篇2：工业园管理中心档案借阅规定

　　工业园管理中心档案借阅规定

　　1、档案属公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案、材料须经办公室负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经办公室负责人批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案员催还。需要长期借出的。须经办公室负责人并报总经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅部门或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

　　7、借出档案资料。因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

篇3：写字楼物业办公室档案管理制度

　　写字楼物业办公室档案管理制度

　　1）办公室档案按人事档案、文件档案、资料档案分类，由办公室人事主管负责管理。

　　2）档案文件必须设专柜存放保管，存放必须分类编号，清楚编写文件目录，以便查阅。

　　3）凡经领导批示传阅的重要文件，必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。

　　4）借阅档案须认真办理借阅登记手续，保证按时归档。

　　5）凡借阅重要密件，必须经总经理批准后，方可借阅；所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。

　　6）档案管理人员要定时检查专柜，核对件数，做好防虫、防潮、房遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善出路。如系认为造成，要追究有关人员的责任。

篇4：花城小区档案管理办法

　　花城小区档案管理办法

　　1建筑物档案的管理：

　　⑴物业档案：是在工程建设及管理、服务过程中形成的应当归档保存的有关图纸、图表、文字、照片、影像、录音等文件材料的总称。它是工程的重要资产；是历史的原始的真实记录；是物业管理服务的重要依据。建立物业档案，是物业管理单位实现物业规范化和现代化管理的手段，是提高综合管理能力的基础。物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物档案、业主及住用户档案、管理工作档案、社区志史档案、财务会计档案等。

　　⑵建立档案管理制度：按照社会档案行政管理的要求和质量管理体系文件标准，建立规范的档案管理制度。档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据，物业档案管理制度主要有：对机构部门管理人员职责的规定；对管理工作程序的规定；对档案相关责任部门的规定；对档案材料的移交、分类、著录、保管利用、鉴定的制度和标准；对违反制度的处罚规定等。

　　⑶确定档案的内容

　　①建筑物原始档案：建筑物原始档案是指物业管理单位在接管物业管理时，从发展商手中接收的在工程建设施工过程中形成的工程档案，主要指竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体内容请见下表：

　　序号资料名称移交单位移交人接收单位接收人资料编号

　　一产权资料

　　1项目批准文件

　　2用地批准文件

　　3建筑执照

　　二技术资料

　　1竣工图--总平面图

　　2建筑图--建筑图

　　3结构图--结构图

　　4附属工程及隐蔽管的全套图纸

　　5地质勘察报告

　　6工程预决算分项单

　　7图纸会审记录

　　8工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）

　　9隐蔽工程验收记录

　　10沉降观察记录及沉降观察点布置图

　　三竣工验收证明书

　　1太仓市基建工程竣工验收书

　　2太仓市建筑消防验收合格证

　　3电话工程竣工验收证书

　　4钢材、水泥等主要材料的质量保证书

　　5新材料、构配件的鉴定合格证书

　　6水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书

　　7砂浆、混凝土试块试压报告

　　8供水、供暖管道的试压报告

　　9如需物业公司临时代管的设备，开发商还需提供：水泵、配电柜变压器、住户对讲系统、有线电视系统等设备的订购合同、验收证书、产品证书、产品说明书、竣工图纸等

　　四房屋使用资料

　　1房屋产权资料

　　各用户业主名单、地址、电话清单

　　建筑面积计算书

　　五供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加办以下协议及证书（太仓市各部门颁发的常规证书）

　　1供用电协议书

　　2用电许可证

　　3委托银行代收电费合同书

　　4变压器报停申请表

　　5用水申请审批表

　　6月供水计划报告单

　　②建筑物维护、改造档案：建筑物维护、改造档案是物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体（或称物业公共设施及公共部分）进行维护、改造的有关资料：

　　a)维护改造申请表及批准文件

　　b)维护改造工程施工许可证

　　c)维护改造方案

　　d)维护改造工程合同

　　e)维护改造工程预算书及批准文件

　　f)维护改造工程施工技术文件(按城建档案管理部门制定的相关规定执行)

　　g)维护改造工程验收证明书

　　h)维护改造工程结算(核算)表

　　i)各设备及工程使用维护说明书

　　j)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)

　　k)维护改造工程施工设计图及竣工图

　　③用户装修、改造工程档案： 用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下。

　　a)装修、改造申请表及审查意见

　　b)装修设计图

　　c)装修、改造过程中的管理、监理资料

>

　　d)完工后的验收意见

　　④档案的产生收集、接收和移交：档案的收集、接收、整理和移交是档案管理工作的基础。物业管理档案员应从项目接管开始便收集应归档的各类文件资料并进行验收、整理、组织移交等工作，确保档案材料完整、真实、规范和及时归档。档案的收集、接收工作应严格按照归档内容的规定进行，对于缺项少件要有明确的记录，并提出追缴和补制的要求。对所收集、接收的档案要严格核实材料的真实性，原始性；对于档案中规定为复印件的材料接受时应严格与原始材料核对，核实后的材料应有明确的注明。根据档案材料来源渠道众多的情况，按以下的职责分工负责收集、接收：

　　（a）工程技术主管负责收集、接收竣工验收资料、房屋的单体竣工图等项目建筑物的原始资料；

　　（b）安保主管负责收集用户资料、装修管理资料、投诉及回访记录等；

　　（c）办公文员负责收集文书档案资料及社区志史活动档案；

　　（d）其他档案资料和维修、巡视、运行及服务活动记录分别由各职能单位负责收集。

　　收集来的上述档案资料应及时送交档案室（根据不同情况制定各种资料送交的时间，但每周应确定一天为各部门与档案室移交档案的时间）。对于收集、接收上来的档案，档案室应进行验定、签收并进行整理、分类、编目及著录。其用纸（或载体）、用墨、记录书写的字体和符号均应符合国家及太仓市档案行政管理部门制定的规定和标准。

　　（4）业主与住用户档案的管理

　　①建立档案管理制度：按照社会档案行政管理的要求和质量体系文件标准，建立规范的档案管理制度。档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据，主要有：对档案管理机构和责任部门的规定，对机构部门管理人员职责的规定；对管理工作程序的规定；对档案相关责任部门的规定；对档案材料的移交、分类、著录、保管利用、鉴定的制度和标准；对违反制度的处罚规定等。

　　②业主及住用户档案的内容：业主及住用户档案是指物业管理单位为了正常的管理工作需要，收集掌握的有关各业主及住用户的文件材料和信息，主要包括：

　　(a)业主登记表

　　(b)业主身份证、暂住证（复印件）

　　(c)业主家庭成员登记表

　　(d)买房合同及公证书（复印件）

　　(e)房屋使用、管理、维修公约

　　(f)业主物业产权证明书（复印件）

　　(g)租赁合同及公证书（复印件）

　　(h)租住人员登记表

　　(i)业主物业面积查丈书（复印件）

　　(j)其他需要业主及住用户提供的材料

　　③档案的电脑化管理

　　a信息采集：

　　类型信息输入

　　基本信息业主登记事项（姓名、年龄、职业、同户人、身份证号、通讯号、联系地址等）

　　业主各种证件图形扫描

　　业主变更登记

　　产权信息产权登记事项

　　产权证书图形扫描

　　产权变更事项

　　合约信息合约内容摘要

　　产权证书图形扫描

　　合约执行情况记录

　　b信息录入

　　c查询检索1、按类型浏览业主及住用户档案可输入查询条件2、查询检索业主及住用户信息

篇5：物业部档案管理标准作业程序

　　物业部档案管理标准作业程序

　　一、目的

　　规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

　　二、适用范围

　　适用于物业部各类档案的管理。

　　三、职责

　　1、总经理审批档案的借阅申请及清单。

　　2、行政部经理监督档案管理的实施工作。

　　3、档案管理员负责档案的日常管理工作。

　　四、程序要点

　　1、档案的编号

　　(1)公司、物业部编号：

　　①物业部 编号为：W·Y（英文缩写）。

　　(2)部门编号：

　　①行政人事部 编号为：*·Z；

　　②财务部 编号为：C·W；

　　③服务处 编号为：F·W；

　　④机电处 编号为：J·D；

　　⑤安全处 编号为：A·Q；

　　(3)年份编号：引用年份序号-2000、20**、20**……。

　　(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003……。

　　(5)档案编号举例：

　　①物业部编号：

　　※※※-※※-※※※-※※※

　　档案序号

　　类别编号

　　部门编号

　　物业部编号

　　②物业部编号：

　　※※※-※※-※※※-※※※

　　档案序号

　　类别编号

　　部门编号

　　物业部编号

　　2、档案的分类

　　(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：

　　①行政、人事类；

　　②财务类；

　　③公共事务类；

　　④保洁类；

　　⑤园林绿化类；

　　⑥机电维修类；

　　⑦经营类；

　　⑧品质类。

　　(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构--问题分类法，如：

　　收文类

　　发文类

　　合同类

　　①　行政人事部

　　员工人事档案类

　　图纸类

　　后勤类

　　收文类

　　发文类

　　报表类

　　②　财务部

　　帐册类

　　凭证类

　　合同类

　　工程图纸类

　　合同类

　　收文类

　　发文类

　　业主档案类

　　③　公共事务部 员工档案类

　　维修类

　　投诉类

　　回访类

　　有偿服务与多种经营类

　　计划总结类

　　……

　　3、立卷与编制目录

　　(1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：

　　①根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸；

　　②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：

　　--物业行政部、人事部收文：※※※-*·Z-收文；

　　--物业财务部报表：※※※-C·W-报表；

　　--物业部服务处业主档案：

　　※※※-※※※-F·W-业主档案。

　　③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；

　　④将需归档的

资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹内）。

　　(2)编制目录：

　　①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；

　　②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。

　　4、档案的保管期限

　　(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

　　(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。

　　5、档案的保管

　　(1)档案保管的工作任务是：

　　①便于查阅；

　　②保证档案的安全；

　　③防止档案的损坏；

　　④采取修复技术，延长档案寿命。

　　(2)档案保管的责任部门：

　　①财务部保管财务档案；

　　②行政部、人事部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料；

　　③品质部保管ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案；

　　④经营部保管分供方评审、物业租凭和多种经营资料；

　　⑤物业部服务处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案；

　　⑥各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。

　　(3)档案的保管程序：

　　①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；

　　②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；

　　③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；

　　④档案原则上保管原则件。

　　6、档案的密级

　　(1)档案的密级分为三级：绝密、机密、普通；

　　①绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；

　　②机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案；

　　③普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

　　7、档案的查阅权限

　　(1)总经理可查阅公司所有档案。

　　(2)副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。

　　(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。

　　(4)其他人员根据审批查阅有关档案。

　　8、档案的查阅/借阅/复制

　　(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

　　(2)档案管理员审核其查（借）阅资格：

　　①权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；

　　②权限外的，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：

　　③属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。

　　9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

　　10、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。

　　11、档案的销毁

　　(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见各部门标准作业规程）每年编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。

　　(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。

　　(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超过保存期限的档案销毁。

　　(4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。

　　五、记录

　　1、《档案目录》

　　2、《档案查阅/借阅/复制审批表》

　　3、《档案查阅/借阅/复制登记表》

　　4、《档案销毁清单》

　　六、相关支持文件

　　1、《文书管理标准作业程序》

　　2、各部门有关《标准作业程序》