物业管理经理真像客户的家人，掌握了很多客户的个人资料。妥善处理客户个人资料及其他私隐是物业管理经理的基本责任，我们应确保收集、传送、储存及使用个人资料时，均遵照物管公司对客户的承诺;香港特别行政区法例第486章《个人资料(私隐)条例》亦规定物管公司应如何处理相关资料。本文旨在分享该条例的有关规定及其对物管业的影响。

　　客户的个人资料

　　客户与物管经理的日常往来，有时候必须提供个人资料，如申请按金转户或退款;有时候在不知不觉间都会透露个人资料，其中包括：客户的访客姓名及身份证号码、记录泊车人士的个人资料、紧急联络资料及电话号码、在业主会议的委托文书中显示的个人资料、大厦管理的会议记录、业主或其他人士的投诉个案中提及的资料，甚至保安系统中也会记录业主/租户的个人起居作息习惯等。

　　香港个人资料私隐专员公署于20**年公布一份指引，名为《保障个人资料私隐：物业管理指引》，并指出公署不时收到及处理不少有关物业管理的查询及投诉，因此有需要就物业管理团体的日常运作制订一套清晰的良好行事指引。在物业管理的工作上，物业管理团体，例如业主立案法团、业主委员会、互助委员会及物业管理公司，经常需要收集及使用业主、住客及其他人士的个人资料。这些活动都会受到条例的规限。

　　个人资料的收集：目的及用途

　　住户需明白他们可拒绝向物管公司提供个人资料，但物管公司可能无法为该住户提供服务。物管公司应通知住户所收集的个人资料可能会应用于什么用途，例如：

　　1、处理出入智能卡或住户证;

　　2、核实身份;

　　3、推广公司服务;

　　4、为顾客设计所需的服务;

　　5、进行市场研究或顾客意见调查;

　　6、处理业主/租户投诉及账户查询;

　　7、按金转户或退款。

　　并保证不会将业主/租户个人资料出售或交与他人作交易。

　　物管公司所收集的个人资料类别常包括：

　　1、联络资料，如姓名、性别、出生日期、身份证号码、电话号码、电邮地址、地址、通讯地址及(或)寄发账单的地址;

　　2、商业资料，如公司的名称及职衔;

　　3、业主/租户的信用卡资料，如卡主姓名、卡号及信用卡到期日;

　　4、业主/租户的账户资料，如账户号码或用户账号。

　　以上资料都必须小心处理，例如存放于上锁的文件柜，只限负责的员工有权接触相关资料。资料如有遗失，物管公司应立刻通知资料拥有人及个人资料私隐专员公署。

　　隐蔽式摄录机收集雇员的个人资料

　　除了小心处理业主/租户资料外，物管公司亦要保障员工的个人私隐。个人资料私隐专员的一份调查报告，指物管公司以隐蔽式摄录机收集雇员的个人资料，是违反《个人资料(私隐)条例》中有关收集个人资料的“保障资料原则”的规定。

　　事件源于两名物业管理服务公司的前雇员，曾派驻由该公司负责管理的一个私人屋苑。投诉人不满公司在没有知会他们的情况下，透过隐蔽摄录机收集他们的个人资料，于是向个人资料私隐专员公署投诉。

　　调查报告列出以下结果：

　　1、投诉人被公司以擅离职守理由解雇，原因是公司以隐蔽摄录机拍摄到投诉人在当值期间，各自多次在屋苑的职员更衣室内长时间逗留。

　　2、虽然管理公司解释安装隐蔽摄录机的目的为保安原因，不过，个人资料(私隐)专员在调查后，认为管理公司安装隐蔽摄录机的真正目的是监察雇员当值时的情况，因而违反个人资料(私隐)条例第1(2)原则，即必须是以合法及在该案的所有情况下属公平的方法收集投诉人的个人资料。

　　3、个人资料(私隐)专员亦考虑到，擅离职守的严重性并不足以支持管理公司进行严重侵犯私隐的隐蔽式监察。管理公司可选择其他较不侵犯私隐的方法对投诉人进行监察，例如进行突击巡查。专员亦考虑到管理公司没有制订在监察员工方面的私隐政策，雇员亦未被知会雇主会作出此类安排。

　　根据上述个案，个人资料(私隐)专员有以下建议：该案的裁定并非鼓励雇员以私隐作后盾而疏忽职守;实际上，为了达致有效的人力资源管理，雇主对雇员的日常工作进行监察，实属无可厚非。调查报告旨在促进雇主对个人资料保障的认识，解释在有需要进行监察雇员日常工作时，雇主应采取何种措施，以符合条例的规定。

　　物管公司可参考个人资料(私隐)公署于20**年发出的《保障个人资料私隐指引：雇主监察雇员工作活动须知》，了解雇主可在什么情况下及以哪种方式进行监察。

　　物管公司应制订私隐政策，当中应包括清晰地向客户及雇员解释进行监察的理由、情况及方式，并妥善管理及保存由此得来的资料。

　　物管公司的私隐政策

　　为保障客户的私隐，物管公司应订定私隐政策及通知客户政策的内容，当中应包括：

　　1、客户的私隐权利

　　包括客户“个人资料”涵盖的范围，例如：姓名、职业、电话号码、“八达通”卡号码、年龄、收入、学历;以及政策目标：例如遵守香港特别行政区法例第486章《个人资料(私隐)条例》及相关守则，藉此确保员工严格遵从有关的保安及保密标准。

　　2、使用个人资料的用途

　　收集的资料可分为两种用途：

　　强制性用途：客户必须向公司提供某些个人资料，否则公司将不能提供客户要求的服务，例如：必须提供个人资料以办理账务、核实身份。

　　自愿性用途：客户可自由选择，若客户表示不要将某些个人资料用作该用途，公司便不应采用那些资料。

　　3、资料的披露

　　说明公司正在收集的个人资料以及收集的用途，以给予客户“否决”的机会(即限制公司使用有关的个人资料作某些指定用途);及说明公司如何储存个人资料，以及可供客户查阅、更改及删除已储存个人资料的方法。

　　4、保安

　　个人资料只限于公司授权的雇员或附有保密责任的承办商授权的雇员才有权取用，他们必须遵守《收集个人资料声明》。

　　5、存取及保留个人资料的权利

　　客户可随时要求存取及更正记录中的个人资料。在客户提出要求后，公司需要在切实可行的情况下，尽量于40天内给予回复，但客户可能因此而需交付合理费用。

　　6、保障个人资料(私隐)主任

　　如需：(1)存取资料或更正资料、(2)查询公司持有的个人资料种类，及(3)提出一般问题及投诉，应致函与公司，由公司保障个人资料(私隐)主任作出安排跟进。

　　7、资料的保留

　　公司将按收集资料目的所需的时间保留个人资料，无需保留的个人资料将会销毁。

　　结论

　　当物业管理的服务越来越多元化及个人化，所涉及的个人资料亦越多。物管专业一方面需要遵守相关法例，另一方面需保障客户个人私稳，工作变得繁复。物业管理公司需要投入更多资源，除制订私隐政策外，亦需要为从业员提供适当的培训及监管，这都是法律要求及大势所趋。

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