篇2：木业有限公司电话、复印及传真管理规定

　　木业有限公司电话、复印及传真管理规定

　　一、电话：

　　1、非公司人员须行政部经理核准才能使用公司电话;

　　2、因业务需要使用电话时，通话时间不超过5分钟，预计超时即改用传真;

　　3、总机接话人接到电话后，如无法立即找到接听人时，应马上通知对方留言，将电话挂断，以避免不必要的占线(叫接电话必须注意礼节并问清对方身份);

　　4、使用国内长途电话时必须计划好，并填上长途电话申请卡，由行政部经理核准，方可使用，否则一律不准拨打长途。

　　二、复印：

　　1、凡需复印之所有资料，必须由课长级以上人员签名，并注明复印数量;

　　2、如一份一次性要复印30张以上者，一律由行政部经理核实方可复印并附上背面纸;

　　3、除正式对外之公文，其余复印应尽量双面或使用背面纸;

　　三、传真：

　　1、凡传入文件应由行政部经理签核后，在10分钟内全部发放到收件人手中，并签收;

　　2、传出之文件及资料，一律由部门主管核准，编排好号码，方可传出之;

　　3、一切传入及传出之资料都必须编号留底，并存档一年，以便日后查阅。

篇3：电话管理制度

　　电话管理制度

　　第一条 为树立良好的公司形象，员工在接打电话时，应礼貌亲切、职业干练、对答清晰、通话简短而适度。并以饱满的热情去接听电话。因为对方会通过你的语气能感受到你的热情，感受到公司的职业形象;

　　第二条 选择通讯方式和时间要适当。选取通讯方式以他人方便为宜，在一般情况下，能够拨打对方固定电话时，不拨打对方手机。拨打工作电话时，尽量不占用他人的休息时间;

　　第三条 电话中表述问题应简洁明了，如内容较多，应首先询问对方是否方便。通话时保持语音语调的清晰和轻柔，语言和语气应体现对对方的尊重。电话听筒要轻拿轻放，挂断电话应以长者和尊者为先;

　　第四条 接听总机“84832676”：在电话铃响两声内接起电话说“您好，企业”，了解对方来电意图后迅速准确转接到所找员工的座位。标准用语为：“。。。好的，这件事情由**部门**(人名)负责，我现在把您的电话转接过去，请稍候;

　　第五条 对于不明身份的来电，应避免随意告知领导和同事的相关信息;遇到打错的电话，应客气提醒对方，切忌简单生硬;

　　第六条 接听个人分机：在电话铃响两声内接起电话说“您好，„报上个人姓名‟”;

　　第七条 如遇周围同事不在座位上，当其电话响时要及时代接，尽量不要超过两声。并询问对方是否需要留言，如要留言，请记下对方的姓名、单位、电话、事宜，然后告知对方会尽快转告该同事与他联系;

　　第八条 不允许电话聊天，私人电话限制在3分钟之内;原则上不允许拨打私人外地电话，如确有特殊情况，需向主管请示，得到批准后需简明扼要、尽快结束通话;

　　第九条 每月公司将根据集团电话之自动计费系统会对各分机电话的通话时间和费用情况作相关统计，如发现私人电话过多和个人私自拨打长途电话的情况，公司将予以警告;

　　第十条 使用手机短信功能处理公务时应注意署名，在接到短信后应及时回复;

　　第十一条 上班时间如果外出，应时刻注意保持通讯畅通，公司电话应第一时间接通，不得欠费停机或关掉手机。

篇4：集团电话网络管理制度

　　集团电话网络管理制度

　　为加强集团通讯管理，规范办公电话、网络使用行为，充分发挥通讯补贴的作用，提高办公效率，提升公司形象，特制定本制度。

　　一、行政部归口负责集团电话、网络管理，包括固定电话和网络的安装、维修、移机、拆除、费用缴纳、使用监督以及集团网的管理等;人力资源部负责通讯补助的管理。

　　二、原则上，集团为每个办公室配备固定电话一部，开通市话业务。各部门也可根据实际需要，申请增加或减少办公电话数量，开通或取消长途业务等。

　　三、新增或减少固定电话/网络，由使用部门填写《电话/网络业务申请表》，经部门经理、单位负责人、行政部经理及常务副总裁审批后，由行政部统一办理。特殊情况可由行政部代为申请，或行政部授权相关单位自行办理。

　　四、对部分经常外出、外联业务较多或需要随时保持联系的员工，集团可根据实际需要为其发放通讯补贴。凡需要申请通讯补贴的员工，须填写《通讯补贴申请表》，经部门经理、单位负责人、人力资源部经理、常务副总裁审批后，由财务部统一发放。

　　五、各岗位通讯补贴标准按如下原则确定：副总裁100元/月;

　　分子公司总经理100元/月;

　　集团或各分子公司部门经理50元/月;

　　以外勤或外联为主，通讯量较大的人员50元/月;外勤相对较多，或办公地点不固定的人员20元/月;外勤较少或基本无外勤的，不享受通讯补贴。

　　特殊岗位经审批后按审批标准执行。

　　外勤或外联业务较多的，可申请调整通讯补贴额度，经批准后执行。

　　六、申请通讯补贴的员工，必须加入集团网(其中，业务人员必须使用公司配备的手机号码)，并使用集团规定的彩铃，否则不予审批，已经审批通过的，停止发放通讯补贴。

　　七、通讯补贴只对特定岗位发放。员工岗位调动或离职时，通讯补贴即停止发放。员工新调入的岗位仍需通讯补贴时，由员工重新填写《通讯补贴申请表》，履行审批程序后继续发放。

　　八、电话/网络使用纪律：

　　1、集团固定电话/网络只能用于办公使用，严禁用于工作之外的用途。

　　2、集团固定电话/网络的安装、拆除和费用缴纳，必须由行政部办理或经行政部授权，严禁擅自办理。

　　3、集团根据实际需要为固定电话和集团网手机设置彩铃，任何人不得随意取消、变更彩铃。

　　4、享受通讯补贴的人员，必须保持手机24小时开机，以便随时能够联络。

　　5、办公电脑应设置开机密码和屏保密码;屏幕保护启动时间不超过15分钟，恢复时应使用密码恢复。

　　6、为避免软件不兼容给办公造成障碍，全体办公电脑均应按公司要求统一安装常用软件，且使用统一的版本。

　　7、使用他人电脑，必须征得他人同意。

　　8、全体员工应树立高度的安全保密意识，不将重要文件放在桌面、共享文件夹等位置，采取措施避免重要数据丢失和泄露。

　　9、因公司使用共享网络，严禁上班时间使用迅雷、BT等下载软件，以免过度占用带宽，影响他人工作。

　　10、网上发布信息应当遵守以下要求：

　　(1)网上发布信息立场要端正，语言要文明，措辞要恰当，把握好发布信息的尺度。

　　(2)不得在网上发布违反国家法律法规、公司规章制度和其它不利于团结稳定或有伤风化的信息。

　　(3)不得公开谈论公司尚未公开宣布的事项，不泄露公司机密。

　　(4)能够单独沟通的事项，不公开发布。

　　(5)不在办公时间发布与工作无关的信息。

　　(6)不得褒贬、议论他人，不得造谣生事、挑拨是非、诽谤他人、煽动闹事、骚扰恐吓。

　　(7)不得冒用他人身份发布信息;

　　(8)在其他场合发布信息也应本着传播科学、传递正能量、弘扬真善美的原则进行，并注意识别虚假信息，不造谣，不传谣，不跟风，不被利用，不侵犯他人隐私。

　　11、集团行政部负责集团电话/网络的使用监督和检查工作。对享受通讯补贴的人员，行政部每月至少抽查10人以上，每出现一次30分钟以内联系不上本人且2小时内未主动回拨者，给予通报，出现三次，扣发当月通讯补助。

篇5：食品饮料公司电话、传真、电脑管理制度

　　食品饮料公司电话、传真、电脑管理制度

　　(一)、电话管理

　　1、接听电话人人有责，每个接入电话在铃响三声之内要接起电话，并对重要电话内容进行记录。(尤其是公司及时要办的事情，及早通知，如有对重要工作延误，按情节轻重进行相应的处罚)。

　　2、电话(包括传真)由文秘负责管理，出现故障及时通知有关单位处理，确保电话(传真)正常使用。

　　3、通话时要文明礼貌，注意自己的语气语调，不允许在电话中旁若无人的大声说话，更不允许在公司电话中大声喝斥，口出脏言秽语。

　　4、不准在上班时间用公司电话拨打工作以外的任何私人电话。(特殊情况除外)

　　5、严禁使用公司电话进行闲聊，严禁向外人透漏公司高层领导的联系电话。

　　(二)、传真管理办法：

　　1、需接收或发送的传真要进行登记。

　　2、接收到的传真由文秘登记后及时转交收件人，重要文件需加复印一份存档。

　　3、业务往来传真经领导同意或签字后方可发送，传真发送完毕后归档。

　　4、每日将所有往来传真件归档、备案。(月底进行汇总)。

　　5、违反以上规定者，视情节轻重予以处罚。

　　(三)、电脑管理办法

　　1、电脑由营销中心文秘专人负责管理。

　　2、严格按照计算机操作规程操作电脑;

　　3、对微机进行日常维护，做好夏季防雷电击的保护，定期整理硬盘、软盘及优化内存，并定期进行防毒、杀毒、保养工作。

　　4、微机出现不正常现象，应立即上报有关领导联系专业人员修理。

　　5、上班时间除正常的收发邮件、查找工作资料外严禁上网、打游戏，违者视情节轻重进行处罚。

　　6、为防止重要文件泄密、丢失及损失、公司文件经编辑完成后，应立即拷贝在磁盘中，并将硬盘中的重要文件进行加密。需要保密的文件一律由上级领导监督管理。