科技公司文件管理制度

　　第一节 总则

　　为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。

　　第一条 公司文件是传达公司方针政策，发布公司行政规章 制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。

　　第二条 公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。

　　第三条 文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件统一由行政部收发、分办、用印、保管和立卷归档。

　　第二节 文件分类

　　第一条：行政文件的分类

　　行政文件共分九类：(分别是：决定、指示、通告、通知、通报、报告、申请、批复、函)一、决定

　　1、决定：是一种重要的指示性和约束性文件。公司对重要事项或重大行动做出安排，都采用“决定”，决定在加强领导、统一行动、提高经济效益方面起着重大的作用。

　　2、决定的分类：处置性决定、公布性决定、部署性决定等等。

　　二、指示

　　指示：是上级对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则时使用的一种公文。指示具有较强的指导性、政策性，可以对某一重要事项、工作顺利进行起决定作用。

　　三、通告

　　1、通告：是公司在一定范围内公布应当遵守的或周知的事项时所使用的一种公文。

　　2、通告的应用范围。通告内容广泛，使用普遍，某些需要周知、遵守的具体事项，都可使用。

　　3、通告的种类：制约性通告、周知性通告。

　　四、通知通知的分类:

　　1、按性质、内容可以分为：指示性通知、布置工作通知、发布性通知、任免通知等。

　　2、按发文单位来分，有单一通知和联合通知及颁发性通知和转发性通知。

　　3、按紧急程度划分，有普通通知和紧急通知。

　　五、通报

　　通报：是公司表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况所使用的一种文件。通报一般是上级向下级发布六、报告

　　1、报告：是向上级汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复上级询问或要求的陈述性文件。

　　2、报告的应用范围。报告属于上行文件，应用范围很广泛。可以用来向上级反映本部门、本单位贯彻各项方针、政策、指示的情况，也可以用来反映实际工作中遇到的问题。

　　3、报告的种类：按报告的性质可分为综合报告和专题报告;按时间可分为定期报告和不定期报告;按内容可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。

　　七、申请

　　申请：是公司内部普遍广泛应用的一种文件，是下级向上级或业务主管部门请求指示，审核批准某事项时使用的一种文件。

　　八、批复

　　1、批复：是与申请相匹配的文件，是上级答复下级申请所使用的下行文。

　　2、批复的特点：

　　(1)行文对象专一。即本公司呈递申请的下级部门，而不涉及其他部门。

　　(2)文件内容集中。一般只答复需下级部门的申请内容，而不涉及其他事项。

　　(3)从行文来看，批复不同于指示、通知等下行文件那样可以主动行文，而必须在下级来文申请之后，是上级被动制发的文件。当然，作为下行文，批复具有较强约束力和权威性，下级部门必须照此执行。

　　九、函

　　1、函：是不相隶属机关、单位、团体之间相互商洽工作，询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准某事项时使用的文件，它是一种平行文件。

　　2、函的种类：按性质分，可分为公函和信函两种;按发函的目的性分，可分为发函和复函两种;按内容和用途分，有商洽事宜函、征求意见函、催办事宜函、答复事宜函、报送材料函等。

　　第二条：事务文件的分类事务文件分为六类：(分别是工作总结、简报、规章 制度、规则、章 程、办法)一、工作总结

　　工作总结：是公司、部门和员工普遍使用的一种文体，主要用于对一定阶段内的工作进行系统的回顾，分析研究，从中寻找出具体的、切实可行的经验或教训，发现某些工作规律或缺点错误产生的原因，调整改革与前进的方向，以利于以后工作的发展与进步。

　　二、简报

　　简报：即情况的简明报道。它是公司和部门内部用来汇报工作、反映问题、交流经验、提出意见的重要文件。

　　三、规章 制度

　　规章 制度：是公司常用的规范性文件之一。它用于公司对某项工作和某一方面的活动提出规定性的要求，有关人员必须遵守和执行。

　　四、规则

　　规则：是公司为了维护劳动纪律和公共利益，保证学习、生产、生活等活动正常而有序地进行制定的行为准则。

　　五、章 程

　　章 程：是一个公司为保证其组织活动的正常运行，系统阐明自己的性质、宗旨、任务以及规定成员的条 件、权利、义务纪律及组织机构、活动规则，要求全体成员共同遵守的一种规则性文书。

　　六、办法

　　办法：是公司使用的一种规范性文件，主要用于制定对某项工作的安排或具体管理措施，涉及范围多属于具体事务和单一事项，如关于企业管理、税收、票汇结算等。办法经过一段时间实施后，逐步发展为制度。

　　第三条：会议文书的分类

　　会议文书分为七类(分别为：提案、会议记录、会议纪要、会议方案、开幕词、闭幕词、讲话稿)一、提案

　　提案：是提请公司董事会会议讨论、处理的建议。

　　二、会议记录

　　会议记录是：在会议中记录人员把会议的基本情况(时间、地点、出席人数、主持者、讨论的主要问题等)、研究和讨论的问题、报告及发言的内容、形成的决议等如实记录下来成为书面材料的一种文书。

　　三、会议纪要

　　会议纪要：是在会议后期，根据会议记录、会议文件等材料所撰写的，传达会议议定事项和主要精神，需要与会单位共同遵守执行的文书。

　　四、会议方案

　　会议方案：是一种为大型的或重要的会议所做出的预设方案。

　　五、开幕词

　　开幕词：是指在代表大会或其他较为隆重的会议开始时，一般由会议主席向大会所做的致词。

　　六、闭幕词

　　闭幕词：是一种在代表大会或其他较为隆重的会议闭幕时，由有关领导人向会议所作的总结性的讲话。

　　七、讲话稿

　　讲话稿：是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充和报告。

　　第三节 文件格式版式

　　一、文件格式由标题、主送单位、正文、附件、单位印章 、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。

　　1、文件题应准确简要概括文件的主要内容，并标明发文单位和文件种类。

　　2、向上级请示的公文，只写一个主送单位如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。

　　3、发文时间以领导签发日期为准，联合行文以最后单位签发为准。

　　4、文件字号包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的文件编号。

　　二、文件如有附件应在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。

　　三、收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文应将主办单位排列在前。

　　四、发文的范围

　　1、凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2、公司下发文件主要用于：

　　(1)公布公司规章 制度;

　　(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;

　　(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项;

　　(4)公布公司性的重大开发项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

　　(5)发布有关奖惩决定和通报;

　　(6)其他有关公司的重大事项。

　　3、公司上行文、外发文主要用于：

　　(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

　　(2)同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

　　4、在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　5、凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

　　五、文件版式

　　1、制度类版式

　　(1)一类标题

　　中文字体：方正宋体;字形：加粗;字号：二号;字符间距：标准;对齐方式：居中;大纲级别：1级;行距：单倍。

　　(2)二类标题

　　中文字体：方正宋体;字形：加粗;字号：小二号;字符间距：标准;对齐方式：居中;大纲级别：2级;;行距：单倍(3)三类标题

　　字体：方正宋体;字形：常规;字号：五号;字符间距：标准;对齐方式：居中;大纲级别：3级;;行距：单倍倍。

　　(4)四类标题

　　序号用汉字表示;用顿号分隔;字体：五号方正宋体;对齐方式：空两格左对齐;大纲级别：无;段前段后：无;行距：单倍。

　　(5)五类标题

　　序号用阿拉伯数字表示，用顿号分隔;字体：五号方正宋体;对齐方式：首行缩进2字符;行距：单倍。

　　(6)六类标题

　　序号用带括号的阿拉伯数字表示，无分隔号;字体：五号方正宋体;对齐方式首行悬挂缩进4字符;行距：单倍。

　　2、红头文件版式

　　红头文件(包括决定、指示、通告、通知、通报)：

　　(1)抬头空三行;“山西北斗瀚海科技有限公司文件”字体：方正姚体;样式：正文+方正

　　姚体;字号：小初，加粗;对齐方式：居中;排两行，“山西北斗瀚海科技”在上，“有限公司文件”居下;段前段后：无;行距：单倍距离。

　　(2)分隔线空一行“瀚×字[20××]第×号”居中，空5格“：

　　×××”，“瀚×字[200×]第×号+签

　　发”字体：宋体;样式：正文+宋体;字号：四号，加粗;对齐方式：居中;行距：固定值，25磅。签发人姓名字体：华文行楷，加粗;段前段后：无;行距：单倍距离。

　　(3)“关于×××××(决定、指示、通告、通知、通报)”字体：黑体;样式：正文+黑体;字号：小二，加粗;对齐方式：居中;行距：固定值，17.5磅。

　　(4)“时间”字体：宋体;样式：正文+宋体;字号：四号，加粗;对齐方式：右对齐;行距：单倍距离。

　　(5)“主题词”字体：黑体;样式：正文+黑体;字号：小二，加粗;对齐方式：左对齐;行距：单倍距离。

　　(6)“抄报、抄送”字体：宋体;样式：正文;字号：四号;对齐方式：左对齐;行距：单倍距离。

　　(7)“共印

　　份”字体：宋体;样式：正文+宋体;字号：四号;对齐方式：右对齐;行距：单倍距离。

　　3、普通文件版式

　　(1)“山西北斗瀚海科技有限公司文件”字体：黑体;样式：正文+黑体;字号：小一，加粗;对齐方式：居中，排一行;段前段后：无;行距：单倍距离。

　　(2)“.SHAN*IBEIDOUHANHAISCIENCEANDTECHNOLOGY

　　CO.,LTD”字体：Arial

　　UnicodeMS;样式：正文+ArialUnicodeMS;字号：

　　11号，加粗;对齐方式：居中，排一行;段前段后：无;行距：单倍距离。

　　(3)分隔线空一行“关于××××××××××××××”字体：黑体;样式：正文+黑体;字号：三号，加粗;对齐方式：居中;段前段后：无;行距：1.5倍距离。

　　(4)××××××××(通知主体)字体：宋体;样式：正文+宋体;字号：

　　11号;对齐方式：左对齐，首行缩进2字符;段前段后：无;行距：18磅。

　　(5)时间字体：宋体;样式：正文+宋体;字号：

　　11号;对齐方式：右对齐;段前段后：无;行距：18磅。

　　4、表格类版式

　　(1)“山西北斗瀚海科技有限公司×××表格”字体：宋体;

　　样式：正文+宋体;字号：三号，加粗;对齐方式：居中;排两行，“山西北斗瀚海科技”在上，“×××表格”居下;段前段后：无;行距：单倍距离。

　　(2)表格内字体建议用宋体;四号，各部门依表格内容自行调整。

　　(3)“制表：×××”字体：小四;样式：正文+宋体;字号：小四;对齐方式：右对齐;

　　行距：单倍距离。

　　五、文件必须盖章 或签字。

　　六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

　　七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。

　　八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条 理清晰、文字精炼、用语准确。九、发文单位必须注明全称。

　　十、多页文件应标明页码。

　　十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。

　　十二、文件纸一般使用A4型。

　　第四节 文件收发规定

　　一、公司的文件由行政部负责起草和审核，公司董事长兼总经理签发;公司本部各部门的文件由各部门负责起草，行政部审核，董事长兼总经理签发。

　　二、文件签发后，送行政部统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印;盖章 。

　　三、文件和原稿，由行政部分类归档、保存备查。

　　四、属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

　　五、文件统一由行政部负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚并由接件人签字，向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。

　　六、外来的文件由行政部专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误;属急件的，应在接件后即时报送。

　　七、传阅文件由行政部专人负责收回，对领导指示的文件，行政部应及时组织传达和落实。

　　第五节 收文处理

　　一、收文处理一般包括登记、分发、拟办、批办、催办、归档等程序。

　　二、上级发来的文件及所有密级的简报、传真、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、传阅、分发并按不同类别进行分类处理，其中内容重要的急件及时呈领导阅批，如领导出差，立即送行政部处理。

　　三、承办人应根据文件规定的传阅范围和领导批示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免压级或传失。

　　四、凡需要办理的文件，应先送行政部经理签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。行政部经理在签批文件时，认为无需送领导阅批的一般性文件，可根据文件内容和性质直接批有关部门阅办。

　　五、加强文件检查催办工作。文秘人员对有领导批示的文件及本企业发出的文件，要认真督促、催办，以防压积或漏办。公司各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。

　　第六节 发文处理

　　第一条：发文处理一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发、归档等程序。

　　一、拟稿。文书拟稿是一项决策性、业务性很强的工作。

　　1、准确实际，即如实反映情况，引用事实、数字、人名、地名一定要核实无误;

　　2、生动及时，即文书内容表达生动，拟稿讲究时效;

　　3、简练明了，即要求用简明扼要的语言表达意图，且在字句上锤炼，符合文章 规范化要求;

　　4、符合规定的体式，即选择恰当的文种和符合所选文种统一规定的体式;

　　5、拟稿时还应注意一定的行文关系。公司文书行文关系有三种：下行文(公司上级领导层对所属下级部门行文)、上行文(公司或公司向所属上级领导层行文)、平行文(公司内同级职能部门之间的行文)。

　　二、审核。文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿，重点包括需要行文，是否符合国家方针、政策、提出的要求、措施是否明确具体，切实可行，处理程序是否完备，行文关系与体式是否符合规定等。

　　三、签发。公司行政文件由分管的总监签署意见后，由董事长兼总经理签发。签发后，由办公室负责打印、盖章 、装订登记、分发。公文办理完毕后，应及时归档，个人不得私自留存。

　　第七节 文件密级范围和划分

　　第一条 、保密范围和密级划分

　　一、密级分级：按其重要程度，技术水平及失密后危害大小确定公司密级划分：绝密、机密和秘密三个等级。

　　二、密级划分标准

　　1、经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策资料为绝密级,包括公司开发的核心思路、广策划方案、从秘密渠道获取的信息、重要人物的联系方式等;

　　2、公司的战略规划、财务报表、行业分析及统计资料、重要会议记录、公司战略合作协议、业务合同、经营情况为机密级;

　　3、公司人事档案、一般性合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

　　三、密级的期限

　　绝密文件的保密期限为10年，机密文件的保密期限为5年，秘密文件的保密期限为2年。

　　第二条：保密措施

　　一、于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政部执行;采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由技术总监负责保密。

　　二、的文件资料由公司总经理亲自保管，必要时也可特别委托可靠人员按照规定的制度保管，机密和秘密的文件资料由文档秘书保管。

　　三、文件必须在设备完善的保险装置中保存。

　　四、确定密级的人批准，任何人不得借阅`复制和摘抄。接触公司秘密的人员范围由确定密级的人限定。

　　五、涉及公司秘密的传真`信件，由接收员马上交给文档秘书登记后，由文档秘书交相关人员六、公司秘密，由文档秘书负责，并登记备案。

　　七、携带公司保密文件，必须经领导批准，由文档秘书登记，本人签字。返回后要及时到文档秘书处核销登记。

　　八、在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公司内外谈论公司秘密。

　　九、及公司秘密内容的会议，应采取下列保密措施：

　　1、择具备保密条 件的会议场所;

　　2、定参加会议人员;3、定会议内容是否传达及传达的范围。

　　4、专人记录会议，其他人不得记录会议内容。

　　5、议文件分发应编号，阅后收回。

　　十、对外发表涉及公司秘密的论文、讲话、演讲前需将稿件交领导审查批准。未经领导批准的，一律不得对外发表。

　　十一、员应养成良好的保密习惯，做到：

　　1、自己应知道的事，不应问;

　　2、别人不应知道的事，不应说;

　　十二、员如发现公司秘密已经泄露时，应当立即采取补救措施，并及时报告部门主管和总裁。部门经理应当迅速查明被泄露的公司秘密的内容和密级，造成或者可能造成危害的范围和严重程度`事件的主要情节 和有关责任者，并将情况书面报告总裁。

　　第三条 、解除和降低密级

　　一、符合下列条 件的文件属于可解除或降低密级：

　　1、规定的保密期限届满;

　　2、已有新的替代文件出现;

　　3、外界情况已经变化，原密级已无必要的文件;

　　4、发生了其他可以解密和密级降低的情况;

　　二、解密和降低密级由文档秘书提出清单，报总裁批准后执行;

　　三、解密和降低密级操作由总经理委托专人监管，文档秘书具体实施;

　　四、文件解密后一律当场销毁;

　　第八节 时限要求：

　　一、级别划分

　　1、特急：限4个工作时内完成。

　　2、急：限8个工作时内完成。

　　3、平：限

　　16个工作时内完成。

　　二、文件的保密要求：

　　1、绝密文件：阅后应立即退回发公文部门，并由发公文部门保存在保险柜内。

　　2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。

　　3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。

　　三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

编辑：www.pmceo.Com