物业分公司成立导引

　　一、分公司设立登记及印鉴证照管理说明

　　为实现德宣物业异地项目的有效管理，公司一般会在异地项目所在地设立分公司。公司内部申请流程如下：

　　1、 任命分公司负责人;

　　2、 分公司负责人填写《印鉴证照办理申请表》报公司审批;

　　3、 公司总裁办公室协助准备相关资料;

　　4、 分公司负责人在项目所在地办理分公司登记手续;

　　5、 分公司须在30天内完成全部登记手续，填写《印鉴证照登记表》，将分公司所有证照复印件或扫描件报总公司存档备案;

　　6、 分公司须依公司体系文件《印鉴及证照管理作业指导书》开展印鉴及证照管理工作。

　　二、分公司设立登记资料准备

公司提供资料
1	《分公司设立登记申请表》		公司盖章及公司法定代表人签署
	《企业法人营业执照》（公司）		验副本原件，正、副本复印件加盖公章
	《税务登记证（国、地税）》（公司）		正、副本复印件加盖公章，注明与原件一致
	《组织机构代码证》（公司）		正、副本复印件加盖公章，注明与原件一致
5	《指定代表或者共同委托代理人的证明》		公司签署
6	指定代表或委托代理人的身份证明		复印件，加盖公司公章
7	公司章程（德宣物业）		复印件，加盖公司公章，注明与原件一致
8	分公司负责人任职文件		公司盖章的原件
9	分公司负责人身份证明		复印件，需验原件
《分公司设立登记申请表》可从项目所在地工商局网站下载： *分公司名称须冠以母公司全称，缀以“分公司”等字词，并标明该分公司所在地名，如“深圳市德宣物业发展有限公司杭州分公司” *分公司经营范围须与公司一致
现场准备资料
10		分公司营业场所使用证明	复印件1份，验原件
11		经办人身份证明	复印件1份，验原件
分公司营业场所使用证明包括： *经房屋租赁主管机关登记或备案的租赁合同 *承租者出具的有偿或无偿提供给分公司使用的声明

　　三、分公司设立登记办理流程

1、	申办分公司营业执照	项目当地(区)工商局办理
一般在5个工作日内会进行批复，须缴纳分公司设立费，需提交资料： *《分公司设立登记申请书》 *经办人身份证明； *《指定代表或者共同委托代理人的证明》 *指定代表或委托代理人的身份证明复印件 *公司章程 *公司《企业法人营业执照（副本）》（验原件，交复印件） *分公司负责人的任职文件原件及身份证明复印件 *分公司营业场所使用证明
2、	刻制公章	项目当地公安机关
凭营业执照到公安机关指定地点刻制公章、法人章、财务章
3、	申办组织机构代码证	项目当地质量技术监督局
需提交资料: *总公司的组织机构代码证复印件 *分公司营业执照副本原件及复印件 *分公司负责人身份证复印件 *经办人身份证原件及复印件
4、	申办税务登记证	项目当地(区)税务机关
分公司须在工商营业执照打印之日起，30天内申请办理税务登记证件，缴纳税务登记工本费、办证费，需提交资料： *《税务登记表》(交原件及复印件,复印件须注明与原件一致) *《分公司营业执照（副本）》(验原件，交复印件） *《分公司组织机构代码证书（副本）》（验原件，交复印件） *《分公司经营场所房产证明（产权证、租赁协议）》（验原件，交复印件） *分公司法定代表人（负责人）身份证（验原件，交复印件） *总公司章程（加盖公章，注明与原件一致） *总公司《税务登记证（国、地税）》（交副本复印件） *法人代表授权委托书、经办人身份证原件及复印件
5、	开设银行基本帐户和一般帐户	选择距离分公司较近的工商银行办理，
先办理银行基本帐户开户手续，填写开户申请表，需开通网上银行，一般一周后领取《开户许可证》《银行基本帐户管理卡》《印鉴卡》《自助服务卡》，然后再办理一般帐户开户手续，一般帐户还需购买U盾（即：专业版支付密匙）注：U盾不能设置权限。办理开户需提交资料： 《分公司营业执照》（验正本原件，交复印件3份） 《分公司税务登记证（国、地税）》（验原件，交复印件3份） 《分公司组织机构代码证书（副本）》（验原件，交复印件） 分公司法定代表人（负责人）身份证（验原件，交复印件3份） 分公司公章、法人章、财务专用章 分公司法人代表授权委托书、经办人身份证原件及复印件 注：基本帐户为支付帐户，即分公司所有支出从此帐户支付，一般帐户为收入帐户，即分公司所有收入须转入此帐户，由总公司财务部进行管理，分公司办理完成开户手续后，须将U盾、网上银行登陆帐号及密码即时交付总公司财务部 注：除当地税务机关指定缴纳税款银行之外，不能开设第三个银行帐户
6、	申请发票购用簿（发票领用本）	项目当地税务局
领取项目所在地(区)国家税务局和项目所在地(区)地方税务局共同监制的发票购用印制簿 购买发票开业，（项目地(区)税务局）进入实际公司经营阶段
7、	开设企业纳税专户	项目当地税务局指定银行办理，办税人员建议备案二人（一般为项目经理，如需委托他人办理，必须报公司财务部备案，并出具书面委托书）。办税人员本人和公司财务负责人员同去税务部门
填写纳税专户开办表格，银行返回纳税专户回单，需提交资料: 分公司法定代表人（负责人）身份证（验原件，交复印件） 分公司公章、法人章、财务专用章 分公司法人代表授权委托书、经办人身份证原件及复印件 《开户许可证》 办税人员身份证、证件照2张 办理发票准购证 首次领发票需法人(负责人)签字、即需要法人(负责人)同去税务部门

　　四、其他证照申办：

　　社保手续：分公司注册登记后，须到当地社保管理部门办理员工社保手续;

　　物业备案：分公司签订物业管理服务协议前，须将《物业管理协议》《业主规约》等文件报当地物业管理主管部门备案;

　　物业管理费备案：物业管理协议签订后，须在当地物价部门办理物业管理费备案手续;

　　营业执照年检：分公司营业执照每年须进行年检，一般规定在每年6月30日前年检完毕，具体以当地规定为准;

　　发票申请及缴销：发票全部使用完毕后，须重新申领发票(最好不要跨年度缴销)，申领时须出具发票购用印制簿(发票领购本)，填写《发票领购验销申请表》，将已使用的发票存根报税务部门进行发票缴销,并领购新的发票;

　　企业所得税汇算清缴：分公司每年须到地税局办理企业所得税汇算清缴手续，一般规定在每年4月30日前清算完毕，具体以当地规定为准;

　　分公司变更登记：分公司负责人变更，须及时办理分公司变更登记手续(包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等)

　　停车场营业执照：分公司进行物业管理的项目如设有经营性停车场，须在停车场营业前办理“停车场营业执照”及“停车场税务登记手续”;

　　员工食堂卫生许可证：分公司如开办内部员工食堂，须在当地卫生管理部门办理《员工食堂卫生许可证》，食堂工作人员须办理《健康证》;

　　游泳池经营许可证：分公司进行物业管理的项目如有游泳池，须在游泳池开放前办理《游泳池卫生许可证》，游泳池救生员须办理《救生证》《健康证》，如属经营性游泳池，须提前办理“游泳池营业执照”及“游泳池税务登记手续”。

　　五、分公司场地要求

　　1、 来源：

　　分公司设立前期，如果只是一个项目，分公司基本按照管理处的形式进行运作，办公场地原则上由甲方提供;

　　如果操作两个项目以上，可以第一个项目作为分公司所在地，或者以最大一个项目为分公司所在地;

　　如果因为项目过多，需要设立相应的职能机构，而项目所在地的房源已不能满足需要，可以考虑在各项目中间地带另行租赁办公场地。

　　2、 面积功能：

　　面积不小于项目总建筑面积的2‰(具体可根据与甲方约定确定);

　　功能分布包括但不限于：客户中心、消防控制中心、总经理办公室、公共办公区、会议培训室、资料室、业主接待室、小型酒吧、维修仓库、保洁仓库、维修操作间、员工宿舍。

　　3、 装修要求：

　　风格：以公司LOGO的主色调为基本色，简洁、开放、通透;

　　天花：仅需对清水面进行简单处理，例如喷漆、简易空心架;

　　地板：处理好地平后油漆，也可贴仿石材面砖;

　　墙面：墙面应设计制作足够的橱柜或文件柜，以方便文件资料的存放;

　　装饰：墙面以管理漫画修饰为主，也可贴挂与室内风格相近的装饰画;

　　酒吧：员工酒吧根据场地面积大小进行安排，突出藏酒与咖啡茶具的摆放;

　　灯光：灯光以暗藏为主，同时分区管理;

　　通讯：每个办公位保证电源、电话、网络的方便使用;

　　前台：前台突出公司LOGO和管理理念，同时方便客人的询问与临时休息。

　　六、办公设备设施配备

　　1、 办公家私：

　　大班台椅：根据房间大小配置，以结构、线条简洁为主;

　　电脑台：以白色或乳白色为主，面板贴防火板，一侧为抽屉，另一侧为电脑主机位;

　　座椅：五脚活动转椅，透气性好，牢固耐用;

　　文件柜：文件柜尽量在装修时制作与墙面，以不透明门为主，需装饰或摆放文件夹处，可设计使用玻璃门;

　　会议桌：使用活动会议桌，便于会议或培训时可以调整使用;

　　接待台：装修时设计制作，也可直接购买，保证风格简洁，同时便于使用。

　　2、 办公设备：

　　电脑：CPU：Intel Celeron D 331;显卡、声卡、网卡集成;内存512M;硬盘60G;光驱16×DVD;SAMSUNG或PHILIPS 15吋液晶显示器;

　　复印机：建议品牌：SAMSUNG& HP;

　　打印机：建议品牌：HP& EPSON & SAMSUNG，建议使用喷墨型;

　　传真机：建议品牌：SIEMENS& PHILIPS & TCL;

　　电话机：建议品牌：SIEMENS & PHILIPS & TCL;

　　数码相机：建议品牌：KODAK & SAMSUNG。

　　以上设备以购买单功能分体机为宜，以避免集成办公设备维修时导致相关功能一起失效。

　　3、 办公用品：

　　打印复印纸：本地品牌即可;

　　打印复印耗材：同品牌代用品;

　　其他：就地采购。

　　七、人员安排

　　分公司组建时，需要的基本人员类型为：

　　种类 性别 年龄 主要职责

　　人力资源管理及培训 女 22～35岁 负责人事及培训

　　出纳兼办公文员 女 20～28岁 负责财务、文案及接待

　　品质管理员 男 25～35岁 负责业务管理及品质

　　客服人员 女 18～25岁 负责项目客户服务

　　安全人员 不限 18～28岁 负责安全秩序维护

　　保洁人员 女 18～35岁 负责清洁及维护

　　维修人员 男 18～38岁 负责水电及装饰维修

　　以上人员数量根据现场情况确定，主管以上人员由公司统一配备，其余人员可在项目本地招聘。

物业经理人网-www.pmcEo.com