物业公司办公设备使用管理作业指导书
1.0目的
通过规范办公设备的使用管理，保证公司在实现服务过程中办公设备正常使用。
2.0适用范围
适用于公司所有的办公设备。
3.0定义
4.0职责
4.1行政办公室负责所有办公设备的采购及调配。
4.2各部门负责属本部门使用的办公设备的管理。
4.3机电管理部负责电脑、电话、传真机、打印机的维护保养。
5.0内容
5.1办公设备种类
复印机、传真机、打印机、摄像机、照相机、过塑机、音响设备、投影仪、扫描仪、电脑、电话等。
5.1.1电脑管理
公司电脑根据其用途包括办公电脑和非办公电脑，两者的配置，都必须由部门根据岗位的需求，提出书面申请，经公司领导审批后，由机电管理部根据需求选型，行政办公室负责新机的采购。
1、办公电脑的管理
（1）各岗位的电脑由所在部门指定其主要使用人为该电脑管理员，负责该电脑的日常使用，其职责如下：
?负责设置、修改该电脑的用户密码，并报公司备案；
?负责该电脑的日常管理及报修；
?定期对硬盘进行整理，对需要保留的电子文档进行备份，清除垃圾文档；
?定期对电脑进行杀毒，对外来软件进行安全性检查，确认无误后方能使用。
?每周填写电脑运行周报。
（2）任何人未经许可不得使用他人的电脑。
（3）办公电脑的软、硬件配置不得自行增删变更，如有需要，须经请示批准后，由机电管理部技术人员实施。
（4）办公电脑如需上网，须经所在部门提出书面申请，报请行政办公室、分管领导批准后，由机电管理部负责接入。不得在网上浏览与工作无关的网站，下载与工作无关的网络信息资料。
（5）机电管理部负责办公电脑及其相关外部设备的维修，并定期（每月一次）对电脑的使用情况进行检查；根据电脑使用情况不定期组织电脑操作知识的培训。
（6）下班后相关责任人检查电脑是否正确关机，正常情况下不得强行关机。
2、非办公用电脑的管理
（1）此类电脑包括：空调集控、水电抄表、BAS、停车场系统、消防系统、监控系统、咨询台用。
（2）此类电脑的日常管理维护由使用部门负责，机电管理部负责定期保养和问题处理。
（3）此类电脑的损坏将直接导致服务受到影响，所以禁止在电脑上进行与系统无关的操作，禁止使用外来磁、光盘。
5.1.2传真机的管理
1、行政办公室负责接收公司各类传真，并及时作好记录，并及时通知收件人到行政办公室办理签收。
2、因公对外发送传真应办理登记手续，登记完毕后方可发送，因私传真未经批准一律不予传送。
3、使用传真机时需要注意，发送多页单张原稿时，其宽度必须一致；原稿上的订书钉应先取下，尺寸过小或不完整的原稿应夹在硬塑薄膜中发送，以免卡住或损坏原稿。
4、安装于普通市内电话网及普通长途电话线路上的传真机，一般不能用来传送机密文件。
5、不得把传真机当作复印机使用，下班时应将传真机设于自动收文状态。
6、传真机应放在清洁而阴凉的地方，避免潮湿和高温，不准擅自拆卸。
7、传真机的安装应平稳，要防止灰尘进入机内。为预防事故，安装时应接地良好，并设有避雷装置。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。
8、传真机出现重大故障时，应找专业技术人员检修。
9、因公使用长途电话应作好使用登记，注明拨打单位，简要描述通话内容，经行政办公室主任批准后使用。下班后应锁闭传真机长途功能。
5.1.3办公电话管理规定
公司电话属于办公用途，为了保证工作的正常开展及业务的畅通，加强内部管理，合理控制费用成本，特对办公电话管理作如下规定：
（1）报销额度：详见《电话功能及月话费额度核定表》。
（2）报销管理
职责：
?行政办公室和机电管理部根据公司批准的《电话功能及月话费额度核定表》对办公电话功能及话费进行调整和控制。
?各部门电话功能及月话费额度调整需按程序申报：部门经理批准→行政办公室主任审核→分管领导批核→总经理批准。
?机电管理部负责于每月3日前打印汇线通电话的话费统计明细报行政办公室，行政办公室负责审核当月话费额度标准，并于每月5日前将超标话费明细交财务部执行扣款；直线电话月话费明细由机电管理部根据电信部门统一扣款日期打印清单报行政办公室。
?行政办公室不定期抽查电话清单，如发现非正常声讯电话，将按产生话费的三倍在个人月工资或部门月绩效工资中扣罚。
?行政办公室负责考核个人直线电话和部门汇线通电话额度标准，部门或班组的直线电话和个人汇线通电话额度标准由部门负责考核。
直线电话的月话费额度管理：
?直线电话不得拨打声讯
电话，如因工作业务需要拨打声讯电话，须使用汇线通电话。?直线电话责任到个人的，月话费额度超标部分在个人月工资中扣除。
?直线电话责任到部门或班组的，月话费额度超标部分在部门或班组月绩效工资中扣除。
?田园居管理处实行独立核算，话费由部门自行控制。
汇线通电话的月话费额度管理：均以部门或班组为单位进行核算，月话费额度超标部分在部门或班组月绩效工资中扣除。
（3）办公电话机的保养和维护
?严禁猛烈拍打话机叉簧，当拨号后未接通时应轻轻反叉簧按下1-2秒再重新拨号。
?通话完毕应轻轻将话机搁在电话机上，不得用力掷话筒或将话筒搁在一旁，影响电话的正常使用。
?打电话时不得卷绕电话机绳，以免机绳扭绞后各芯之间混接在一起，产生接口松动，芯线暗断等故障，出现话音时断时续，使通话受到影响。
在拨号（按键）时，应注意用力均匀，不宜用力过猛过快，以保持机件情况正常，延长使用寿命。
5.1.4打（复）印机的管理
1、打印机管理
（1）用环保纸进行打印时应注意将环保纸上的订书钉、回形针取下，以免卡住或损坏机器。
（2）分配于其他部门及管理处使用的打印机由设备所在部门自行负责维修保养，使用打印机时应严格按照程序操作。
（3）不得因私使用打印机，一经发现严肃处理。
（4）打印机应放在清洁而阴凉的地方，避免潮湿和高温，不准擅自拆卸。打印机的安装应平稳，要防止灰尘进入机内。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。
（5）打印机出现重大故障时，应找专业技术人员检修。
2、复印机管理
（1）公司16/F的复印设备由行政办负责维护保养，分配于其他部门及管理处使用的复印机由设备所在部门自行负责维修保养，使用复印机时应严格按照程序操作。
（2）不得因私使用复印机，一经发现严肃处理。
（3）复印机应放在清洁而阴凉的地方，避免潮湿和高温，不准擅自拆卸。复印机的安装应平稳，要防止灰尘进入机内。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。
（4）下班时相关责任人要检查复印机电源是否关闭。
（5）复印机出现重大故障时，应找专业技术人员检修。
5.1.5摄影（像）器材的管理
1、摄影（像）器材由行政办公室负责维护保养。
2、各部门需要动用摄影（像）器材时应向行政办公室主任申请，经同意后方可使用，同时应办理借用登记，填写《工机具领借用登记表》，使用完毕及时归还，若因使用不当或保管不利造成办公设备损坏或丢失的，按照公司相关规定处理。器材使用人必须熟练掌握其操作程序，且不得擅自拆卸。
3、摄影（像）器材应放在清洁而干燥的地方，避免潮湿和高温，防止灰尘进入机内。每次使用完毕要用专业擦拭纸进行擦拭，并及时送交保管。
4、所拍摄的内容由行政办公室统一冲印或刻录光盘，未经允许不得私自外出冲印、刻录。未经允许，严禁员工自行拍摄个人照片及声像资料。
5.2办公设备的维护保养
5.2.1机电管理部负责电脑、电话、传真机、打印机的维护保养，当办公设备不能正常运行时，使用部门应及时联系机电管理部进行维修，维修中如发生零配件改变时，机电管理部应填写《办公设备维修记录表》，无法维修时填写《设备对外委托维修申请单》报请外修；其他办公设备可由行政办公室联系专业公司定期维保，若在使用中出现故障，由行政办公室联系专业公司及时修复。
5.3办公设备的报废
当价值在100元以上的办公设备发生严重损坏或老化，由使用部门填写《报废申请单》，经相关技术人员、使用部门负责人确认、财务部审核、分管领导、总经理批准后，作废品处理。
6.0记录
6.1《工机具领借用登记表》
6.2《办公设备维修记录表》
6.3《设备对外委托维修申请单》
6.4《报废申请单》
采编：www.pmceo.cOm篇2：物业管理公司办公设备管理规定12
物业管理公司办公设备管理规定12
为加强公司办公设备的管理，增加设备完善率，延长使用期限，特制定本规定：
一、办公设备为公司财产，任何人不得因私使用或故意损毁。
二、各部门必须定期对所属办公设备进行清洁、检查和保养，设备发生故障时，不得擅自拆装，应及时请专业人员维修处理，并做好质量记录。
三、办公设备分类使用规定如下：
电脑和电脑外设：电脑和电脑外设由各部门指定专人操作，操作者必须掌握基本操作程序，未经授权不得擅自使用。各部门电脑须设置开机密码及屏幕保护密码，报部门经理及总办电脑室备案。
传真机：各部门须指定专人负责传真机的日常使用及保养，收发传真时须填写《传真收（发）文登记表》，并建立签收制度。
电话：上班时间不得拨打私人电话，非工作需要，禁止拨打声讯电话，打电话需言简意赅，凡因工作需要打长途电话者，须填写《申挂长话申请表》；电话机应保持清洁并定期更换消毒膜。
复印机：各部门须指定专人负责复印机的日常使用及保养，复印文件资料须填写《文件复印申请表》，大批量文件（月使用量在1000张以上）应尽量安排印刷，不得用公司复印机复印绝密文件和私人材料。
打印机：各部门须指定专人负责打印机的日常使用及保养，打印机的色带、墨盒或硒鼓应节约使用，无法使用时应及时更换。
碎纸机：各部门须指定专人负责碎纸机的保养，各使用人在使用时，应按使用说明操作，防止使用不当造成设备故障。
对讲机：各部门须指定专人负责对讲机的日常使用、维护工作，具体使用规定参见《无线电通讯设备管理规定》。
电视机、影碟机、音响设备：各部门须指定专人负责电视机、影碟机、音响设备的日常使用、维护工作，使用人须掌握基本操作方法和程序，按规定时间开启、关闭，选择合适的频道、内容及音量。
投影仪、投影幕：由前台接待员负责投影仪、抽影幕的日常保管工作，具体使用规定参见《投影仪管理规定》.
门禁或考勤门禁系统管理操作由各部门资产管理员负责，保养维修由房管部负责。未经资产管理员同意，任何人都无权打开、移动系统设备的任意部位。
照相机、摄像机等：各部门须指定专人保管，经授权方可使用，使用人须掌握基本操作方法和程序。
四、本制度适用范围为公司本部及下属各部门，由各部门经理负责贯彻执行，房产后勤管理部负责解释、检查和监督。
篇3：物业公司办公设备使用管理制度(5)
物业公司办公设备使用管理制度（五）
公司所有办公设备是因办公所需而配置，属公司财产，任何人员不得损毁或因私使用，为减少浪费，控制成本，使用办公设备需遵守以下制度：
一、电话
1.电话主要用于工作联络及接待处理为主报修或投诉，非必要时，员工不得在上班时间拨打私人电话或利用公司电话进行私人业务联络。
2.非必要是，员工不得随意挂拨私人长途电话，确实需要者应按公用电话标准实行收费。
3.公司员工接拨电话应使用普通话，首先报公司简称（**物业/**管理处），语气礼貌温和，用语乘法明了，不得用电话进行无为的聊天。
4.接听电话，如受话人不在管理处，接话人应礼貌地将电话转拉其部门同事接待或为受话人留下留言。
5.接到业主/客户报修（投诉）电话时，接话人应随时将报修（投诉）内容、业主住所、姓名、联系方式进行登记，并礼貌地告知业主。公司/管理处将尽快联系（安排）维修或进行投诉处理，再将报修（投诉）内容告知公司/管理处相关部门处理。
二、传真机
1.为确保公司传真机畅通，未经许可，任何人不得使用传真机挂拨市内及长途电话。
2.所有传真文件、报表均由各行政办公室批准后由专人统一传送。
三、电脑、复印机
文件打印，需有项目主管、管理处/站主任、经理签字认可。
打印、复印时，须认真做好登记工作，并进行成本核算。
公司机密文件，原则上不予复印，如有特殊需要，须经分管经理审批，方可复印，用后复印件需归还公司。
严格控制复印数量，非必要材料不予复印、打印，各项目、部门复印文件资料，必须经项目负责人，管理处/站主任签字同意，复印数量较多的材料必须有公司领导审批。
有偿复印登记时注明收费金额，由客户确认签字，并定期与客户进行结算。
打印机、复印机由专人保管，定期维修和保养，无关人员未经许可不得操作。
严禁在电脑上进行游戏、听音乐或处理私事。
打字室、复印室内严禁烟火，切实保证用电安全和设备使用安全。
当设备发生故障时，应请技术人员修理，其他人员不得擅自鼓弄，以免加重故障。
篇4：M物业管理处办公设备使用管理制度
管理处办公设备使用管理制度
一、目的
加强办公设备的维护与管理,确保管理服务工作的正常开展,延长办公设备的使用寿命。
二、适用范围
办公设备使用管理过程。
三、具体要求:
(一)、管理处负责妥善使用和管理各办公设备设施,因操作不当或管理不善造成的损失概由当事人承担,并作出赔偿。
1、电话
A、办公设备专为保障管理处各项业务工作得以顺利进行而配备,必须严格按规定使用,无故损坏应赔偿:公司电话是联系业务及沟通各项工作的工具,应注意爱护使用,提高效率,通话要简洁、明了、避免长时间占用线路。
B、管理处办公区域及宿舍区域,因公事要求申请安装电话,须由部门或个人提出申请,,报总经理审批后,由行政管理部统一办理。
C、公司职员在职工公寓内要求安装电话的,须按市电话局规定缴纳初装费,电话费自理。
管理处办公用电话,除总经理办公室电话及传真外,其余均不具有国际、国内长途功能,任何人不得以任何理由申请开启长途功能,确因公需拨打长途的,应填写长途申请单,经办公室审批后指定拨打。
2、传真机
为了确保公司传真机畅通,未经许可,任何不得使用传真机挂拨市内及长途电话;公司传真机使用管理规则同长途电话管理规则。
(三)、复印、打字指定人员负责。
(四)、管理处复印机保证每天8:15开机,下午5:45关机。
(五)、使用管理处复印机、电脑、应遵守操作规程,注意爱护。
篇5：企业(公司)办公设备用品管理规定
企业（公司）办公设备及用品管理规定
总经理办公室：为了增强员工的主人翁意识，提倡勤俭节约风尚，杜绝不必要的浪费，确保在顺利完成工作的情况下最大限度地降低办公设备及办公用品地消耗，公司特制定对办公设备及用品的管理办法如下：
一、办公设备：
1．公司现有办公设备发布情况如下：
办公室：
营销部：
技术部：
质检部：
生产部：
财务部：
安全保卫部：
2．以上三部门各指定专人负责对办公设施进行管理、使用、清洁及维护并做好详细记录。
3．有需要使用以上设备者，应交给各部门的指定人员操作，如无特殊情况不得私自使用。
4．各部门负责人应认真维护以上设备，损坏时应及时上报，属正常磨损的应及时修理，属意外损坏的应上报说明原因，并做相应记录。
5．负责办公设施的人员必须正确、熟练地进行操作，并严格执行本办法。
6．需要购买新设备时应写明原因，经部门经理批准再上报到办公室，经总经理批准后方可实施。部门经理应实事求是，严格把关，杜绝重复及浪费现象。
7．不得使用公司电话拨打信息台，因此造成的费用一经查处由本人承担。各部门员工应互相监督，若责任不能明确到人，则费用由该部门全体员工分摊。
二、办公用品：
1．公司的办公用品同一由总经理办公室购买，各部门需用品应由专人负责到办公室领取并填写领取单。
2．各部门每月末应制定下月办公用品领用计划，上交至总经理办公室，由办公室统一计划、调动、购买，便于掌握各部门的办公用品消耗情况。
3．各部门应建立办公用品发放办法及手续，领取办公用品应登记到人，由办公室定期予以检查。
4．签字笔、圆珠笔、铅笔等不耐用品，每人每月领取不得超过一支，可换笔芯的应更换笔芯继续使用。
5．涂改液、胶棒、便签纸、橡皮等较耐用办公用品，每人每季度领取不得超过一支。
6．剪刀、尺子、文具盒、铅笔刀、裁纸刀、起订器等耐用消费品自员工工作起一次性发放，除非正常磨损不另行发放。
7．其他办公用品如文件盒、文件夹、笔记本、信纸等视工作需要领取相应数量，不得浪费。
8．以上各项规定指在通常情况下，如遇特殊情况特殊处理。