，并由监交人、移交人、接收人在移交清册上签字或盖章 。

　　第二十六条 移交本单位档案机构保管的财务会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　财务会计部门在会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：

　　开列清册，填写交接清单;

　　在帐簿使用日期栏填写移交日期;

　　交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章 。

　　第七章 财务会计档案的销毁

　　第二十七条 保管期满的财务会计档案需要销毁时，由会计档案保管人员提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》或《税务档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。档案管理部门负责人和财务部门经理严格审查，会签后，报集团公司分管财务的领导审查，报请董事长批准后销毁。

　　第二十八条 销毁会计档案时，应由内部审计、财务人员共同参加监销。

　　第二十九条 监销人员在销毁财务会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》或《税务档案销毁清册》所列内容核对所要销毁的财务会计档案;销毁后，应当在销毁清册上签名或盖章 ，并将销毁情况及时报告财务主管领导。

　　第三十条 保管期满但是仍未结清的债权、债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　第八章 附则

　　第三十一条 本制度规定与国家颁布的财经法规或公司章 程相抵触时，以国家财经法规、公司章 程的规定为准。

　　第三十二条 本制度(草案)经集团公司董事会审议通过后施行，修订亦同，本制度解释权归集团财务管理中心。

篇4：装饰工程公司档案管理制度

　　装饰工程公司档案管理制度

　　第一条 归档范围：

　　公司的规划、年度计划、统计资料、技术资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等具有参考价值的文件材料。

　　第二条 公司及各部门、员工均有保护档案的义务。档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

　　第三条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

　　第四条 档案工作由总经理统一领导，综管部负责接收，收集、整理、立卷、保管，并监督各部门的档案管理工作。

　　第五条 单个工程完成审计后，各部门须将相关工程资料移交至综管部存档。

　　第六条 档案的借阅与索取：

　　1.总经理借阅密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档;

　　2.公司其他人员需借阅档案时，根据档案设密情况进行借阅。借阅一般档案资料由综管部档案保管专员批准;借阅秘密档案资料由综管部主任批准;借阅机密、绝密档案资料由总经理批准。

　　3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案综管部主任批准方可摘录和复制。

　　第七条 档案的销毁：

　　1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;

　　2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司综管部批准后方可销毁。

　　3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

　　第八条 档案备份制度

　　1. 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

　　2. 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，综管部将定期备份存档。

　　第九条 处罚条例

　　有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

　　1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案 2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案， 3. 涂改、伪造档案，

　　4. 未及时上报归档或管理不善者，

　　5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。

篇5：Z地产集团会计档案管理制度

Z地产集团会计档案管理制度

　　第一条 总则

　　为了强化**集团会计档案的管理工作，确保会计档案的有序管理、妥善保管、方便查阅、严防损毁，特制订本制度。

　　第二条 会计档案的界定

　　1、会计凭证类，包括：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

　　2、会计帐簿类，包括：总帐、明细帐、现金日记帐、银行日记帐、辅助帐簿、电算化备份及其他会计帐簿。

　　3、财务报表类，包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、电算化盘片、附注及文字说明等。

　　4、其他类，包括：银行存款余额调节表、银行对帐单、发票存根、固定资产卡片、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的的其他重要文件，如经济合同、公司章程等各种会计资料，其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

　　5、

　　电算化会计档案，包括储存在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据;会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表等数据。

　　第三条 会计档案的装订

　　1、对每月形成的会计档案，装订成册，贴上统一规格的封条，填妥凭证的年月、凭证的起止编号、凭证归档编号、凭证种类、凭证保管期限，并在凭证封口处加盖装订人的骑缝章，以分清责任。

　　2、对每年形成的会计报表、会计帐簿，经核对无误后，按年装订成册，并按规定编制归档号码。

　　3、每年对会计档案登记清册应单独装订成册。

　　4、对每年形成的会计档案，按上海市档案局要求分报表、帐册、凭证、其他四大类装入财务凭证盒，并编制档号。

　　第四条 会计档案的保管。

　　1、财务部为会计档案主管部门，负责建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。

　　2、财务部应有专人负责保管会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷编号登记。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管1年，期满后原则上编造清册移交公司档案部门。

　　3、对电算化的会计档案，其中重要的会计档案要做双备份，并存放在不同的地点;采用磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

　　4、会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类。会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。

　　5、档案部门接受保管的会计档案，原则应当保持原卷册的封装;个别须拆封重新整理的，会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。

　　6、会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

　　7、凡遇单位撤消或合并，会计档案由接受单位全部接受并保管。当项目公司清算关闭结束后，项目公司必须把所有的会计档案整理造册及时移交给集团档案库。

　　第五条 会计档案的借用

　　1、财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定借用，并及时归还，所借资料不得带出公司;若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。

　　2、公司内查阅会计档案要按规定办理手续。公司其他部门或集团内其他单位需要查阅的，要经公司领导批准，且派专人陪同阅看，原件不得借出。

　　3、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经公司领导及集团公司财务部批准后，方能由档案管理体制人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

　　4、会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还。

　　第六条 会计档案的移交

　　由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要移交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接交人签字或盖章。

　　第七条 会计档案的销毁

　　1、对保管期满的会计档案，按照国家会计档案管理办法的规定，由财务部门和档案部门共同鉴定，严格审核，编制《会计档案销毁清册》(见附表)，按规定程序报经批准，方可销毁。

　　2、在待销毁的会计档案中，有未了的债权债务事项和投资事项，其原始凭证应单独抽出，另行装订，由档案管理部门保管到结清债权债务和投资终了时为止。

　　3、各企业按照规定销毁档案时，由单位领导指定档案部门和财务部门共同派专人监销，并在销毁清册上签名盖章。

　　第八条 会计档案保管期限

　　档案名称          保管期限

　　1、会计凭证类：

　　(1)原始凭证、记账凭证。 15年 其中，涉及外来和对私改造的会计凭证。 永久

　　(2)银行存款余额调节表。 5年

　　2、会计账簿类：

　　(1)日记账。 15年  其中，现金和银行存款日记账。 25年

　　(2)明细账、总账、辅助账。 15年

　　(3)涉及外来和对私改造的会计账簿。 永久

　　3、会计报表类：

　　(1)主要财务指标报表; 3年

　　(2)月、季度会报表; 3年

　　(3)年度会计报表。 永久

　　4、其他类：

　　(1)会计档案保管清册及销毁清册; 永久

　　(2)财务成本计划：       3年

　　(3)主要财务会计文件、合同、协议; 永久

　　(4)公司规定的付款申请的附属单据(如验收单、8年，工程签证单等)。

　　第七条 本制度之修改须经董事会讨论、批准。

　　第八条 本制度自发布之日起执行，解释权属集团公司财务部。